Каждому предпринимателю по роду своей деятельности приходится отправлять и получать деловую корреспонденцию, оформлять приказы, составлять договоры, различные заявления. Все это предмет деловой коммуникации. Культура деловой переписки и этикет относятся к базовым инструментам деловой коммуникации.
Деловая коммуникация отличается от простого общения тем, что в процессе решаются важные задачи, которые способствуют развитию бизнеса или, напротив, могут поставить его на грань краха.
Этические нормы – это своеобразный посредник для нахождения компромисса между сторонами, сглаживания шероховатостей во взаимопонимании. Идеальный вариант в этом случае – тот, когда общение делает партнеров настоящими единомышленниками в деле.
Идеальный вариант в этом случае – тот, когда общение делает партнеров настоящими единомышленниками.
Формы письменной деловой коммуникации могут быть разными, но именно деловое письмо считается важнейшим этапом на пути к приобретению постоянного партнера.
Типы деловых писем
К деловой переписке обычно прибегают в случае, если партнеров разделяет значительное расстояние и непосредственный контакт сложно установить. Деловое письмо имеет ряд преимуществ:
- Работа над текстом сообщения дает возможность серьезно и без спешки подумать, взвешенно изложить свои мысли.
- Письмо содержит ценную информацию, которую всегда можно восстановить и привести как аргумент.
- Эмоции отходят на второй план, уступив место осознанному восприятию прочитанного.
Выделяют следующие основные типы деловых писем:
- Гарантийные письма и требования. Направляются в качестве гарантий выполнения взятых на себя обязательств.
- Письма-соглашения. Это официальное предложение о заключении сделки с указанием всех условий.
- Письма, выражающие отказ или согласие. Положительные или отрицательные ответы, в которых должно содержаться обоснование изложенной позиции.
- Письма с просьбами и извинениями, выражением благодарности. В письмах просят дать необходимую информацию касательно товаров и услуг, благодарят за помощь, а также проявляют вежливость, ненавязчиво выражая благодарность за сотрудничество. Извинения приносятся за задержки в отправке товара и другие возникшие трудности как по вине отправителя, так и по не зависящим от него причинам.
- Жалобы и претензии. Описания возникших проблем касательно конкретного товара или услуги. В случае наличия претензий – основания для их предъявления и суть самих претензий.
- Письма с запросами. Запрос направляется с целью получить предконтактную информацию, которая нужна для перехода на следующий этап делового общения.
- Приглашения и сопроводительные. Приглашение обычно направляется специалисту, которому предлагается принять участие в том или ином мероприятии. Сопроводительное письмо – бухгалтерский документ, оно служит товарным ярлыком.
- Рекламные письма, коммерческие предложения. Такие письма должны не просто служить рекламой товара или услуги, но и содержать подробное объяснение, чем выгодно такое сотрудничество.
Нормы составления деловых писем
Еще в 30-е годы прошлого века Дейл Карнеги заметил, что профессионализм составляет 15% успешного бизнеса, а деловое общение (то есть умение разговаривать с людьми) – остальные 85%. Это, в первую очередь, относится к менеджерам, частным предпринимателям и руководителям, от чьей коммуникативной грамотности и умения реагировать в сложившейся ситуации зависит их профессиональный имидж.
Чтобы письменные виды делового общения имели практическую и правовую значимость, необходимо соблюдать определенные правила этикета при оформлении документации.
Культура делового письма является дисциплиной, которая изучается с целью сократить время и усилия на составление писем. При этом общение должно стать результативным, поскольку письменная речь и стиль в составленном тексте соответствуют правилам этикета.
Культура деловой переписки предполагает обязательное соблюдение таких важных правил, как:
- Краткое и предельно ясное изложение мысли. Каждое предложение должно содержать только одну мысль.
- Выражение позиции, понятной партнеру по переписке, средствами, предлагаемыми правилами делового этикета. Нельзя нарушать рамок, установленных в международном правовом общении. Позитивный тон и такт служат тому порукой.
- Умение грамотно составить письмо с точки зрения грамматики языка, на котором оно пишется.
- Использование единых стандартов при написании делового письма. Унификация значительно облегчает процесс составления документов, а при использовании шаблона исчезает необходимость поиска формата изложения.
Деловое письмо всегда включает ряд серьезных аспектов, которые нужно рассмотреть. Письмо должно показывать, что автор проявляет интерес к общению и сотрудничеству. Культура делового письма заключается не только в знании правил русского языка и этических норм. Основой успеха письменных видов коммуникации была и остается четко сформулированная цель и призыв к действию.