Составляем правильно

Выписка из штатного расписания

Штатным расписанием называется документ внутреннего пользования, в котором приведена информация о количестве сотрудников организации, а также прописаны их ставки и суммы заработной платы. Составляется оно ежегодно и утверждается официальным приказом. Выписка из штатного расписания делается в случае нецелесообразности копирования всего документа и должна точно воспроизводить соответствующую его часть. Существуют также определенные требования к порядку ее составления.

Как правильно составить выписку?

Форма выписки из штатного расписания не регламентирована никакими актами или положениями. Так что при ее составлении необходимо руководствоваться непосредственными требованиями к составлению штатного расписания, а также общими правилами оформления выписок. Пошаговая инструкция по составлению выписки из штатного расписания выглядит так:

В выписке точно воспроизводятся реквизиты, обозначенные в штатном расписании, и только перед «именем» документа указывается слово «выписка».
Выписка непременно должна содержать на титульном листе дату составления с номером регистрации «материнского» документа, то есть штатного расписания. Номер и дата оформления самой выписки никому не интересны.
Подпись руководителя, который составляет штатное расписание и утверждает его, в выписке не ставится. На последней странице пишется лишь его должность, а также фамилия и инициалы.
Выписка из штатного расписания по юридической силе равна его копии. Легитимность ей придают печать организации и отметка (подпись) о заверении должностным лицом.

Выписка из штатного расписания по юридической силе равна его копии. Легитимность ей придают печать организации и отметка (подпись) о заверении должностным лицом.

По общепринятой практике, правила составления выписки прописываются в локальных актах, а оформляется она на бланке организации. Важный момент: документ, который предназначен исключительно для внутреннего пользования, печатью не заверяется. Бывает, что выписка занимает сразу несколько листов. В такой ситуации совершенно не обязательно заверять каждый из них. Достаточно просто сшить листы и наклеить на обороте последнего листка бумаги (пломбу) с надписью, содержащей сведения о количестве скрепленных листов. Естественно, пломбу нужно заверить печатью и подписью руководителя.

Кому может понадобиться данный документ?

Как правило, выписку чаще всего запрашивают сами сотрудники организации. Они имеют на это право согласно ст. 62 ТК РФ. Запрос, кстати, оформляется в письменной форме. Различные проверяющие органы (МВД, ОБЭП, Роспотребнадзор) также могут запросить выписку из штатного расписания для выяснения определенных нюансов деятельности организации.

Если выписка оформляется для конкретного сотрудника, то в ней должна содержаться информация, касающаяся исключительно этого человека. Ст. 88 ТК РФ защищает персональные данные работников и не допускает их передачу третьим лицам.

В том случае, если у организации имеются филиалы, штатное расписание составляется в главном офисе, а после выписки из него распространяются по дочерним подразделениям по почте или факсу. Образец выписки из штатного расписания вы найдете здесь.