НКО – это юридическое лицо, где в качестве учредителей могут выступать государство или несколько частных лиц. Поэтому все важные решения относительно деятельности организации принимаются путем голосования. Сегодня мы расскажем о том, как правильно оформить протокол собрания некоммерческой организации, какие нюансы следует учесть при составлении этой формы, чтобы она имела юридическую силу.
Самое первое собрание НКО проводит на стадии своего формирования. Все результаты необходимо внести в протокол, который важно правильно оформить. Форма протокола, будь то годовое собрание, собрание учредителей или общее собрание, является единой и заполняется с соблюдением определенных норм и правил.
Правила проведения общего собрания регламентируются уставом. Здесь принимаются важные решения относительно деятельности предприятия. Существуют две формы проведения мероприятия: очная и заочная. Первая проводится с непосредственным участием, а вторая допускает заочное участие в собрании. Участник заполняет требуемую форму и отправляет ее по адресу проведения собрания. На завершающем этапе оформляется протокол.
Для проведения собрания необходимо известить участников. Перед началом мероприятия проводится регистрация членов. Собрание считается правомочным, если на нем присутствовало более 50% участников. Протокол оформляется в 2-х экземплярах в течение трех дней после завершения мероприятия. Оба варианта подписываются участниками, председателем и секретарем.
Федеральное законодательство, регулирующее деятельность НКО, не определяет четких правил оформления протокола. Поэтому стоит руководствоваться требованиями ГК РФ.
Начинается оформление с определения протокола. Указывается, например, протокол общего собрания или протокол годового собрания и так далее. Затем приводится наименование организации. В правом углу проставляется дата проведения собрания, а в левом – город.
Далее прописываются точный адрес и время начала и завершения процедуры.
В следующем абзаце фиксируются присутствующие лица. После избрания председателя и секретаря собрания их данные также заносят в протокол с указанием количества голосов, которые они получили при голосовании.
Когда определились с участниками и ведущими лицами мероприятия, на повестку дня выносятся основные вопросы. Голосование проводится по каждому вопросу отдельно. При этом указывается количество лиц, проголосовавших «за» и «против» или воздержавшихся. Если были участники, выступавшие по данному вопросу, их также нужно отразить в протоколе. Каждый вопрос завершается фразой: «По данному вопросу постановили», и только потом переходят к следующим пунктам.
Когда все вопросы будут освещены и все решения будут приняты, собрание завершается. Протокол подписывается участниками собрания, председателем и секретарем. Заверяется печатью.
Протокол собрания подшивается в единую книгу, за хранение которой несет ответственность руководитель организации. Впоследствии любой член собрания может попросить выписку, которую ему обязаны предоставить не позднее чем через три дня.
Протокол годового собрания НКО подлежит публикации в средствах массовой информации.