Обзор: программы и сервисы для ведения бюджета

Дзен-мани

Сервис «Дзен-мани», который позиционирует себя как продукт, построенный на «новой философии учета финансов», отлично подходит как для планирования бюджета семьи, так и для мониторинга финансовых потоков малого предприятия.

Проект, который развивает Антон Федосин, вышел на рынок в марте 2015 года. По данным официального сайта, продуктом уже пользуются около 17 тысяч человек, а общая сумма, которая управляется с помощью «Дзен-мани», составляет 129 763 764 $. Это неплохой показатель для сервиса, которому нет и двух лет.

Плюсы

Продукт использует одновременно веб-сервис и приложение, которое можно установить на мобильном устройстве (версии для iOs и Android). Поэтому пользователь может вносить траты и получать информацию о приходе средств на своем смартфоне, а анализировать информацию на большом экране, придя на работу.

Одна из «фишек» сервиса – «умение» распознавать короткие текстовые сообщения от банков, которые приходят на телефон. Программа «знает» порядка 200 кредитных организаций, работающих в России и СНГ, и автоматически заносит приход и расход в общий финансовый план. Приложение может автоматически импортировать информацию о транзакциях из электронных кошельков «Яндекс.Деньги», «Qiwi.Кошелек» и Webmoney.

В сервисе реализована возможность многопользовательского режима. Контролировать часть расходов, например выделенных на проект, может не только владелец предприятия, но и ответственный за проведение работ специалист.

Для того, чтобы система начала учитывать доходы и расходы, пользователю нужно указать только последние 4 цифры номера карты, которые банк указывает в каждом СМС-сообщении. Вручную выполняется только ввод информации о тратах наличными.

«Дзен-мани» – это не только сканер входящих банковских сообщений. С помощью клиента можно отследить историю всех транзакций, оценить состояние баланса, а веб-сервис дает возможность план-факторного анализа бюджета. Функция «Карта» покажет все траты «с привязкой на местности», то есть настолько наглядно, насколько это возможно в принципе.

Для того чтобы получить общее представление о том, как работает сервис, нужно войти в демо-версию. Демо-версия настроена на анализ семейного бюджета, однако несложно понять, как сервис будет работать в условиях малого предприятия.

Сколько стоит?

Стоимость использования «Дзен-мани» – 99 рублей в месяц (42 рубля в месяц при оплате за 12 месяцев) либо 1249 рублей за пользование сервисом «навсегда». Пользователи и эксперты отмечают удобство продукта. Человек, ранее не использовавший подобные сервисы, начинает использовать полный функционал «Дзен-мани» за пару дней.

Дребеденьги

Сервис «Дребеденьги», который развивает команда компании ExpertPro, намного популярнее, чем описанный выше «Дзен-мани». По данным разработчика, продуктом пользуются более 220 тысяч пользователей. Но делать выводы о разном качестве двух продуктом на этом основании не стоит: «Дзен-мани», в отличие от проекта ExpertPro, – это стартап, который выходил на рынок в условиях финансового дефицита разработчиков. Поэтому и результаты компаний в охвате аудиторий на данный момент разные.

Плюсы

«Дребеденьги» так же имеют мобильный клиент и веб-сервис. Функции продукта аналогичны «Дзен-мани». Он «умеет» отслеживать СМС банков, поможет спланировать бюджет, может управляться сразу несколькими пользователями. В списке других возможностей – сохранение чеков с фотографиями, экспорт в табличный файл Excel, отправка еженедельных бэкапов на электронную почту пользователя и даже электронный органайзер.

Сервис имеет весьма гибкую настраиваемую структуру отчетов. Как и «Дзен-мани», «Дребеденьги» готовы считать разные валюты и работать с несколькими счетами. Продукт можно установить и на свой сервер. Разработчики утверждают, что в этом случае клиент получает «независимость и контроль над вашей финансовой информацией, а также возможность расширить функциональность системы собственными доработками». Есть и ограничения: сервер не должен быть публичным, а количество пользователей ограничивается 30 персонами. Услуга платная.

Минусы

Важный момент: опросы маркетов говорят о том, что по удобству использования «Дребеденьги» уступают «Дзен-мани».

Сколько стоит?

В отличие от конкурента, продукт компании ExpertPro имеет бесплатную, но при этом ограниченную версию. Она не «умеет» планировать бюджет, не имеет многопользовательского режима, мобильных приложений и не синхронизируется с мобильными платформами. Полная версия отличается весьма демократичной ценой. Годовая подписка стоит всего 549 рублей.

HomeBank

HomeBank – бесплатный продукт, который разработан в основном для учета личных финансов. Однако его функционал позволяет управлять бюджетами небольшого предприятия.

Плюсы

Основные функции программы построены вокруг управления транзакциями. Пользователю доступны: разбивка операций на категории; планирование; автоматическое внесение в базу; установление лимитов по каждой из категорий расходов на год вперед. В продукте имеется функция обнаружения дублирующихся транзакций, которая поможет избежать путаницы и захламления базы данных.

Фишка программы – «умение» генерировать динамические отчеты, которые отражают текущее состояние счета. Вывод данных возможен в виде диаграмм. Они могут быть линейными, круговыми или столбцовыми.

Продукт имеет мобильные версии, основная версия работает под «Линукс». HomeBank для Windows начинается с версии 5.1.2.

Функционал программы можно оценить как средний, однако продукт вполне пригоден для использования в малом бизнесе. С контролем финансовых потоков HomeBank вполне справляется. Важно, что продукт синхронизируется с Quicken, Microsoft Money и другими программами, управляющими финансами. HomeBank поддерживает форматы файлов: QIF, OFX, QFX, и CSV. HomeBank может экспортировать аккаунты в формат QIF, а фрагменты информации в формат CSV.

Посчитать количество установленных версий невозможно, так как продукт представляется в статусе «свободное ПО».

Сколько стоит?

Бесплатно.

You Need a Budget

You Need a Budget несколько отличается от всех продуктов, которые мы описывали выше. Дело в том, что продукт специально разрабатывался под одноименную систему управления бюджетом от Джесси Микама, известного американского консультанта по финансам.

Плюсы

Идеология программы строится вокруг бюджета. Вы изначально задаете его размер, а остальные параметры выстраиваются вокруг этого числа.

Как правило, приложения учета финансов считают только то, что уже потрачено. You Need a Budget предоставляет пользователю не только инструмент, но и свой метод ведения финансов. Отличие в том, что весь акцент в данном приложении сделан на перспективу планировании своих расходов. Вы заранее определяете, на что будут потрачены деньги, и потом придерживаетесь бюджета. You Need a Budget «умеет» отслеживать транзакции, строить диаграммы, планировать расходы (сообщать о предстоящих выплатах) и обладает приятным дизайном.

Программа позволяет планировать несколько бюджетов и имеет опцию выбора между семейными финансами и малым бизнесом.

You Need a Budget имеет версии для OS X и iOS с быстрой синхронизацией и приложения для Android, Windows.

Минусы

Единственный недостаток продукта – отсутствие мультивалютности, впрочем, бизнесмену, не ведущему внешнеторговую деятельность, этот инструмент не особенно нужен.

Сколько стоит?

ПО доступно и в магазинах Google и Apple Store. Стоимость десктопной версии колеблется в районе 50 долларов, однако продукт очень часто продается со скидкой. Пробная версия предоставляется на 34 дня с полной функциональностью. Приложение установлено более 1 млн раз.

EasyFinance

Отечественный конкурент You Need a Budget EasyFinance предлагает уникальную систему финансовых «тахометров» – так разработчики назвали рекомендации по использованию активов в конкретной ситуации.

Плюсы

Это не единственная «фишка», которая отличает продукт от аналогичного ПО. Программа интегрируется в системы интернет-банкинга и взаимодействует со счетами на уровне «банк – клиент». Банки-партнеры: «Русский Стандарт», «ВТБ-24», «Росбанк», «Альфа-банк», «Реннесанс-кредит», «ОТП», «Тинькофф» и «Райфайзен-банк».

Остальные функции довольно стандартны: контроль транзакций, учет доходов и расходов, система планирования, напоминание о повторяющихся тратах, интегрирующаяся в «Гугл-календарь». Продукт «умеет» строить графики и диаграммы.

EasyFinance – это облачный сервис, взаимодействие с которым может происходить и через мобильный клиент. Приложения для «Андроида» и «яблочной» операционной системы можно скачать в соответствующих магазинах.

Сколько стоит?

Продукт предлагается в четырех тарифах:

– Бесплатный – ограничен работой с помощью веб-интерфейса.

– Full Pro – для предпринимателей и фрилансеров (предоставляются полные возможности продукта) за 149 рублей в месяц.

– Medium Pro – для учета кредитов и депозитов (акцент на управление счетами) за 99 рублей в месяц.

– Light Pro для учета личных финансов за 69 рублей в месяц.

Как утверждают разработчики, количество активных пользователей линейки продуктов EasyFinance на сегодняшний день составляет более 305,5 тысячи человек.

Microsoft Excel

«Найдите нам сотрудника, который умеет работать в Excel, а бухучету мы его и сами научим», – реальный запрос в кадровое агентство от бухгалтерии небольшой компании.

В вашем компьютере установлен офисный пакет от Microsoft? Значит, у вас есть программа для ведения бюджета. Это старый (продукт на рынке с 1985 года), местами добрый и многими недооцененный Excel.

Что представляет собой учет финансовых показателей? По существу вопроса, это массив данных о доходах и расходах, который структурирован в соответствующих таблицах. Excel – это самый распространенный инструмент для упорядочивания данных и операций с ними.

Плюсы

Любой, кто хоть раз открывал файл с расширением .xls, знает, что внутри находится таблица со столбцами (А, В, С и т. д.) и строками (1, 2, 3 и т. д.). Однако это не простая таблица. Фактически, Excel – это многофункциональный инструмент с возможностью визуального отображения данных и действий. Главная его «фишка» – это умение проводить операции с определенными пользователем параметрами по заданной формуле.

К примеру: вы можете вносить в одну таблицу выручку, которую получаете каждый день, во вторую таблицу операционные затраты, в третью накладные расходы и зарплату – и программа рассчитает вам налоги к уплате. А также «подскажет» баланс на каждый день и сколько средств предприятие может получить (или не получить) на конец месяца, квартала, полугодия или года.

Excel «умеет» строить диаграммы – это поможет визуально оценить рост или падение отдельных показателей финансового состояния. При этом параметров может быть сколь угодно много, вплоть до каждой операции с каждым движением средств.

Файлы с расширением .xls распознаются большей частью «профессиональных» бухгалтерских программ, поэтому с интеграцией данных в случае перехода на другой программный продукт, как правило, не возникает.

В арсенале последней версии Excel (версия 2016 года) уже «зашито» более 400 готовых формул. Впрочем, если вам необходимы какие-то уж очень специфические подсчеты, то вы всегда можете создать свой шаблон. Шаблоны, подходящие под ваш вид деятельности, можно купить в Сети. Их стоимость – около 2 долларов США, что, согласитесь, весьма демократично.

Отдельные документы объединяются с помощь инструмента «Сводные таблицы». Если вы все сделали правильно, то в итоге получите бюджет или данные, которые помогут осуществить финансовое планирование на предприятии. Программа подходит для контроля семейного и личного бюджетов, составления сметы нового проекта, оценки KPI и еще множества полезных вещей. По данным Microsoft, программой ежедневно пользуются около 2,5 млрд человек, и это в основном весьма профессиональная публика – экономисты, бухгалтеры, инженеры, сметчики, специалисты статистики.

Минусы

У старины Excel есть и свои недостатки. Начинающие пользователи жалуются, что в этом инструменте «все интересно, но непонятно». Действительно, для того, чтобы эффективно пользоваться продуктом, нужно внимательно изучить многостраничный мануал, а лучше всего окончить соответствующие курсы.

Еще одним серьезным недостатком программы является низкий уровень автоматизации. Каждый параметр в таблицу придется вносить непосредственно руками. Если речь идет о малом бизнесе, это не так важно, но именно этот аспект делает применение программного продукта бессмысленным в условиях крупного бизнеса. Для внесения в таблицу сведений о миллионе операций придется нанять сто тысяч операторов. В крупном бизнесе используются другие инструменты.

Еще одна важная особенность, которую можно отнести к недостатку программного продукта – это отсутствие многопользовательского доступа. Он реализован только в последней бизнес-версии продукта. О совместной параллельной работе над документом в Excel можно забыть. Впрочем, для бюджетирования и финансового планирования в малом бизнесе – это не большая беда.

Сколько стоит?

Если у вас еще нет этой программы, то приобрести продукт можно на официальном сайте разработчика. Стоимость «домашней» версии на момент написания материала составляла около 4 тысяч рублей в год. «Бизнес-версия» дороже – от 4 до 5 тысяч рублей в год на одного пользователя. Коммерческая версия программы дополнена мобильным приложением, возможностью видеоконференции стандарта HD (не очень понятно, зачем нужна эта функция в продукте такого рода), хранением файлов и общим доступом. Разработчик предлагает тестовый период для оценки преимуществ своего ПО. Бесплатный тест-драйв длится 30 дней. Продукт также имеет онлайн-версию, по функционалу сервис не слишком отличается от базовых версий.

В Сети можно найти ссылки для скачивания бесплатной версии продукта. Однако имейте в виду: компания Microsoft, и в частности ее российское представительство, очень трепетно относится к авторским правам, а правоохранительные органы жестоко карают за использование пиратских версий в бизнесе. Рисковать или нет – дело ваше.

Говорить о том, что Excel – это лучшая программа для работы над бюджетом и контролем за финансовыми потоками предприятия, наверное, будет преувеличением. Но факт остается фактом – продукт стал стандартом в области редактирования электронных таблиц и операций с большим массивом цифр. При этом большинство пользователей не знают о большей части функций программы: до сих пор можно встретить «специалистов», которые забивают данные в ячейки, а для подсчета итогового результата используют калькулятор, открытый в соседнем окне. Это тяжелый случай, который «лечится» изучением мануала или курсами.

LibreOffice

Microsoft – пока лидер, однако конкуренты успешно отнимают кусок пирога у детища Билла Гейтса. Бесплатный офисный пакет LibreOffice – свободно распространяемый кроссплатформенный продукт на основе открытого кода уверенно отнимает пользователей у гиганта Силиконовой долины.

Плюсы

В составе пакета есть и табличный процессор Calc, что как бы намекает на работу с цифрами. Коротко о программном продукте – он умеет все то же, что умеет Excel, только делает все бесплатно. LibreOffice разрабатывается и поддерживается энтузиастами (470 программистов по всему миру) и финансируется спонсорами. Кто эти люди – непонятно, но деньги у них есть.

Табличный процессор позволяет не только редактировать таблицы, но так же, как и Excel, применять формулы, организовывать и хранить массивы цифр и фильтровать их по различным запросам.

Интерфейс Calc похож на детище Microsoft до степени смешения, однако некоторые пользователи отмечают, что в бесплатном продукте он более удобен из-за хорошо подобранной цветовой схемы. А вот диаграммы Calc – слабое место. Продукт не может похвастаться большим наличием их стандартных типов, что, впрочем, компенсируется широкими настройками их внешнего вида.

Calc работает с расширением .xls, а значит, так же, как и Excel, может интегрироваться в профессиональные бухгалтерские инструменты.

Минусы

Недостатки табличного редактора в бесплатном пакете аналогичны Excel, описывать их еще раз нет смысла. Основное достоинство – начинающему предпринимателю не придется тратить приличную сумму на программу. Для составления и анализа бюджета малого предприятия функции Calc даже избыточны.

Сколько стоит?

Бесплатно. Скачать офисный пакет можно на официальном сайте проекта.

Формы и таблицы Google

Сергей Михайлович Брин и его коллеги из корпорации Google не смогли избежать соблазна посчитать деньги в чужих кошельках. Таблицы и формы Google можно использовать для планирования семейного и личного бюджетов и с определенной натяжкой – для анализа финансовых потоков небольшого предприятия.

Процесс состоит из трех шагов: вы записываете расходы и доходы в режиме реального времени через форму, а данные автоматически попадают в таблицу. В последней так же, как и в двух продуктах, которые мы описали выше, содержатся формулы для обработки цифр.

Таблицы имеют возможность строить диаграммы и графики, работать с гибкими запросами пользователей и различными формулами. Количество документов не ограничено, продукт «умеет» сводить их в один итоговый документ. Принципы работы очень схожи с описанными выше редакторами.

Важные моменты, отличающие решение от двух предыдущих: изначальная адаптация к мобильным платформам, высокая интеграция с остальными продуктами компании, ориентированность на облачное хранение данных. Иными словами, вы можете отслеживать и вносить корректировки в бюджет фирмы и финансовые потоки прямо со смартфона и из любой точки мира. А совместный доступ дает возможность работать над документом сразу нескольким пользователям.

Для того, чтобы начать пользоваться формами и таблицами нужно завести аккаунт в Google. Приложение «Таблицы» предустановлено на большей части Android-устройств, для продолжения работы нужно просто завести себе почту в gmail или воспользоваться уже существующей.

Budget

«Бюджет» – приложение для смартфона, которое не обладает расширенным функционалом продуктов, перечисленных выше. Основное «умение» продукта заключается в том, что оно позволяет указывать месячный доход и отображает оставшуюся сумму на день с учетом постоянных и планируемых платежей. При превышении суммы на день идет пересчет оставшихся денег, соответственно сумма на день уменьшается. Продукт подходит для мониторинга бюджета индивидуального предпринимателя или семьи.

«Бюджет» просто не дает выйти за рамки трат и уйти тем самым «в минус». Дополнительные возможности – автоматически считает указанные расходы и напоминает о них. Бюджет можно использовать для учета расходов конкретного проекта. Для этого его функционал даже избыточен.

Кошелек

И, наконец, самое простое приложение в нашем сегодняшнем обзоре. «Кошелек» сделан по принципу «ничего лишнего». Пользоваться им очень удобно. Появились деньги – нажимаем «плюс» и вводим нужную сумму, потратили – выбираем «минус». Сумма посередине является итоговой по текущему счету. Количество счетов не ограничено. Программа отлично подойдет тем, кто захотел считать свои деньги, но пока не желает обременять себя финансовым анализом.

___________________________

Все описанные в настоящей статье продукты, которые позволяют вести бюджет предприятия и анализировать финансовые потоки, относятся к решениям начального уровня. Они хорошо подходят для начинающих предпринимателей. Некоторые сложности, которые могут возникнуть при использовании, вполне компенсируются лояльной ценой и гибкостью функций. Когда ваш бизнес пойдет в рост (а при условии четкого анализа, учета и планирования это точно произойдет), вам придется применять профессиональные инструменты. Впрочем, это тема отдельного материала.

Мы бы очень хотели рассказать вам о том, что учет денег и бюджетирование предприятия – это волшебный процесс, который решит все проблемы, но это далеко не так. Это каждодневная и довольно кропотливая работа. Вести бюджет можно даже в амбарной книге, но инструменты, которые мы описали, делают процесс несколько эффективнее. Ну и, конечно, сберегут нервы работникам (оптимизация!), а шаманский бубен займет свое место на стене как элемент декора.