В процессе основной работы сотрудник компании может быть направлен в служебную командировку. Таковой она будет являться, если работник направляется в другой регион (город, область, страну) на определенный срок для конкретной цели по приказу руководителя компании (ст. 166 ТК РФ). Если деятельность сотрудника в основном разъездная и рабочие обязанности выполняются в пути, такая поездка не может считаться служебной. В нашем обзоре мы рассмотрим, как положено возмещать транспортные расходы в командировке.
Законодательством установлено, что затраты, понесенные сотрудником компании в ходе служебной поездки, подлежат обязательному возмещению со стороны организации (работодателя) (ст. 168 ТК РФ). Также возмещение производится в полном объеме суммы средств, потраченных на покупку билетов на проезд к месту назначения и обратно. Приобретение билетов в указанный день по маршруту командировки должно подтверждаться проездными билетами (Постановление № 749, п. 12).
Приобретение билетов на проезд в процессе служебной командировки возмещается в размере расходов по факту, но не выше фиксированной стоимости проезда. Дополнительно возмещается страховой взнос на страхование пассажиров во время передвижения.
Командированному сотруднику компенсируют расходы на билеты по командировке с обязательным подтверждением факта покупки на передвижение:
Все расходы, связанные с передвижением во время командировки, подлежат обязательной компенсации и не облагаются НДФЛ. Если работник направляется в служебную поездку в другую страну, согласно Постановлению № 749, п. 23, ему компенсируются:
По возвращении из служебной поездки в течение 3 рабочих дней сотрудник представляет в направляющую компанию отчет о расходах, к которому прикладываются квитанции, чеки, билеты на проезд и иные документы, подтверждающие целевое назначение выданных авансовых средств (п. 26 Постановления № 749).
Сотрудник, направленный в служебную командировку, должен правильно использовать выданные ему средства и не превышать установленного лимита. К отчету обязательно прикладываются чеки и проездные билеты, подтверждающие передвижение сотрудника на указанном виде транспорта. В случае утери билетов работнику возмещается сумма в размере минимальной стоимости пассажирского проезда.