Инструменты тайм-менеджмента

Какие усилия понадобятся

Тайм-менеджмент начинается с саморазвития личности, которая хочет улучшить продуктивность своей работы. Поэтому важно соблюдать следующие нормативы:

• Ежедневная установка ориентира (список дел и задач, поставленных на сегодня).
• Распределение задач (указать приоритетность поставленных задач).
• Расчет необходимого времени на каждую задачу из списка.
• Внесение заметок о готовности с указанием потраченного времени в списке.

Чем поможет

Инструменты планирования помогают вам в решении ряда важных задач:

• Достичь цели.
• Сделать это быстрее соперников.
• Развиваться в различных сферах.
• Тратить минимум времени на выполнение задачи.
• Тратить максимум времени на отдых, семью и любимые дела.

Вы задумывались, как часто вас посещает гнетущая мысль о нехватке времени? Специально для таких случаев разработаны инструменты планирования, которые подскажут вам, с чего стоит начать планирование времени и на что обратить внимания. Овладев нехитрыми навыками, вы не будете торопиться с дедлайнами, опаздывать на деловые встречи и испытывать из-за этого стресс. Вы автоматически повышаете свою производительность! Здорово, не правда ли?!

Инструкция по внедрению

Планирование рабочего дня может стать вашим стилем жизни. Для этого первым делом необходимо установить, каким делам вам необходимо уделить внимание, а каким – нет.

Далее необходимо выявить пробелы в своем рабочем дне, то есть на что зря уходит время: избыточный интерес к ленте новостей, чаепитие, болтовня с коллегами, игры или даже перекуры. Если вы хотите расти как личность и профессионал, с пустой тратой времени придется расстаться.

После того как вы поняли, на что уходит бесценное время, необходимо поставить цель. Это планка, к которой вы будете стремиться несмотря ни на что. Без цели проект тайм-менеджмента обойтись не сможет. Если же перед вами стоит несколько целей, необходимо расставить приоритеты. Если цель недостижима в ближайшей перспективе, разбейте ее на несколько промежуточных.

Итак, вы придумали план на месяц или на день. Чтобы ничего не забыть в процессе его осуществления, используйте планировщик. Он может быть как бумажным, так и электронным (например, в виде приложения для вашего смартфона). Даже если вы умеете говорить людям «НЕТ», необходимо оставлять в плане на день хотя бы пару свободных часов для форс-мажорных обстоятельств. Другу понадобилась помощь или супруга не успела забрать ребенка из школы – без этого никуда не деться.

Чем помогли Великие

Не случайно, среди родоначальников тайм-менеджмента крупнейшие деятели: политики и ученые, чья бережливость к вопросам времени особенно значима. Разберем приемы некоторых из них:

1. Планирование времени по Франклину. Известный всем Бенджамин Франклин, изображенный на стодолларовой купюре, разработал систему, «направленную вперед». Нужно определить для себя глобальную цель и разделить ее на этапы, необходимые для достижения, от сегодняшнего дня до финальной даты. Франклин, к примеру, разработал такой план в 20 лет и на всю жизнь. Подробнее о методе здесь.
2. Матрица Эйзенхауэра. Еще одна президентская методика. Дуайт Эйзенхауэр, он же 34-й президент США, разработал вполне простой, но эффективный способ планировки времени на каждый день. Делим лист бумаги на четыре части: А – срочные и важные дела, Б – важные, но несрочные, В – неважные, но срочные, Г – неважные и несрочные. Все запланированные дела на день распределяем по колонкам и придерживаемся плана!
3. Метод Парето. Метод был разработан на основе работ итальянского инженера, экономиста и социолога XIX века, обнаружившего, что 80% результата дают не более 20% усилий, и наоборот. Это популярный метод оптимизации деятельности. Выбираем только минимум ключевых действий для достижения результата. «Отсеяв» лишнее, вы не тратите время и силы на решение и анализ ненужных задач.

На заметку

Для успешного развития «привычки» тайм-менеджмента используйте инструменты планирования, начинающиеся со слова ВСЕГДА:

• Составляйте план на будущий день, он выделит задачи первостепенной важности и не позволит упустить что-то ценное из виду.
• Откладывайте или оставляйте за порогом кабинета дела, способные отвлечь.
• Все рабочие вопросы, совещания и планерки совершайте в четко назначенное время.
• Определите часы, когда ваша производительность достигает максимума, и планируйте на этот отрезок времени самые сложные дела.
• Оставляйте временной запас каждый день и развивайте умение оперативно вносить правки в план.

Итоги

Не важно, какую теорию по внедрению тайм-менеджмента в свою жизнь вы выберете. Важно осознать, что вам это нужно. Без желания, старания и стимула любая теория так и останется теорией, и только жажда достижения цели переводит теорию в успешную практику!