Время – это ценный и невосполнимый ресурс. Можно заработать деньги, найти новых работников, а вернуть даром потраченное время невозможно. Только проводя систематический анализ использования рабочего времени, можно заметить, куда тратится ценный ресурс и какие дела стоит исключить из списка обязательных. Наука об управлении временем, тайм-менеджмент, учит предпринимателей вести свои дела продуктивнее и в более короткие сроки. При этом нет необходимости напрягаться, главное – понять, куда тратится рабочее время. Как проводится анализ использования фонда рабочего времени, каковы его способы и задачи, рассмотрим ниже.
Любой человек имеет привычки, которые занимают немалую часть нашего времени. Грамотный управленец должен разобраться, куда уходит его рабочее время и ресурс работников. Контролировать свои привычки сложно, поэтому все дела за день лучше записывать в блокнот или специальную таблицу. Контролировать собственный временной ресурс предприниматель может двумя способами:
Первый способ пригоден для руководителей, которые практически работают только в пределах учреждения. Вот как характеризует один из американских предпринимателей свою реакцию на результат такого учета: «Учет времени моя секретарша ведет уже не первый год, но каждый раз, анализируя свой график, я удивляюсь, сколько же времени уходит на второстепенные дела».
Вести самостоятельный контроль при помощи дневника или таблицы более эффективно. Дневник не только поможет сделать анализ затраченного ресурса за определенный промежуток времени, но и научит следующему:
Небезосновательный вопрос, который задают начинающие предприниматели: когда делать записи, если рабочий день и так уплотнен? Грамотный менеджер должен затратить определенное время для изучения своего времени, чтобы впредь использовать его лучше. Записи могут производиться на работе, например перед уходом домой, или дома, перед сном. Старайтесь не тратить на них продуктивное время. Они должны быть объективными.
В дневник записываются все рабочие моменты пошагово с причинами. Делать записи проще, если использовать простую систему символов и обозначений. Например: вы отвлеклись на разговор по телефону и затратили на это 15 минут. Запись можно осуществить всего несколькими буквами: Р – разговор, Н – неважный, П – плохо.
В конце недели вы сможете оценить свое время и поймете, сколько трудовых ресурсов ушло в пустоту.
Сложнее анализировать время работников производства. Когда предприятие располагает множеством сотрудников, сделать анализ их работы в конце года поможет специальная таблица-график, куда вносятся пометки. Анализ времени работников предприятия поможет руководителю проще продвигать дисциплинированных и трудолюбивых сотрудников и наказывать халтурщиков, по чьей вине эффективность компании падает. Оценка сотрудников будет проведена более объективно и обоснованно.
Согласно ТК РФ, ст. 91, рабочим временем называется ресурс, который нанятый человек должен посвятить трудовой деятельности в компании. Обязательное рабочее время регламентируется трудовым договором. Для составления анализа эффективности рабочего времени сотрудников учитывается прошедший период, который сравнивается с предшествующим ему.
В крупной компании для простоты исчисления применяются термины, которые использует известный современный экономист Людмила Чечевицына:
От каждого сотрудника требуется отработать определенное количество часов за смену, но оно не должно превышать регламент Трудового кодекса (не более 40 часов в неделю, все, что сверху, – с оплатой за сверхурочные).
Чтобы провести анализ фонда рабочего времени организации, используются следующие показатели:
Для расчета использования рабочего времени сотрудников используют следующую формулу:
Д – это средняя продолжительность рабочей смены в компании.
ЧЧ – отработанные человеко-часы.
С – затраты на работу вне графика.
ЧДф – фактически отработанные дни сотрудниками.
Затем применяется вторая формула:
Где:
Г – количество дней, которое один сотрудник отработал за отчетный год.
Ч/Д – число человеко-дней, которые отработали все сотрудники за отчетный период.
СРЧ – среднее число сотрудников в компании.
Полученные цифры помогут выполнить точный анализ и повысить эффективность производства.
Структура календаря рабочего времени представлена в виде рисунка ниже:
В календарный фонд включено все рабочее и нерабочее время, которое затрачено сотрудниками. Для наглядности анализа составляется таблица, где заполняются следующие столбцы: план, фактическая цифра, отклонения от плана. Эти цифры сравниваются с аналогичными за предшествующий год, и вычисляются потери рабочего времени.
Расчет и анализ рабочего времени сотрудников осуществляется согласно табелю, который должен вестись в каждой компании. В табель заносятся часы, которые сотрудник отработал, прогулы и их причины. Благодаря анализу вам будет проще понять, какие сотрудники выполняют свои обязанности, а кого стоит заменить. Анализ в целом поможет высчитать, насколько эффективно работал ваш коллектив и что стоит изменить.
Более производительная работа при прочих равных условиях (умения, интеллект, знания) может быть достигнута за счет анализа своих трудовых привычек и пересмотра некоторых из них. Как вы работаете? Это вопрос, на который должен ответить любой, прежде чем начать улучшать трудовые привычки, потому что нельзя улучшать их, не зная, каковы они. Спросите себя:
Чтобы ответить на эти вопросы, следует придерживаться определенной практики совершенствования использования времени, смысл которой заключается в том, что владелец любой компании все время учится использовать свое время и только затем ресурс своего персонала.