Перед отправкой на долгосрочное хранение в каждой организации нужно проводить тотальную опись документов для архива. Это действие позволяет избежать непонятных ситуаций с определением точного места искомой деловой документации. Бумаги, подлежащие архивации и структурированию, однозначно регистрируются в описи сдачи.
Составление и обработка описей дел регулируются правилами, утвержденными Росархивом. Ежегодно осуществляется сводная опись дел, поступивших из всех подразделений данного предприятия.
Все папки по темам подразделяются на группы:
Установленная форма позволяет без труда составить нужный формуляр и заполнить его. Бланк такой формы и образец можно найти здесь.
Сотрудник отдела структурирования выполняет всю необходимую работу в двух экземплярах, оставляя один в отделе, другой – отправляя в хранилище архива. Для грамотного ведения описи нужна информация, которая по правилам делопроизводства находится на обложке каждого из заведенных дел. Это такие параметры дела:
При отправке описи на хранение на заранее оставленном пустом месте на папке проставляются соответствующие штампы. Если все же требуются уточнения, по причине отсутствия наименований или неполных данных – нужные сведения, которых недостает, находятся в специальной номенклатуре дел. В ней обязана содержаться итоговая запись о количестве и категориях дел за истекший период времени.
В описи каждое дело проходит под самостоятельным номером. Многотомные дела описываются так: для каждого из томов или его части резервируется собственная строка в описи, обозначенная номером. В начале очередного листа заголовок указывается полностью. Если он повторяется еще раз, его упоминают словами «то же», поскольку повторы в описи не разрешены.
При заполнении в обоих экземплярах сдаточной описи должны быть такие данные:
Сотрудник архива предварительно проверяет сформированную опись в процессе подготовки к сдаче, составляя справку об обнаруженных недочетах, если таковые имеются. Затем по графику производят прием архивным работником сдаточной описи у сотрудника структурного отдела. Особо важные дела нуждаются в дополнительной проверке количества листов.
Также по требованию архива к сдаточной описи могут добавляться оглавление, сокращения, необходимые указатели. Законченная опись с документами для постоянного хранения дополняется обязательным титульным листом. На нем указываются название и номер фонда, куда она сдается, а также номер и название описи, даты хранения всех дел, включенных в нее. В самом начале нужно оставить пустое место для вписания полного наименования государственного архива, в фонде которого будут храниться сдаваемые вместе с описью документы. Готовая опись вместе с титульным листом переплетается и оформляется в твердую обложку.
Чаще всего необходимость в составлении описи возникает в делопроизводстве, когда составляются описи дел структурных подразделений. В архиве номенклатуры проходят техническую обработку. Правильно составленные описи хорошо служат в справочных целях, облегчая задачу поиска любого документа, ранее зарегистрированного в компании.