Как хранить отчеты кассира

Кассовая документация имеет свое время хранения и имеет отличия от сроков хранения других документов.

При проведении кассовых операций оформляется следующая документация:

• Приходно-кассовый ордер (ПКО). Оформляется этот документ, когда в кассу поступают денежные средства (ДС). Можно делать ПКО единожды в день, при условии, что приход ДС оформлен кассовым чеком или бланком строгой отчетности (БСО).
• Расходно-кассовый ордер (РКО). Составляется документ, если происходит расход ДС из ККТ. Кассир, после сверки личности получателя по удостоверяющему документу, выдает денежные средства с оформлением РКО, который заверяет своей подписью главбух. Директор организации подписывает документ, если бухгалтера или главбуха нет как единицы штата.
• Кассовая книга. В ней отражены все движения ДС. Ежедневно, после завершения смены, кассир должен отчитаться в кассовой книге, осуществить вывод денежных средств и сделать пересчет. Книга не заполняется, если за день не было никаких приходов или расходов ДС.
• Книга учета. Заводится она, если в составе персонала предприятия больше одного кассира. В ней фиксируются движения денежных средств между старшим и младшим кассирами. Информация в книгу вносится по ходу смены и подтверждается подписями обоих лиц.
• Платежная и расчетно-платежная ведомости составляются при денежных перечислениях (заработная плата, стипендия и т.д.) подчиненным.

Вся кассовая документация может вестись 2 способами: на бумажных носителях и в электронном виде.

Теперь о продолжительности хранения. Срок хранения отчета кассира в бухгалтерском и налоговом законодательствах разнится.

Согласно ст. 23 НК РФ, документация с отображением учета по бухгалтерии и налогам должна храниться 4 года. Тот же срок действует относительно документации, которая показывает расходные и доходные операции организации.

При этом Закон № 402-Ф3 «О бухгалтерском учете» гласит, что финансовые (бухгалтерские) отчетные документы подлежат хранению в течение 5 лет с 1 января следующего года. Закон также обязывает руководство предприятия хранить документацию. Законом № 125-Ф3 разрешено хранение отчетных бумаг в самостоятельно организованных архивах за пределами мест, в которых осуществляется деятельность.

В соответствии с приказом № 588 от Министерства культуры РФ, хранение отчетов кассира также должно осуществляться на протяжении 5 лет.

Поскольку законодательно максимальный промежуток времени для хранения – 5 лет, то в этот срок документация должна быть в сохранности.

При нарушении срока хранения документов или их повреждении предусмотрена административная ответственность:

• Для лиц, занимающих ответственные должности: 2000-3000 рублей, согласно ст. 15.11 КоАП РФ.
• Для граждан: 200-300 рублей, по ст. 13.20 КоАП РФ.

Документы, которые отражают перечисление различных выплат подчиненным, относятся к платежным и расчетно-платежным ведомостям. В соответствии с приказом № 588 от Министерства культуры, они хранятся 75 лет начиная с 1 января следующего года. Но этот срок действует, если нет лицевых счетов.

Если данная документация участвует в судебных процессах, то ее хранение продляется до окончательного вердикта по судебному делу.

Стоит обратить внимание на изменение в отношении использования ККТ начиная с 1 февраля 2017 года. С этого года, с 1 июля, введен Федеральный закон № 290-Ф3, который обяжет предпринимателей в сфере торговли применять онлайн-кассы. На данный момент небольшая группа предпринимателей освобождена от использования любых ККТ. С 1 июля 2018 года всех представителей малого бизнеса, связанного с торговлей, обяжут использовать новые ККТ. Это, вероятно, повлечет некоторые изменения в законодательстве, т.к. на новых чеках будет более подробная информация по сравнению со старыми.