• 05.10.2016
  • 184
Выбирай и управляй

Подходы к управлению временем

Управлять своим временем важно не только начинающим предпринимателям. Любой человек, который хочет добиться в своей карьере высоких результатов, должен контролировать свое рабочее время. Самоорганизация поможет выполнять дела в большем объеме и увеличит ваше свободное время. В современном менеджменте рассматриваются различные подходы к управлению временем. Какие из подходов подойдут в каждом конкретном случае, зависит от множества факторов: личных особенностей, желаемого результата, специфики компании и многого другого. Рассмотрим самые популярные подходы к управлению своим временем в этой статье.

Подходы к управлению временем

Классификация по жесткости

Известных подходов к управлению временем более ста. Сложно выбрать тот, который оптимально подходит вам по своей психологии. По степени контроля подходы можно разделить на два типа:

  • Жесткий контроль.
  • Гибкий контроль.
Подходы к управлению временем подразделяют по степени контроля: жесткий или гибкий.

Жесткая система предполагает полную самоорганизацию и пунктуальность. Ваше рабочее время должно быть расписано по минутам. К такой системе можно отнести современный европейский тайм-менеджмент.

Система предполагает, что вы распределите свои дела по приоритету их важности и распланируете свой день по минутам. Конечно, 20% времени необходимо оставить на непредвиденные дела. Жесткая система контроля не всегда подходит по менталитету россиянину. Дело в том, что нам начинает казаться, что, контролируя свое время до минуты, мы теряем свободу и становимся похожими на запрограммированные машины. Но у тайм-менеджмента много плюсов, поэтому, привыкнув жить по системе, человек обретет больше свободного времени.

Гибкий метод контроля более лоялен. Пример подобной системы описан советским ученым Александром Любищевым. Он предлагает планировать дела не строго по расписанию, а распределять их по значимости, например: 6 часов на значимые дела, 2 часа на малозначимые и вспомогательные. Притом степень важности дел определяется не заранее, а прямо в процессе работы.

В обоих случаях потраченное время тщательно анализируется, а «временные вампиры» уничтожаются. Жесткая система подходит для людей, привыкших к самоконтролю и пунктуальности. Если ваша личность творческая и жить по жесткому плану вы не готовы, то стоит остановить выбор на гибком графике.

Классификация по назначению

По своему назначению тайм-менеджмент подразделяется на три больших вида:

  1. Индивидуальный подход к управлению временем. Включает в себя техники, направленные на личностное развитие человека. Основная задача – организовать свое время так, чтобы его хватало на изучение материалов, посещение лекций, вебинаров.
  2. Ролевой или профессиональный подход. Техники направлены на работу в определенной сфере деятельности, например по профессии. На 50% профессиональный подход состоит из психологии и на 50% из способов повышения работоспособности. Тренинги по профессиональному тайм-менеджменту могут проводиться для группы сотрудников вашей компании или индивидуально.
  3. Социальный подход. Концепция социального подхода направлена на организацию межличностных взаимодействий людей в коллективе. С сотрудниками проводится тренинг, где выполняются упражнения по тайм-менеджменту.

Каждый вид может включать в себя различные приемы. Некоторые техники являются авторскими и получили высокие отзывы от пользователей. Например, в России популярна техника тайм-менеджмента Сергея Калинина, суть которой раскрывается в книге «Тайм-менеджмент. Практикум по управлению временем».

Рекомендуем к прочтению: Сергей Калинин «Тайм-менеджмент. Практикум по управлению временем».

Ключевые концепции у большинства современных авторов схожи, а вот методы используются индивидуальные. Учитываются современные технологии, которые упрощают многие виды производств и экономят время работников.

Начинается любая работа с постановки цели. Далее разрабатывается план-стратегия. Дела, с помощью которых цель будет достигнута, делят на важные, второй важности и не особо важные. Планировать рабочий день, свой и сотрудников, нужно так:

  • На первое место ставятся важные дела.
  • На второе место уходят дела второй важности.
  • Не особо важные дела выполняются по мере появления свободного времени.
  • Каждую неделю проводятся совещания, где анализируется потраченный ресурс.
  • Если в делах сотрудников и ваших замечены «паразиты», то их нещадно удаляют.

Эти простые правила помогают сплотить работу коллектива и повысить рентабельность компании.

Из вышесказанного можно сделать вывод, что единой системы тайм-менеджмента не существует. Подходов множество, как и приемов в психологии, и они могут пересекаться и дополнять друг друга. Эффективное управление временем для каждого предпринимателя подбирается индивидуально и может основываться на нескольких авторских практиках или на одной, подходящей конкретно вам.

Современные практики

Родоначальником концепции тайм-менеджмента считается Ф. Тейлор. На основе его учений по хронометражу трудовой деятельности промышленник и «отец» американского автомобилестроения Г. Форд разработал конвейер, сократив время сборки техники. Этот опыт до сих пор применяется на современных заводах и производствах.

В России одним из самых известных специалистов, разработавшим авторские способы бережного обращения со временем, является наш современник Глеб Архангельский. Его распространенные стратегии были внедрены многими крупными компаниями, в числе которых «Мегафон», «Банк24.ру», «MC – Bauchemie-Russia».

Глеб Архангельский говорит о том, что перед достижением цели нужно понять, что ты хочешь получить в итоге и только затем заниматься планированием. Любая трата ресурса должна анализироваться. Порой незначительный просчет сотрудников может вести к колоссальным потерям ресурсов.

Одним из первых топ-менеджеров, которым была использована эта методика, стал генеральный директор компании «Мегафон» Иван Таврин. Он пересмотрел концепцию работы с клиентами в своей компании. По его словам, большое количество времени у менеджеров уходило на рассказы об услугах клиентам, которые не всегда выслушивали предложение до конца.

В 2016 году каждый разговор с клиентами оператором начинается с вопроса: «У вас есть несколько минут ответить на наши вопросы?» Эта знаменитая фраза помогла сократить время на разговоры с клиентами, которым попросту некогда выслушивать предложения оператора, на 70%. Эффективность телефонных разговоров повысилась.

Не всегда работники компании понимают, зачем нужно вводить систему тайм-менеджмента и планировать свое рабочее время. Так, исполнительный директор компании «Банк24.ру» Борис Дьяконов сначала сам увлекся идеями Архангельского, а затем принудительно начал проводить лекции среди своих сотрудников. В банке были введены системы планирования и совещания, где рассматривался анализ потраченного времени, проводилась работа над ошибками.

Сотрудники были недовольны, так как лекции и собрания проходили в выходные дни. Но первые лица компании ясно дали понять сотрудникам, что ценят только тех работников, которые умеют экономить время. В итоге компания «Банк24.ру» стала первой среди конкурентов, кто внедрил стандарт управления качеством ISO 9001: 2000. Зарплаты сотрудников выросли, а времени на работу стало уходить меньше.

Невозможно в одиночку управлять временным ресурсом компании. Руководитель должен разработать сам или внедрить уже существующую методику, которая будет наиболее эффективна для его бизнеса. Причем начинать нужно с себя и лишь затем требовать использования выбранной практики коллективом.

Управлять временем своих работников не менее важно, чем своим. Только зная, чем заняты работники в данную минуту, можно планировать совещания, акции, конференции. Эффективность работы тайм-менеджмента в компании достигается только сплоченными действиями ее главы и всего нанятого коллектива.

Будьте в курсе новостей:
Подписаться
Вверх