Работодатель имеет право пользоваться имуществом своих сотрудников, даже если это не предусмотрено действующим трудовым договором. Но в этом случае организация должна производить компенсационные выплаты. Кроме этого, вероятность того, что сотруднику по работе придется пользоваться личным имуществом, может быть прописана в трудовом договоре или дополнении к нему. В данной публикации мы остановимся на компенсации за использование работником личного имущества и расскажем, как быть с этой выплатой.
В ст. 188 ТК РФ указано, что сотруднику, который для работы использует свое личное имущество, работодатель должен выплачивать компенсацию за его износ и возмещать прочие связанные с этим расходы. Отмечается и тот факт, что требуется согласие сотрудника на использование его личных вещей. То есть организация не может заставить сотрудника в приказном порядке применять свой транспорт, электротехнику и прочее. Причем размер денежного возмещения должны определять обе стороны, они должны прийти к соглашению.
В качестве примера можно привести ситуацию с использованием для рабочих целей домашнего принтера одного из сотрудников. Компания должна оплачивать не только амортизацию этого офисного устройства, но и платить за приобретение расходных материалов и ремонтные работы, если таковые потребуются.
Следует сказать, что компенсация за пользование личным имуществом не обязательно должна быть прописана в трудовом договоре, который заключается между работником и предприятием. Компания вполне может такую выплату делать посредством приказа руководителя. При этом личная подпись гражданина в подобном приказе говорит о том, что он согласен с тем, чтобы его вещи были использованы в трудовой деятельности и размер выплат за это его устраивает.
Рассчитать размер компенсации за использование человеком на работе своего имущества не так сложно. Для этого следует взять рыночную стоимость вещи и умножить ее на ежемесячную норму амортизации, установленную в процентах. Начислять человеку деньги положено ежемесячно и вне зависимости от того, сколько в этом месяце было дней. Если работник был в отпуске или болел и, соответственно, не использовал имущество, деньги ему начислять не нужно.
Бухгалтерский отдел организации должен эту статью расходов отражать в кредите счета номер 73, который называется «Расчеты с персоналом по прочим операциям».
Что же касается обязательных взносов и НДФЛ, то здесь ситуация следующая. Данные компенсационные выплаты не облагаются следующим:
Бывает, что для того, чтобы не делать такие выплаты, работодателю нужно документально подтверждать такое право. В качестве доказательств обычно рассматриваются такие бумаги:
Страховые взносы с этих денег платить работодателю не нужно. Что касается прочих налоговых сборов, все зависит от того, какой системой налогообложения пользуется организация. При упрощенке компенсационные выплаты за использование вещей работника не уменьшают базу, которая облагается данным сбором. При ЕНВД так же такие компенсации на сумму налога не оказывают никакого влияния. А вот если компания работает в сфере деятельности, которая попадает под ЕНВД, и одновременно в той, которая относится к ОСН, тогда сумма компенсаций распределяется.
В заключении подытожим, что финансовая выплата, которая выдается сотруднику на компенсацию использования собственного имущества в служебных целях, может проводиться через приказ директора или быть включена в трудовой договор. Страховые взносы с этого вида выплат не взимаются.