Учет использования рабочего времени

Формы для первичного заполнения

Все документы, которые необходимы для учета рабочего времени в компании, регламентируются Госкомстатом РФ. К первоначальной документации для учета рабочего времени (в дальнейшем – УРВ) и средней численности сотрудников относятся следующие табели и приказы:

1. Приказ о зачислении сотрудника на предприятие по форме Т-1. На основе приказа о приеме заводится личная карточка сотрудника, делается отметка в трудовой книжке и открывается лицевой счет.
2. Личная карта по форме Т-2. В личную карточку вносится вся информация о новом сотруднике: ФИО, воинская служба, образование, сведения о сертификатах, дата рождения.
3. Форма Т-5. Применяется при переводе работника из одного подразделения компании в другое.
4. Приказ о завершении трудовой деятельности по форме Т-8. На основании этого документа сотрудника увольняют и рассчитывают в бухгалтерии.
5. Табель УРВ и заработной платы по формам Т-12 и Т-13. При автоматизированном контроле применяется форма Т-13. Первый вариант заполняется в бухгалтерии от руки. Все отработанное и неотработанное время по форме Т-12 предоставляется в бухгалтерию компании на титульном листе.

Вся первичная документация на сотрудников ведется в единственном экземпляре и хранится в компании у бухгалтеров и в отделе кадров. При помощи форм Т-12 и Т-13 легко произвести учет рабочего времени каждого сотрудника и осуществить контроль за тратой ресурса. На основании табелей организация рассчитывает зарплату сотрудникам и составляет статистический отчет, который необходим, чтобы повысить коэффициент при оплате.

Табель заполняется двумя способами:

• Ежедневно записываются явки, неявки, опоздания.
• Отмечаются только отклонения от общего графика.

Любые отклонения от общего графика, будь то переработка или опоздания, должны подтверждаться документально при помощи больничного листа, приказа от начальства.

Переработка и простои

Время переработки коллектива, например, бригады, может фиксироваться при помощи списков, где указываются все лица, осуществляющие дополнительную работу. Документ составляется директором подразделения или компании и заверяется подписью и печатью. В списке четко отражается количество переработанных коллективом часов. Простои производства тоже фиксируются в табеле на основании документации. На основании учета рабочего времени на каждого сотрудника ведутся основные документы:

1. Платежка или ведомость по форме Т-49. Применяется при расчете и начислении зарплаты нанятым лицам. Если в компании ведется данная форма, то допустимо не заполнять расчетные ведомости.
2. Форма Т-51 – расчетная ведомость. Необходима для расчета зарплаты сотрудникам на любой должности. Таким образом удобно организовать учет на предприятии.
3. Лицевой счет по формам Т-54 (устаревший) и Т-54а. В данной форме заполняются личные данные каждого сотрудника компании и номер лицевого счета. На основании этих данных высчитывается средняя заработная плата работника и начисляются отпускные.

Для любого сотрудника производства или торговой компании устанавливаются трудовые нормы, которые не должны противоречить ТК РФ. Так, максимальное число рабочих часов в неделю не должно превышать 40 ч. (до 36 или 24 часов для некоторых вредных производств).

Состав и зарплаты

При учете общего рабочего времени составляется список, который включает в себя полный состав сотрудников. В список не вносятся лица, которые совершали временные работы по трудовому договору, или совместители.

Чтобы правильно произвести УРВ на производстве, необходимо вычислить среднюю численность вашего коллектива. Для вычисления используется формула:

Ч ср. = Ч пост. сот. + Ч совместителей + Ч подчиненных.

Далее рассчитывается каждый сотрудник отдельно, и проводится анализ за последний год. Коэффициент использования рабочего времени сотрудниками за прошедший год сравнивается с предшествующим периодом. Для его расчета анализируется дневник сотрудника или табель учета рабочего времени. Если норматив коэффициента фондов был превышен, значит, показатели эффективности компании растут. Рассчитывается коэффициент по формуле:

Нвр = Тпз + То + Твс + Тобсл + Тотл.

Нвр – нормированное время, которое затрачивает работник за один трудовой день.

Тпз – время, затраченное на подготовку своего места и завершающие мероприятия.

То – время, которое затрачено на основной труд.

Твс – время на вспомогательные действия.

Тобсл – время, которое необходимо для обслуживания своего рабочего места.

Тотл – время, затраченное на отдых и личные привычки.

При выплатах сотрудникам учитывается коэффициент заработной платы каждого. Коэффициент может повышаться в зависимости от занимаемой должности, продвижения по служебной лестнице, времени, которое работник посвятил вашей компании. Среднемесячная зарплата сотрудника рассчитывается согласно учету рабочего времени и не может составлять сумму ниже установленного прожиточного минимума в России.

Заработная плата сотрудников делится на две части: основную и дополнительную. Основной называется фиксированная сумма, которую работник получает в компании. Дополнительный заработок – это суммы, которые начисляются плюсом к основной на основание учетного табеля рабочего времени за переработанные часы, премии. Поэтому важно вести ежедневный УРВ каждого сотрудника. Проще это делать автоматически по пропускной системе. В небольших компаниях, где устанавливать автоматику невыгодно, нанимается специальный человек, который производит ежедневный учет.

Учет рабочего времени, только на первый взгляд, занятие бесполезное. На основе учета производится анализ, который влияет на эффективность компании и ее рост, характеризует ее развитие.