Участие в тендере – это выгодная перспектива для развития бизнеса, но иногда по некоторым причинам возникает необходимость отказаться от участия в тендере. Данная практика – это совершенно нормальное дело. Вы никого не обидите, если напишете вежливое и правильно оформленное письмо-отказ.
Почему отказываются?
Причины для отказа могут быть самыми разными. Среди самых распространенных можно назвать:
- Приглашение пришло в максимально короткий срок до начала торгов. Например, до конца приема заявок осталось всего 3 дня. Можно предположить не совсем честные манипуляции со стороны организаторов. Они уже знают, кто выиграет, но хотят создать массовость и видимость честной игры.
- Принимать участие не стоит, если количество участников превышает шесть организаций.
- Отказаться можно, если организаторы нечетко прописали условия конкурса и вы не можете понять, каким образом будет выбран победитель. Должен быть предоставлен лист, на котором записаны названия компаний, которые участвуют. Возможно, в списке будет та, у которой не слишком хорошая репутация, и вам не захочется как-то связываться с ней. Если принимают участие действительно хорошие и солидные компании, стоит подумать о принятии приглашения. Это добавит позитивных очков к имиджу вашей компании.
Что нужно для написания отказа?
- Документы компании.
- Лист с условиями устраиваемого тендера.
- Присланное вам приглашение.
- Реквизиты фирмы, которая устраивает мероприятие.
Некоторые советы по написанию
Важно при составлении соблюдать правила ведения деловой переписки. Таким же образом пишется отказ от выигранного тендера. Письмо должно соответствовать требованиям:
- Написать его нужно на уникальном бланке компании, где указаны ее реквизиты.
- Вверху слева указываются имя компании-заказчика, ее адрес и телефон.
- Справа вверху приводятся данные своей компании или ставится специальный штамп, на котором они уже есть.
- Потом записываются номер и дата присланного приглашения. Указывается название, номер и дата написания письма с отказом.
- В центре пишут имя организатора тендера. В содержании отмечаются дата проведения торгов, данные организаторов, номер тендера.
- Затем четко и ясно указывают причины, по которым вы не можете участвовать в мероприятии. Главное, придерживаться вежливого и делового тона. Обязательно сообщите о возможности (или невозможности) дальнейшего сотрудничества и участия в будущих тендерах.
- Помните, что следует указать занимаемую должность и имя того, кто писал письмо.
Если вы новичок в мире тендеров и не уверены, что сможете правильно составить документ, лучше обратиться за помощью к специалисту, который сможет учесть все детали. Составляя причину отказа, вы можете опираться на предоставленный нами пример (образец).
Уважаемый (имя организатора или компании)!
Благодарим вас за предоставленную возможность участия в тендере. К сожалению, ваш проект находится за пределами объема наших возможностей на данный момент. Наша компания сейчас работает на полную мощность и уже задействовала все ресурсы, чтобы закончить начатые проекты вовремя.
С уважением, (имя вашей фирмы)
Тендеров много, а ваша компания одна, поэтому вы просто не можете принимать участие во всех мероприятиях. Вежливый отказ – самый лучший вариант, если вы не уверены, что сможете выиграть. Самое главное – всегда писать письмо так, чтобы было понятно, что в дальнейшем вы готовы сотрудничать.