Хранение и уничтожение документов после ликвидации ООО
Одним из наиболее трудоемких, затяжных и в то же время очень важных этапов ликвидации компании является процесс подготовки и передачи в архив всех необходимых документов. Поэтому нужно следовать установленной процедуре, чтобы документы после ликвидации ООО сохранились в надлежащем виде.
Передача документов в государственный архив обоснована тем, что одному из бывших сотрудников предприятия могут потребоваться документы, подтверждающие его трудовой стаж. Документация также может понадобиться для урегулирования финансовых споров с налоговой инспекцией и кредиторами.
Подготовка документации к передаче в архив
За сохранность документов отвечает ликвидационная комиссия, создаваемая при ликвидации ООО. Если ведению и хранению документации в период функционирования организации не уделялось соответствующее внимание, то упорядочить все бумаги будет довольно проблематично. В этом случае предприятие может воспользоваться услугами специализированных компаний, которые подготовят документацию компании к подаче в архив.
Подготовка документации состоит из следующих этапов:
- Структуризация дел по времени хранения и году создания.
- Подшивка.
- Нумерация.
- Внутренняя опись.
- Оформление обложек.
Получатель документации
Документы после ликвидации ООО передаются компании-правопреемнице (п. 9.7 «Основных правил работы архивов организаций»). Если таковой нет, то всю документацию нужно передать вышестоящей организации. Если же отсутствуют обе компании, то документацию необходимо передать в государственный архив.
Документацию, относящуюся к группе документов, которые хранятся до 10 лет, организация может передать частной компании, занимающейся хранением документации.
Ликвидационная комиссия должна заключить договор с организацией, берущей на хранение документацию. Это положение прописано в ФЗ № 125 от 22.10.2004 «Об архивном деле в Российской Федерации».
Также ликвидационной комиссией в ее распорядительном документе должно быть прописано, как будет проходить уничтожение документов по прошествии необходимого срока хранения.
Сроки хранения документации
Срок хранения документов устанавливается Перечнем типовых управленческих архивных документов.
Все документы ООО можно разделить по сроку хранения на 3 группы:
- Документы постоянного хранения.
- Документы продолжительного хранения.
- Документы временного хранения.
К первой группе относятся все документы, связанные с хозяйственной деятельностью организации. Вторая группа включает документацию по личному составу, а также историческую справку. Срок хранения таких документов – 75 лет. Срок хранения документов третьей группы варьируется от 1 года до 10 лет.
Если истек срок хранения документа, то нужно подготовить его к утилизации – для этого собирается комиссия, состав комиссии указывается в акте «О создании экспертной комиссии». Далее она составляет акт с описью документов, подлежащих уничтожению.
Отобранные к уничтожению документы направляются на предприятия, занимающиеся утилизацией сырья, после чего составляется акт об утилизации, к нему нужно подшить квитанцию о сдаче документов на переработку. Документы могут быть уничтожены в присутствии представителя организации.
Хранение документов после ликвидации ООО позволит решить все спорные вопросы, которые с большой вероятностью могут возникнуть уже после ликвидации компании. Также эти документы могут помочь вашим сотрудникам избежать проблем с получением положенной им пенсии. Именно поэтому организация должна подходить к вопросу ликвидации с полной ответственностью, учитывая не только свои интересы, но и интересы бывших работников.