На важные дела, отдых, совещания, поездки каждый человек тратит определенное время. Притом утро почти у всех начинается с мысленного плана на рабочий день. Например, 70% вы хотите отвести на основные проекты, 10% – на текущие дела, 10% – на работу с коллегами и 10% – на отдых. Вечером происходит анализ сделанного, и кажется, что почти все закрыто по плану. Но только техника хронометража покажет вам реальный расклад траты времени и даст возможность его эффективно распределить.
Хронометраж позволяет фиксировать то количество времени, которое человек тратит на то или иное действие. Вести данные можно на бумаге, диктофоне, в таблицах, даже на мобильном телефоне – предпочтение отдается тому способу, который более привычен и удобен каждому индивидуально. Выделяются шаги техники хронометража:
1. Фиксация всех дел с интервалом в 10-15 минут.
Когда вы совершили какое-то действие, приостановитесь на минуту и запишите количество потраченного времени и суть дела. Идеально фиксировать абсолютно все процессы с интервалом в 15 минут, но можно на первых порах просто указывать время начала процесса и его окончания. Например, «9:00-9:20 – проверка почтового ящика, просмотр сообщений». Позже к описанию процессов добавляют комментарии об их результативности или смежных действиях. Скажем, работая над презентацией, по чату вы общались с коллегой – это стоит пометить, чтобы объективно оценивать пользу потраченного времени.
2. Выбор показателей для корректировки.
Например, вы не довольны тем, что много времени тратите на пустое общение по телефону или слишком мало времени уделяете главному для себя проекту. Также показателем может стать то дело, на которое у вас постоянно не хватает «рук». Ставится цель, и выделяется соответствующий показатель.
3. Отслеживание выбранных показателей в динамике.
Рисуется от руки или составляется в электронных таблицах диаграмма с изменениями от недели к неделе или каждый день. При этом, как показывает практика, уже сам факт ведения графиков меняет ситуацию к лучшему. Вы подсознательно начинаете корректировать время с пользой для дела. Можно все показатели отражать в одном графике, чтобы видеть общую картину.
Техника хронометража позволяет эффективно распределять свои силы и имеющееся в распоряжении время в течение дня. Особенно это важно в тех случаях, когда работа заключается в выполнении одних и тех же манипуляций ежедневно. Рутина расслабляет, вызывает желание постоянно переключаться, а ведение собственного тайм-дневника будет немного отвлекать и оказывать благотворное влияние на результат труда.