Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей

Что должно быть в документе

По сути, докладная записка на работника – это официальная жалоба руководству за халатное отношение подчиненного к работе. Она уведомляет высшее руководство о невыполнении конкретным сотрудником его рабочих обязанностей. Служебная записка такого вида является основанием для взыскания или увольнения.

Данный документ оформляется не всегда. Он направляется руководству исключительно в случае умышленного игнорирования своих рабочих обязанностей или грубого нарушения трудового режима. В процессе выяснения основных моментов по происшедшему инциденту докладная не оформляется. После сбора и анализа доказательств вины сотрудника руководитель отдела принимает решение о направлении записки руководящему звену компании.

Рассмотрим пример. Работник игнорирует приказ начальника выполнить наладку оборудования, в результате чего останавливается работа всей бригады. Начальник выясняет причины, повлекшие за собой такой сбой. Выясняется, что один из сотрудников не выполнил свою работу. В процессе сбора доказательств начальник проводит беседу с сотрудниками. Выясняется умышленное неисполнение работы и халатное отношение одного работника к своим обязанностям. На основании доказательств начальник составляет официальную докладную записку и направляет ее руководству.

Докладные записки подразделяются на несколько категорий, в зависимости от получателя и содержания. Различают следующие виды докладной:

• Внешняя. Затрагивает руководство нескольких организаций, оформляется на гербовом бланке и заверяется главой компании.
• Внутренняя. Направляется руководителю одной организации и не выходит за пределы компании.
• Информационная. Составляется регулярно и оповещает руководство о проводимых работах.
• Отчетная. Служит подтверждением завершения конкретных мероприятий.
• Инициативная. Выступает в роли побуждающего фактора к совершению действий для решения ситуации.

Невыполнение работы сотрудником должно быть официально подтверждено. Другими словами, при оформлении лица на работу в трудовом договоре должны четко указываться обязанности наемного работника, и под ними обязана стоять его подпись об ознакомлении. В противном случае работник-нарушитель может избежать взыскания.

Правила оформления докладной записки

Законодательно шаблон докладной не утвержден. Составляющий должен применять инструкцию по делопроизводству, действующую в компании. Документ может формироваться в любом варианте: его можно написать от руки или напечатать в электронном формате. Данный документ относится к инициативному виду записок.

Требования к оформлению:

• Записка составляется на стандартном листе форматом А4, можно использовать фирменный (гербовый) бланк предприятия.
• Указываются реквизиты организации (правовая форма, адрес, ИНН, название, КПП).
• В правой угловой части помечается адресат, должность.
• В левой стороне бланка указывается название документа.
• Формируется текст записки. Указывается фамилия нарушителя, излагается факт нарушения, указываются пункты внутренней инструкции, которые были игнорированы сотрудником.
• Если имеет место ущерб, причиненный компании по вине сотрудника, его размер также указывается.
• Прописывается мера наказания для нерадивого сотрудника, не допускающая в дальнейшем повторных нарушений с его стороны. Дисциплинарное взыскание назначается согласно трудовому законодательству.
• Документ заверяется подписью заявителя, указывается его должность, Ф.И.О.
• До поступления записки руководству она регистрируется, ей присваивают номер, указывается дата регистрации.

Образец составления можно посмотреть здесь.

Учет документов данного вида ведется отделом, выполняющим обязанности регистрации и ведения внутренней (внешней) переписки на предприятии. Регистрация происходит в журнале или в базе организации путем внесения номеров через компьютер.

При решении проблемы, изложенной в докладной записке, начальник может потребовать от нарушителя письменное объяснение отказа от выполнения рабочих обязанностей. Если работник не изъявляет желание составить объяснительную, начальник вправе составить акт, подтверждающий данный факт, и направить ее руководству.

Докладная записка о неисполнении сотрудником своих обязанностей должна сохраняться на предприятии в архиве. В случае если сотрудник подаст в суд для восстановления своих прав, записка будет выступать доказательством причины увольнения (взысканий) сотрудника в пользу компании.