Внутренняя опись документов

Заполняет внутреннюю опись и следит за актуальностью информации тот же сотрудник, что отвечает за кадровый учет или ведение личных дел работников организации.

Формуляр описи заводят в тот же момент, когда личное дело сотрудника поступает на оформление.

Этот формуляр необходимо подклеить к личному делу. Опись заполняется информацией о документах постепенно, по мере поступления указанных бумаг в личное дело работника. Нумерация страниц формуляра отличается от нумерации страниц листов индивидуального дела сотрудника. Учитываются обычно документы, срок хранения которых превышает десять лет, или документы особой ценности.

Какие бумаги входят в личное дело?

В состав личного дела сотрудника входят все кадровые документы, которые требуются для приема на работу и в процессе работы в организации. В этот список входят:

• Заявление о приеме на работу, написанное сотрудником.
• Трудовой договор или соглашение.
• Инструкции, с которыми ознакомлен сотрудник и которым следует. Например, должностная инструкция и инструкция по технике безопасности во время работы.
• Карточка с личными данными сотрудника.
• Копии документов об образовании сотрудника, включая дипломы, аттестат, сертификаты о прохождении курсов повышения квалификации или дополнительных курсов и так далее.
• Автобиография.
• Характеристика сотрудника и рекомендации с прошлого места или мест работы.

Как заполняется внутренняя опись?

Формат описи – информационная таблица. При ее составлении обязательно заполнение всех ячеек таблицы:

• Первый столбец таблицы – порядковый номер подпункта.
• Затем указывается индекс документа.
• Дата включения документальной единицы в личное дело.
• Название документа – разборчиво и ясно. Если нужно, в этом разделе можно кратко указать содержание документа.
• Объем документа в страницах.
• Номер документа в системе нумерации листов личного дела. Обратите внимание, что в личном деле должна сохраняться сквозная нумерация.
• Примечания – отметки и замечания, которые не относятся к другим разделам таблицы. Кроме всего прочего, в этом разделе можно отмечать факт выдачи описываемого документа на руки сотруднику, если для этого не предусмотрена специальная графа.

В зависимости от системы кадрового учета в организации, во внутренней описи могут быть указаны дополнительные данные. Например, дата выдачи документа, полное имя владельца, дата возврата документа, подписи сотрудника, который включил документ в личное дело, и владельца документа. Формуляр подписывается кадровым сотрудником, который его заполнил.

Образец заполнения формуляра внутренней описи можно скачать здесь. Стандартный формат описи установлен правилами Росархива (п. 3.6.17 Приложения 10) в 2002 году и с тех пор не претерпел особых изменений.