Тендеры бывают двух видов: открытые и закрытые. Чтобы принять участие в открытых торгах, нужно просто отправить организаторам заявку и приложить к ней требуемые документы. А вот чтобы поучаствовать в тендере закрытом, нужно получить специальное приглашение. Такое письмо посылается только компаниям, выбранным заранее. Чаще всего, это крупные фирмы и консорциумы. Такое приглашение в письменном виде является единственным средством донесения информации о конкурсе до компаний. В нашей сегодняшней статье мы расскажем, что собой представляет приглашение к участию в тендере и какие сведения в этом документе должны быть указаны.
Данное предложение к участию в тендере оповещает определенный круг компаний, что намечается такое мероприятие, в котором они могут принять участие при выполнении определенных условий. Никакой информации никто больше увидеть нигде не сможет, ведь о проведении закрытых торгов не расскажут СМИ и интернет. Результаты проведения тендера, а также информация о его победителях тоже нигде не отражается.
Рассылка приглашений заказчику удобна, ведь это позволяет экономить время и финансы. Но после того, как тендер закрыт, понадобится согласовывать закупки с государственными органами, и это можно отнести к неудобствам.
Письмо-приглашение организаторы посылают в следующих случаях:
Чтобы приглашенные фирмы могли быстрее сориентироваться и понять, что нужно заказчику, конкурсное приглашение на участие в тендере должно содержать в себе такие данные:
Часто к приглашению организатор прикладывает так называемый информационный конверт. В нем содержатся все дополнительные материалы (фотографии, диски, брошюры). На этот конверт наклеивается специальная пометка, которая говорит участникам, что в этом письме находятся сопутствующие материалы, которые можно изучить. Конверт фирма получает через почту или с курьером.
Компания, которая приняла коммерческое предложение, должна обязательно этот факт подтвердить. Для этого пишется ответ, к которому прилагаются такие бумаги:
Когда заказчик получает документы, он узнает, что согласие получено, и компания будет участвовать в тендере.
Заказчику важно правильно проинформировать участников и направить им приглашения. От этого напрямую зависит проведение конкурса. Образец предложения об участии в тендере вы сможете посмотреть и изучить здесь.