Многие компании, помимо заработной платы и других гарантий и компенсаций, предусмотренных законодательством, предоставляют своим сотрудникам и иные льготы социального характера. Например, начальник по своей инициативе может оплачивать работнику проезд. Это может быть доставка сотрудника из дома на работу и обратно либо материальное возмещение работникам, чья трудовая деятельность связана с постоянными поездками. В любом случае перед бухгалтером встает очевидный вопрос об учете этих затрат, в частности, облагается ли НДФЛ оплата проезда.
Чтобы ответить на возникший вопрос, нужно понять, что собой представляет эта дополнительная выплата. Ее можно охарактеризовать как надбавку к основной зарплате. Другими словами, возмещая работнику плату за проезд, начальник просто повышает ему общий оклад. С этой точки зрения, компенсация за проезд облагается НДФЛ (ст. 129 ТК РФ, Письмо Минфина № 03-04-06/9-76).
Но можно подойти к этому вопросу и с другой стороны. Выдавая сотруднику плату за проезд, руководитель возмещает ему фактически понесенные денежные потери. В таком случае выплата не считается надбавкой, ведь начальник всего лишь возместил затраты, которые понес работник, выполняя свои профессиональные обязанности. А значит, разъездные расходы – это компенсация, которая не облагается НДФЛ (ст. 168.1 ТК РФ, ст. 217 НК РФ, Постановления АС МО № Ф05-12321/2014, ФАС МО № А40-47608/11-91-203).
Такая компенсация рассматривается как надбавка лишь в той ситуации, при которой доплата за разъездную работу производится пропорционально отработанному времени. И эта часть заработной платы облагается НДФЛ (ст. 164 ТК РФ, Постановление ФАС ВВО № А43-23164/2012).
С точки зрения экономии, самый выгодный вариант – возмещение фактических расходов. Но у него есть и подводные камни. Самый главный из них – трудозатраты. Ведь для воплощения такого расклада в жизнь нужно собрать все необходимые документы, подтверждающие данные затраты. К ним относятся:
Работники должны регулярно представлять правильно оформленные документы о расходах. Только имея на руках все эти доказательства, затраты можно оформить как компенсацию, не облагаемую НДФЛ.
Надбавка в фиксированной сумме выйдет, конечно же, дороже. В этом случае придется платить и НДФЛ, и взносы. Зато в плане энергозатрат этот вариант привлекательнее предыдущего. Для его осуществления ни бухгалтер, ни сам сотрудник не будут отвлекаться от своих прямых обязанностей, чтобы собирать и перепроверять лишние документы. Подтверждения здесь вообще не требуются, а начислять такие расходы проще простого.