Работники кадровой службы, бухгалтер или руководитель, занимаясь комплектацией сотрудников в организации, рано или поздно обращаются к вопросу составления расписания по штатным единицам. Хотя план по кадрам не является обязательным документом для работодателя, желательно иметь подробную таблицу в перечне локальных бумаг. Утверждение штатного расписания – это ответственное мероприятие, которое требует точности и не приемлет ошибок. Познакомимся с правилами формирования бланка, чтобы не возникало вопросов у проверяющих инстанций.
Штатное расписание упрощает контроль за деятельностью сотрудников и позволяет избежать штрафных санкций со стороны трудовой инспекции и налоговой службы в соблюдении норм охраны труда. Строгой обязательности в наличии документа нет, но лучше ввести в папку внутренней документации бланк, который известен как форма Т-3. Унифицированный бланк утвердило Постановление Роскомстата РФ № 1. Согласно ему, он является рекомендательным.
Если организация пренебрегает введением штатного расписания, то во время очередной проверки по кадрам может получить предписание заплатить штраф. Тогда руководителю придется издать приказ о формировании кадрового отчета.
Штатное расписание дает полную картину занятости сотрудников:
Посмотрев в правильно составленное расписание, можно понять общую расстановку кадров на предприятии. Фонды и контролирующие ведомства в любой момент могут потребовать предоставление бланка для уточнения информации по конкретному сотруднику, начислению заработной платы, налогов, взносов. Поэтому работодателю стоит принять во внимание важность штатного расписания и формирования кадровой структуры.
Введение штатного расписания в перечень локальных документов требует соблюдения определенных правил. Можно придумать и утвердить свою форму для внесения информации о сотрудниках, но удобнее использовать типовой бланк Т-3. Здесь уже предусмотрены основные разделы для заполнения. Корректировка допустима, если для этого есть необходимость при создании кадровой структуры в конкретном случае, но новая форма должна быть утверждена руководством.
Итак, обозначим этапы, которые обязательны для получения конечного результата:
После этого любые изменения, правки, дополнения возможны только по специальному приказу или после составления нового штатного расписания. Порядок внесения новых сведений должен быть также прописан в инструкции по ведению штатного расписания.
Особое внимание стоит обратить на то, какая дата должна быть указана в приказе и штатном расписании. Иногда процедура формирования кадровой структуры занимает не один день, потому что должны быть учтены все нюансы. Информация в графах о должности и заработной плате должна совпадать с трудовым договором сотрудника. Лицо, ответственное за заполнение формы Т-3, должно изучить все документы, чтобы не возникало противоречий. Они чреваты проблемами с контролирующими органами.
Даты приказа о начале формирования штатного расписания, создания бланка и утверждения введения штатного расписания могут различаться. Это не является нарушением.
Некоторые учреждения создают свои бланки для ведения учета кадровых единиц, их деятельности и вознаграждения за труд. За образец заполнения таблицы можно взять в интернете типовое штатное расписание любой организации. Стоит помнить, что кадровая расстановка, не утвержденная руководителем, не считается действительной.
Разрабатывается и утверждается расписание на год, но может быть продлено и на больший срок, если нет предписаний для корректировки.
Деятельность юридического лица или индивидуального предпринимателя находится в динамике, что не может не влиять на количество сотрудников. Некоторые организации расширяются, набирая новых людей и открывая новые вакансии. Другие, наоборот, вынуждены сокращать штат, менять названия подразделений или должностей. Соответственно, перемены требуют пересмотра штатного расписания, утвержденного ранее.
Иногда для работодателя, решившего сократить штат и уволить некоторых сотрудников по ст. 81 п. 2 ТК РФ, наличие в учреждении штатного расписания является доказательством, что права работника не нарушены. По трудовому законодательству работодатель не имеет права расторгнуть договор с сотрудником по своей инициативе. Исключением является только факт сокращения штата. Расписание, составленное по всем правилам, подтверждает факт того, что в штате произошли сокращения в связи с отсутствием иных вакантных должностей, на которые имели право претендовать увольняемые люди.
При предоставлении формы Т-3 в суд, если возникнет такая ситуация, факт отсутствия нарушений будет подтвержден.
Несмотря на то что ТК РФ и иные федеральные законы не требуют внедрения штатного расписания в перечень локальных документов, наличие правильно оформленной кадровой структуры никогда не будет лишним. Процедура создания и утверждения унифицированного бланка не занимает много времени. Если вы еще не издали указ о формировании кадровой структуры, то не поздно подумать об этом сейчас.