Унифицированная форма № КО-1

Основные законодательные положения

На основании Постановления Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 приходный кассовый ордер создается как вручную, так и с помощью сервиса и другой кассовой техники. Документ составляется на основании принятия денежных средств в одном экземпляре, визируется кассиром, главным бухгалтером и печатью кассира, который принял наличные деньги в кассу.

Обязательно к унифицированной форме № КО-1 должна прилагаться соответствующая квитанция, которую визирует главный бухгалтер организации либо другое уполномоченное лицо, после чего ее необходимо заверить штампом кассира и зарегистрировать в соответствующем журнале регистраций. Далее она выдается непосредственно на руки сотруднику, который сдавал наличность, а оригинал приходного кассового ордера должен остаться в кассе.

Составление ордера возможно только в том случае, если доставка и прием наличных денег были сделаны в один день.

Содержание ордера

В документе отображаются такие данные:

• Дата оформления ордера.
• Его регистрационный номер.
• Юридическое наименование организации, в кассу которой пришла сумма денег, название структурного подразделения (филиала) и код ОКПО.
• Ф.И.О. плательщика, № корреспондентского счета.
• Точная сумма денег, которая поступила в кассу.
• Основание зачисления денег.
• Если есть приложения к ордеру, необходимо перечислить дополнительные первичные документы.

Основные правила

Заполняется унифицированная форма как в письменном виде (от руки), так и в печатном или электронном. Запрещены опечатки либо исправления в документе, при их наличии ордер считается недействительным. Поэтому при опечатке необходимо составлять приходный ордер заново.

Обязательно к ордеру должны быть приложены документы, подтверждающие факт прихода денежных средств:

• Товарный чек.
• Кассовый чек.
• Авансовый отчет.
• Z-отчет по ККМ.

После того как приходный ордер был составлен, кассир официально принимает денежную сумму и ставит печать «Получено». На штампе обязательно должны быть актуальная дата и личная подпись кассира.

При регистрации документа в журнале нумерация ведется с 1 января текущего года.

Заполняем документ

Инструкция по заполнению приходного кассового ордера:

• В самом верху надо прописать название организации, КОД ПКО и порядковый №.
• В графе «дата» необходимо поставить дату оприходования денежных средств дд/мм/гггг.
• Бухгалтер должен внести сведения по дебету и кредиту.
• Далее идет графа «Сумма, руб., копеек». Туда вносится в цифровом порядке полученная денежная сумма, которая доставлена в кассу.
• Основание приема денежных средств.
• В графе «Сумма» указывается прописными буквами сумма в рублях, копейки вписываются цифрами.
• Графа « В том числе» заполняется записью «без НДС» или суммой НДС.

Все пустые графы и свободное место обязательно необходимо заполнить прочерками.

Специальный бланк № КО-1 можно скачать здесь. Образец заполнения можно посмотреть по этой ссылке.

Ответственность за правильное составление унифицированной формы № КО-1 на предприятии зачастую несет главный бухгалтер, при этом принимает ордер и заполняет его главный кассир. Однако заверяется документ непосредственно уполномоченным на это действие лицом. Не стоит забывать регистрировать приходный кассовый ордер в журнале регистрации.