В первый раз учредители собираются для того, чтобы принять решение о создании компании. На этом заседании решаются основные важные вопросы и, собственно говоря, определяется судьба будущего юридического лица. Протокол собрания учредителей ООО фиксирует основные этапы переговоров и принятые решения.
В дальнейшем собрания участников ООО тоже периодически проводятся. Они могут быть ежегодными или внеочередными. Порядок проведения ежегодных собраний указан в главном документе коммерческой организации – ее уставе. А внеочередные созываются, когда на повестке дня – неотложные вопросы. Протокол необходим для всех собраний, ведь именно он является доказательством факта, что собрание проводилось, и именно в нем отражаются все принятые участниками решения.
В главе 9.1 Гражданского кодекса Российской Федерации регулируются вопросы по написанию такого протокола.
Ведением протокола занимается специально назначенное лицо (секретарь). Этот человек вносит в документ вступление, данные присутствующих участников и результаты голосований. Ответственный следит за корректной формой и полнотой протокола. Об этом четко говорится в ст. 37 Федерального закона «Об ООО».
Протокол должен вестись прямо во время собрания в письменной форме. Иногда протокол ведет председатель собрания. Но чаще он является непосредственным участником переговорного процесса и на протоколирование времени просто нет. Поэтому для этой работы выбирается другой человек (секретарь или один из второстепенных участников). Отметим, что в этом случае требуется общее решение.
А вот содержание протокола общего собрания должно быть следующим:
Скачать пример такого протокола 2017 года можно здесь. Это новая форма протокола.
Если у компании единственный учредитель, на этапе создания ООО протокол не нужен, вместо него применяется такой документ, как «Решение одного учредителя». В него вписываются следующие сведения:
Образец подобного решения посмотреть можно тут.
Заполнение протокола – дело ответственное, поэтому для этой работы необходимо выбрать подходящего человека, который сможет этим заниматься. После создания ООО каждое последующее заседание также должно протоколироваться, иначе все принятые на нем решения не будут иметь законной силы и будут легко оспорены в суде.
В заключение стоит сказать, что оформить протокол собрания участников общества с ограниченной ответственностью нужно грамотно и подробно. Бланк следует хранить в специальном сейфе и назначить ответственное лицо, которое будет отвечать за его сохранность.