Для подсчета поступившей продукции от юридических лиц, а также материалов для дальнейшей переработки, лицо, ответственное за материальные ценности, или заведующий складским помещением в день приема обязательно формирует приходный ордер. В учетной (бухгалтерской) политике организации сразу устанавливается форма приема продукции и материалов для обработки. Здесь могут использовать самостоятельную анкету, разработанную в компании и содержащую всю необходимую информацию согласно ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Но чаще же всего в бухгалтерии применяется типовая межотраслевая форма № М-4.
Кассовый документ составляется в ту же дату в единственном экземпляре, что и приход товара на склад. Каждая поставка и продажа должны быть оформлены отдельным документом. Но здесь бывают свои исключения, когда от одной компании-поставщика несколько раз за день поступают новые материалы. Тогда приходный ордер заполняется единожды.
По окончании рабочей смены кладовщик определяет объемы и стоимость поставленных партий товаров и фиксирует информацию в специальном документе. Данное правило можно найти в Приказе Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н, ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и ПБУ 1/2008.
Если организация работает с драгметаллами, драгоценными и полудрагоценными камнями, то при поставке в ордере необходимо указать код регистрации техпаспорта в специально отведенной для этого графе («Номер паспорта»).
Не имеет значения, каким образом оформляется документ: это может быть ручной способ или с помощью программных средств. Все зависит от политики учета конкретной компании.
Бланк типовой формы № М-4 можно скачать здесь. Он содержит следующие поля и графы:
В конце табличной формы необходимо указать итоговые суммы по каждой графе. Пустые строки подчеркиваются. Документ визируется заведующим складом организации-получателя и лицом, поставившим товар. Далее печатный документ или электронная форма передается в бухгалтерский отдел.