Упрощаем документооборот

Электронный счет-фактура

Данный документ в электронном виде содержит в себе практически все сведения и реквизиты, которые имеются в его бумажном аналоге. Именно поэтому на электронные счета-фактуры распространяются все процедурные требования по оформлению и представлению. В частности, они должны подписываться руководителями, выставляться в строго определенный срок (не позднее пяти дней), регистрироваться в соответствующих журналах учета.

О том, какие преимущества и недостатки влекут за собой выписка и использование электронных счетов-фактур, пойдет речь в этой статье.

Правила обращения с документом

Новые формы электронных счетов-фактур были утверждены Приказом № ММВ-7-6/93 ФНС РФ. Порядок обращения с ними, который имеет отличия от правил работы с бумажной документацией, остался прежним и в 2017 году.

Основные положения:

Электронная версия признается юридическим оригиналом-аналогом бумажного документа.
Срок хранения документа составляет 4 года.
Передача счета-фактуры допускается только в утвержденном формате и исключительно через зарегистрированного ФНС оператора электронного документооборота.
Электронный документ служит основанием для вычета НДС.

Формирование счета-фактуры осуществляется в единственном экземпляре. Руководитель компании или уполномоченное им лицо обязаны подписывать документ электронной подписью (ЭП), принадлежащей им (п. 6 ст. 169 НК РФ). Для оформления документа необходимо использовать формат XML, потому что это дает возможность обрабатывать их в автоматическом режиме и более быстро осуществлять проверку на предмет нахождения ошибок в данных.

Для оформления документа необходимо использовать формат XML.

Правила обмена счетами-фактурами регламентируются пр. № ММВ-7-6/253 через официальных операторов, перечень которых указан на сайте Федеральной налоговой службы. Они предусматривают несколько шагов:

Электронный счет-фактуру заверяет своей ЭП продавец продукции, при этом дата его выставления автоматически фиксируется оператором.
После этого он передается в автоматическом режиме покупателю (также с фиксацией даты и времени).
По получении документ подписывается покупателем, который обязан направить в адрес продавца сообщение о получении счета. Более детально ознакомиться с тем, как выставить счет-фактуру, можно здесь.

Дата и время отправки продавцом / получения покупателем счета имеет большое значение. Именно по ним определяется принадлежность документа к тому или иному налоговому периоду, и эти даты, как правило, более всего интересуют представителей контролирующих органов во время проверок. Заполнить и представить «задним числом» достоверный документ действующая в стране система электронного документооборота не допустит.

Корректируем, учитываем и предоставляем

Продавцам следует учитывать, что корректировка счетов-фактур возможна только путем формирования новых электронных документов. Причем эти документы так и будут называться: исправленными и корректировочными. Например, если в счете-фактуре найдены неточности и ошибки или же если электронный документ неверно отражает хозяйственную сделку, то продавцу необходимо выполнить исправление технической ошибки. В том случае, когда изменения в содержании сделки произошли уже после выставления счета (например, изменилась стоимость партии товара), оформляется корректировочный документ.

Журналы регистрации продаж/покупок ведутся с целью ведения учета сумм НДС. В них заносятся сведения об электронных счетах-фактурах:

В журналы учета продаж – по мере необходимости уплаты НДС.
В журналы учета покупок – когда возникает право на получение вычета по налогам.

Для всех видов счетов установлена единая регистрация.

Правила предоставления отчетной документации в налоговые органы, в том числе электронных счетов-фактур, через сеть Интернет регламентируются Налоговым кодексом и обязательны для исполнения всеми ИФНС. Они предполагают, что налоговая инспекция отправляет электронное сообщение налогоплательщику, в котором предлагается представить для проверки необходимые документы. Их перечень указывается в специальном сопроводительном письме. После подготовки требуемых документов, налогоплательщик направляет их в инспекцию. В отдельных случаях допускается возможность представления в налоговые органы в электронном виде заверенных копий счетов-фактур на бумажных носителях.