Виртуальный автограф

Как подписать документ ЭЦП

Документы, составленные в электронной форме, нуждаются в подписи. Только после этого они обретут юридическую силу и смогут применяться в проведении запланированных операций. С введением электронно-цифровой подписи (ЭЦП) пользователи получили массу преимуществ. Однако не все могут разобраться с этим нововведением, и причина тому – разные форматы бланков и документов, с которыми приходится сталкиваться. В нашем материале мы рассмотрим, как подписать документ ЭЦП и как работать с подписью.

Подписываем правильно

Основная информация о действии и принципах использования ЭЦП прописаны в Законе № 63-ФЗ. Чаще всего пользователи выбирают для работы «Майкрософт Офис 2003-2013», однако в работе может использоваться и другое ПО. В процессе работы с документами электронного образца необходимо сформировать основную информацию и правильно ее оформить.

Если у вас Microsoft Office

Чтобы заверить целый файл, придерживаемся такого алгоритма действий:

В листе выбираем место, где необходима ЭЦП, и переносим туда курсор.
В меню программы отображаем операции «Вставка» – «Текст» – «Строка подписи» – «Строка подписи MSOffice».
На экране появится окно, в котором нужно настроить вашу электронную подпись. Здесь указываем данные лица, подписывающего электронный документ.
У пользователя есть возможность использовать подписи нескольких лиц. Для этого нужно сформировать отдельную строку для каждой ЭЦП, придерживаясь данного алгоритма.

Для подписи отдельной строки ее нужно выделить, открыть диалоговое окно с пометкой «Подпись» и следовать пунктам, приведенным ниже:

Выбираем изображение подписи в сканированном виде.
Рядом со значком Х вводим собственное имя, после чего печатный вариант ЭЦП будет виден.
При работе с планшета можно поставить рукописную подпись.
Нажать кнопку «Подписать».

С планшета в документе можно поставить рукописную подпись.

В других программах

Что можно подписать ЭЦП? В таком порядке оформляются и подписываются любые документы, составленные в электронном формате. С помощью цифровой подписи можно также заверить электронное письмо, откорректировав Outlook. В меню программы необходимо изменить настройки безопасности, прикрепив в имени конфигурации сертификат, данные подписи и выбрать «Передать сертификаты сообщением». При создании письма необходимо ввести получателя, а затем в главном меню найти «Параметры» – «Подписать».

Если пользователю необходимо использовать ЭЦП для того, чтобы заверить сканированный документ, на помощь придет программное обеспечение «КриптоАРМ», которое устанавливается на компьютер. Для подписи нужно выделить файл и через правую кнопку мыши выбрать опции «КриптоАРМ» – «Подписать».

Для заверения файлов в формате Word, архивных документов RAR на компьютер устанавливаются обеспечения «КриптоПро 3.6», Crypto Pro Office Signature. В программах добавляются собственные сертификаты, и по стандартному алгоритму подписываем файлы.

Допускается формирование невидимой ЭЦП, скрытой при визуальном просмотре документа. Она будет появляться только при нажатии значка «Подпись».

Разработанные программы криптограмм позволяют подписывать с помощью ЭЦП практически все файловые документы. Они имеют юридическую силу и применяются в любых правоотношениях и операциях, не запрещенных законодательством РФ.