Расходный кассовый ордер

Понятие и суть расходного кассового ордера

РКО – это документ, который должен быть оформлен при каждой выдаче наличных из кассы компании. Бумага оформляется единожды и заполняется бухгалтером. Если на ней отсутствует подпись начальника предприятия, бухгалтера или лица, на чей счет переводятся средства, ордер считается недействительным.

В этом документе фиксируется расход наличных средств, когда осуществляются следующие операции:

• Выплаты поставщикам.
• Возврат денег покупателям.
• Перечисления по кредитным задолженностям.
• Выплаты подотчетным лицам.
• Пополнение ККМ.
• Наличные взносы в банк.
• Иное расходование наличных средств.

Особенности заполнения

Прежде чем начать оформление бланка, нужно найти его образец. Скачать его, к примеру, можно здесь. В ордере необходимо заполнить следующие реквизиты:

• Название компании и ее подразделения, а также их коды по общероссийскому классификатору.
• Номер регистрации и дату выписки ордера.
• Корреспондирующий и субсчет.

Расходный ордер готовится по принятому образцу № КО-2.

Когда деньги выдаются по РКО или бланку, заменяющему ордер, бухгалтер должен потребовать от получателя документ, удостоверяющий личность, и расписку. Последнюю получатель должен оформить лично, указав выдаваемую сумму.

Если личное присутствие получателя невозможно, деньги могут быть выданы на руки доверенному лицу. В подобной ситуации в ордере необходимо указать ФИО последнего. Причем доверенность остается в документах в качестве приложения к расходному ордеру.

С учетом данных об утвержденных РКО готовятся следующие отчеты:

• Кассовая книга по форме № КО-4 за каждый день.
• Журнал регистрации кассовых ордеров по форме № КО-3.

Тонкости, которые важно знать

В некоторых случаях расходный ордер может содержать дополнительно разъяснение о том, куда направляются средства. Тогда достаточно только подписи начальника организации. Причем необязательно подписывать именно РКО, достаточно заверения разрешающего документа.

Также важно помнить о следующем:

1. Наличные можно выдавать и по платежно-расчетной ведомости, но тогда необходимо заверить документ печатью с реквизитами компании. Данные о созданных документах нужно вписать в специальный журнал.
2. РКО используется и тогда, когда надо занести наличные на счет в Банке России. При этом в графе «Выдано» отмечают, что деньги предназначены для перечисления на расчетный счет.
3. Если документ оформлен не по правилам, организацию или ИП привлекут к ответственности согласно статье 15.1 КоАП РФ. Размер штрафа за неверное заполнение документации может достигать 50 тыс. руб. для юридических лиц и 5 тыс. для специалиста, который отвечает за оформление расчетного кассового ордера. Ненадлежащее заполнение РКО карается и статьей 120 Налогового кодекса, штрафные санкции равны 10 тыс. руб.

Подводя краткий итог всему вышеизложенному, можно сказать, что РКО нужен практически при любых перечислениях наличных средств из кассы компании. Этот документ является очень важным и требует внимательного заполнения. Ошибки и неточности чреваты для предприятия взысканиями. Ордер должен вести исключительно главный бухгалтер. Он же будет нести ответственность при каких-либо недочетах в бланке.