В каждой современной организации есть такой документ, как штатное расписание. Это документ не обязательный, но полезный. В этой статье мы расскажем, для чего он нужен, каковы правила его составления и утверждения, когда и как необходимо менять этот документ, на что следует обратить внимание в процессе составления, какова должна быть его структура и каков срок хранения документа.
Функции, которые упрощают его применение, включают:
Правильнее и удобнее начинать составление штатного расписания с унифицированной формы № Т-3. Однако стоит знать, что сегодня использование унифицированных форм – необязательное условие. Предприятия имеют полное право самостоятельно прописывать и утверждать нужные для работы структуры и формы учетных документов. Причем составлять штатное расписание можно как в печатном виде, так и в рукописном.
Большинство российских компаний для разработки штатного расписания используют унифицированную форму №Т-3 по той простой причине, что это удобно и привычно для сотрудников HR-отдела и управленцев. Что касается государственных организаций, то для них обязательно необходимо использовать установленные формы документов первичного учета.
Пример составления штатного расписания для одной должности можно посмотреть здесь.
В процессе составления штатного расписания собственник организации указывает срок действия документа и принимает решение, прописывать ему конкретные даты или нет. Трудовое законодательство России не диктует четких ограничений по времени действия штатного расписания, поэтому организация может установить свои даты либо не устанавливать их вовсе.
Однако если штатное расписание содержит точные даты, пункты должны быть реализованы в соответствии с ними. Когда период действия документа закачивается, обязательно нужно согласовать новый, даже если перемен в содержании не было. Кроме того, работники не обязаны знакомиться с документом, ведь он не является локально-нормативным, соответственно, работодатель не обязан под подпись знакомить работника фирмы со штатным расписанием.
Основные задачи штатного расписания – это указание должностей компании, уровней заработных план и базовый KPI, а также стандартных бонусов и надбавок по каждой должности.
Штатное расписание выглядит таким образом:
В штатном расписании компании не следует прописывать конфиденциальную информацию о сотрудниках, не стоит указывать иные личные данные администрации или работников.
Если нужен документ, в котором будет присутствовать каждая штатная единица с Ф. И. О., основной информацией, рекомендуется использовать унифицированную форму штатного расписания. Схема штатного расписания должна быть небольшой, простой и доступной для понимания менеджеру по подбору персонала, инспектору по кадрам и самому руководителю.
Также в штатном расписании может быть указано:
В состав расписания можно ввести перечисление должностей в зависимости от уровня исполнения (ответственности), категории и размера заработных плат. Также возможен пункт «Назначение», в котором указывают дату вхождения в должность. Отличные примеры составления документа можно посмотреть по ссылке.
В соответствии с единым правилом, прописывает штатное расписание организация самостоятельно. Отделения и филиалы подчиняются главному офису и не являются отдельным юрлицом. Поэтому внутреннее штатное расписание распространяется и прорабатывается для работы локального производства и других подразделений этого юридического лица в целом. Контролирует этот внутренний документ инспектор по кадрам либо руководитель отдела кадров, согласовывая основные моменты по мотивации с собственником предприятия и руководителями отделов.