Финансы под контролем

История создания онлайн-сервиса для учета и планирования доходов, расходов и прибыли бизнеса

30.12.2021

Идея создать сервис учета финансов родилась в 2013 году. До этого основатели ПланФакта управляли агентским бизнесом – разрабатывали для заказчиков сайты и мобильные приложения под брендом «Максимум Софт». Периодически компания сталкивалась с кассовыми разрывами – ситуациями, когда не хватало денег на зарплаты сотрудникам и другие обязательства. Чтобы обуздать растущие расходы, стали пользоваться Excel-таблицами. Это помогло разобраться, как в компании обстоят дела с финансами – куда уходят деньги, какие клиенты приносят больше прибыли, сколько можно выводить на себя. В какой-то момент на основе наработок было решено сделать финансовый веб-сервис для внутреннего использования.

Начало пути

В 2015 году агентский бизнес пришлось закрыть из-за долгов и уволить около 40 человек, но на этот момент у основателей на руках уже был прототип того, что теперь является ПланФактом.

Проведя исследование рынка малого бизнеса, предприниматели пришли к выводу, что в России отсутствовали простые и понятные онлайн-инструменты для учета денег в бизнесе. Актуальность продукта удалось подтвердить, пообщавшись с несколькими десятками предпринимателей, — почти все фиксировали поступления и выплаты в Excel-таблицах, работать с которыми было сложно и долго (а иногда и дорого).

В начале 2016 года вышла первая бета-версия ПланФакта, а осенью первый клиент, пришедший по рекламе, оплатил подписку.

Алексей Боев, сооснователь онлайн-сервиса ПланФакт: «Внешних инвестиций у нас не было и нет, хотя на заре создания ПланФакта мы пытались договариваться с некоторыми игроками рынка – нам предлагали от 3 до 15 миллионов рублей за долю в 15-30%. Разработку и первые этапы развития продукта мы финансировали из собственных средств».

В самом начале рабочим названием сервиса был вариант «Где деньги?». Но оказалось, что на российском рынке уже существовало мобильное приложение с таким именем. Название «ПланФакт» основатели придумали вместе – оно отражало суть сервиса, который позволял планировать и анализировать доходы, расходы и прибыль. Изначально основатели решили, что запустят MVP (minimum viable product – минимально жизнеспособный продукт).

Алексей Боев: «На момент открытия бизнеса у нас был офис, два разработчика и арендованный сервер. Расходы на все составляли около 150 000 рублей в месяц. Плюс, за 1000 рублей мы купили готовую графическую тему, на основе которой дизайнер еще за 30 000 рублей собрал несколько макетов первой версии ПланФакта.

Об учредителях бизнеса

В ПланФакте три основателя:

Алексей Боев работал с дизайном и продуктовыми фичами (до ПланФакта занимался технологическим и продуктовым менеджментом в Microsoft и Mail.ru);
Николай Ермаков взял на себя управление разработкой (до этого занимался менеджментом технических команд в Microsoft и Luxoft) и первое время занимался настройкой рекламы;
Игорь Боев имел руководящий опыт в бюджетной сфере и был назначен генеральным директором.

В этом же составе партнеры ПланФакта ранее руководили предыдущим бизнесом и запускали разные проекты.

Этапы становления бизнеса

На первом году жизни компании был только сам онлайн-сервис и небольшая команда разработчиков. В 2017 году появилась необходимость в первых операционных руководителях — разработки, маркетинга, продаж и поддержки.

Алексей Боев: «На старте мы думали, что онлайн-сервис – это когда люди сами приходят, регистрируются, пробуют продукт и принимают решение им пользоваться. Но при таком подходе мы получали довольно низкую конверсию в оплату – никто толком не работал с клиентами напрямую, не проводил демонстрации и не доносил ценность и важность внедрения финучета в бизнес. Примерно через полгода после запуска мы поняли, что далеко не уедем, – так в компании появился отдел продаж».

Для того чтобы эффективно расти, нужно постоянно генерировать поток новых клиентов. С целью продвижения компании и лидогенерации был создан отдел маркетинга, а место руководителя занял Евгений Васюк.

Следующим этапом стало обособление отдела консалтинга. Изначально компания не предоставляла услуг по внедрению и настройке учета, хотя некоторые клиенты просили об этом и были готовы платить. Первое время эту функцию осуществлял отдел продаж, но в какой-то момент этих запросов стало слишком много, а процессы внедрения усложнились. Руководителем нового направления стал Никита Сашко. Сейчас услуги по настройке, внедрению и обучению составляют четверть дохода компании.

Параллельно выделили отдельное направление поддержки пользователей, чтобы максимально быстро реагировать на возникающие запросы и сложности в освоении сервиса.

Важной вехой в развитии был переход на «двойную запись» – это принцип учета, согласно которому каждая транзакция фиксируется не в одном месте, а в двух. Благодаря ему можно сводить учет максимально корректно и, например, строить балансовый отчет.

В архитектуру первой версии ПланФакта принцип двойной записи не закладывался, поэтому, чтобы масштабироваться и наращивать функционал, ядро сервиса пришлось почти полностью переписать. Разработка заняла полгода, а затем, в течение следующих 13 месяцев всех действующих клиентов (на тот момент около 300) перевели на новую версию. Сейчас компании 5 лет. В ней работают 65 человек. И более 2500 действующих клиентов.

Направления работы и особенности сервиса

У компании два направления: онлайн-сервис, который предоставляет клиентам инструменты для ведения учета и планирования доходов и расходов, и направление экспертного консалтинга – услуги по внедрению финансового учета «под ключ» и обучению клиентов работе с продуктом.

Уникальность сервиса на рынке – не только в функциональных особенностях (сервис на основе двойной записи автоматически строит все 3 главных отчета для собственника – ДДС, ОПиУ, баланс), но и в процессах работы с клиентом. Служба поддержки работает 7 дней в неделю и реагирует почти мгновенно – среднее время на ответ в чате составляет 1 минуту. На независимом рейтинге сервисов для бизнеса StartPack.Ru более 800 клиентов оставили честные отзывы со средней оценкой 4,8 из 5.

Основная аудитория ПланФакта – владельцы микро- и малого бизнеса с оборотом от 1 до 50 млн рублей в месяц. Больше всего сейчас компаний из сферы услуг и тех, кто занимается проектной деятельностью.

Клиенты распределяются между двумя тарифами и подписками сроком на 3, 6 и 12 месяцев, средний чек одной сделки по лицензиям составляет 18 000 рублей. По услугам внедрения и обучения – 25 000 рублей. Сейчас у компании более 2 500 действующих клиентов на лицензиях и чуть больше 100 компаний на внедрении учета и обучении. На сайт и в блог приходит более 100 000 посетителей в месяц.

Первые клиенты пришли по платной рекламе – ее закупали в «Яндекс.Директ» и Google Ads. Позднее стали экспериментировать с таргетированной рекламой. В какой-то момент стало понятно, что прямого спроса на такие продукты недостаточно и рынок нужно формировать. Поэтому был создан блог и стратегия контент-маркетинга, сделаны лидмагниты, серии рассылок, вебинары.

Важную роль сыграл PR. О ПланФакте появились публикации в предпринимательских СМИ. Периодически представители компании выступают на конференциях, участвуют в онлайн-мероприятиях.

Со временем подтянулось поисковое продвижение, которому сейчас уделяется много внимания. Каждый месяц маркетинг проводит эксперименты и тестирует новые площадки, каналы и инструменты.

Сам ПланФакт работает по модели SaaS (аббревиатура – Software as a Service, или программа как сервис) 24/7 из любой точки мира. Услуги консалтинга осуществляются в рабочее время по будням. На выходных, когда активность снижается, работает служба поддержки и отдел продаж. Сезонности нет. Спад активности обычно наблюдается в праздничные периоды, когда владельцы бизнесов переключаются на отдых.

В сфере SaaS-продуктов в России и СНГ, по нашим данным, нет прямого конкурента, у которого были бы десятки тысяч активных клиентов на платной подписке. При этом потенциал рынка серьезный – объем компаний малого бизнеса в России составляет, по разным оценкам, от 1,5 до 3 млн работающих компаний. Финансовая грамотность предпринимателей постепенно растет, поэтому рынок еще много лет будет увеличиваться. Главный конкурент ПланФакта сейчас – не другие онлайн-сервисы, а Excel (или Google-таблицы), где ведет учет большинство бизнесов, постоянно натыкаясь на проблемы и сложности.

О персонале и организации работы

Алексей Боев: «Стартовая команда может состоять из 5-6 человек. Кто-то должен делать продукт, тестировать и выпускать: например, 2-3 разработчика и дизайнер. Плюс, кто-то должен продавать и осуществлять клиентскую поддержку, кто-то должен заниматься документооборотом, финансами, юридическими и кадровыми задачами.

В компании сейчас 65 человек, и мы понимаем, что число сотрудников будет расти. Чем больше становится продукт, тем больше будет клиентов, тем больше нужно людей и требуется более развитая инфраструктура.

В компании сейчас семь подразделений:

Продукт и разработка – придумывают, тестируют и выпускают фичи, анализируют активность пользователей.
Маркетинг – занимается привлечением клиентов в разных каналах и направлениях.
Продажи – консультируют новых клиентов, проводят демонстрации, помогают освоиться, работают над продлением и возвратом старых клиентов.
Поддержка – помогает клиентам решать сложности и проблемы, реагирует на запросы.
Консалтинг – на текущий момент двенадцать штатных экспертов, которые обучают клиентов, внедряют и ведут учет на основе ПланФакта.
Партнеры – новое направление по выстраиванию партнерской сети компаний и внешних финансовых экспертов, которые внедряют ПланФакт своим клиентам или рекомендуют сервис.
HR, финансы и АХО – сейчас объединены в одно подразделение, которое занимается подбором новых сотрудников, документооборотом, юридическими и финансовыми моментами и обеспечением слаженного функционирования всей компании.

Одна из важнейших особенностей построения команды – синхронизация общих целей и задач и отслеживание движения по ним. Уже несколько лет каждую пятницу в одно и то же время мы проводим общее собрание всей компании, где руководители подразделений рассказывают о своих результатах за прошедшую неделю или месяц».

Про ошибки и трудности

В компании ко всем возникающим сложностям относятся как к задачам.

Алексей Боев: «Базовая задача сейчас – расширение нашего охвата на предпринимательскую аудиторию. Нам важно как можно большему числу предпринимателей рассказать о том, что вопросы по учету финансов в малом бизнесе можно решать без найма финансистов и установки дорогих программ. Рынок еще не очень к этому готов, и мы все еще тратим много усилий на то, чтобы объяснить людям, как это работает, какую пользу дает, какие выгоды они получают от использования сервиса».

Также компания постепенно решает задачи роста – увеличение числа клиентов требует новых процессов, людей и возможностей продукта.

Алексей Боев: «Развитие продукта – это всегда про баланс между желанием добавить множество разных фич и сохранением простоты использования».

Глобальных ошибок на этапе становления основатели не совершали, научившись на опыте предыдущего бизнеса.

Алексей Боев: «До ПланФакта мы не всегда относились к бизнесу как к бизнесу и не смотрели на него как на баланс между доходами и расходами, не считали рентабельность проектов и направлений. Всё это привело к закрытию предыдущей компании».

О работе в пандемию и планах на будущее

Ситуация с коронавирусом отразилась на работе сервиса ПланФакт в целом положительно. Когда пандемия только началась, в компании наблюдался небольшой спад в продажах – клиенты начали придерживать деньги на всякий случай. Спустя полтора месяца после начала пандемии показатели ПланФакта выросли и дальше поползли вверх. За 2021 год в сравнении с 2020 годом, несмотря на то, что пандемия продолжилась, компания выросла в 1,7 раза по выручке. Клиенты поняли, что как никогда важным стал правильный учет денег. Конечно, была утеряна некоторая часть пользователей, в первую очередь из сфер, больше всего пострадавших от пандемии, – организаторы мероприятий, турагентства, HoReCa.

Алексей Боев: «Еще один положительный фактор пандемии, который оказал на нас влияние, – это то, что клиенты начали привыкать к онлайн-звонкам. Основная часть работы менеджеров по продажам – демонстрация продукта. Нам стало гораздо легче организовывать подобные онлайн-активности и приглашать туда клиентов».

За 2021 год оборот компании составил около 100 млн руб. За 2022 год ПланФакт планирует вырасти в 1,5-2 раза, начать охватывать еще больше бизнесов, прокачать продукт и направление консалтинга.

Алексей Боев: «Наша задача – рассказать максимально большому количеству предпринимателей в малом бизнесе, что ведение грамотного финансового учета в правильном сервисе – это необходимость для роста. Мы будем доносить пользу и финансовую выгоду, которые дает внедрение учета. Ведь учет денег ведет к стабильности компании и пониманию собственных возможностей для роста и изменений».

Сервис учета финансов ПланФакт в цифрах и фактах

Год основания: 2014.

Количество персонала: 65 человек.

Количество действующих клиентов: более 2500.

Ежемесячные расходы на содержание: около 7 миллионов рублей.

Ежемесячный доход и чистая прибыль: на декабрь 2021 года доход составляет около 9 миллионов рублей в месяц, а чистая прибыль – примерно 20% от этой суммы.

Оборот компании за 2021 год: около 100 миллионов рублей.

Сайт: planfact.io