Выбираю вас!

Как подбирать секретаря

  • 19
  • 0

На первый взгляд, найти секретаря очень просто, и требования к нему минимальные. Однако это ошибочное мнение, и критерии оценки и подбора кандидата на эту должность должны быть четкими и согласованными. Кто этот специалист, какую роль играет на своей должности и как подбирать секретаря в компанию, расскажем в статье.

Как подбирать секретаря

Вкратце суть должности

Секретарь – это специалист, зачастую женского пола, который отвечает на входящие звонки в компанию и лично руководителю предприятия, отвечает за входящую корреспонденцию, составляет планы на день и выполняет другие поручения непосредственного руководителя.

Роль секретаря даже в небольшой компании велика. Дело в том, что именно он обеспечивает нормальную жизнедеятельность организации, помогая в работе руководителю. Секретаря не случайно называют хозяйкой офиса, поскольку, кроме текущих вопросов, связанных с внешней и внутренней коммуникацией офиса и документооборота, этот специалист отвечает и за организационно-хозяйственные моменты.

Кроме текущих вопросов, связанных с внешней и внутренней коммуникацией офиса и документооборота, этот специалист отвечает и за организационно-хозяйственные моменты.

Как найти хорошего секретаря

Залогом удачного поиска этого сотрудника является тщательная подготовка менеджера по подбору персонала. Зачастую нет профиля должности и прописанных обязанностей и требований. Но чтобы нанять секретаря, который будет работать эффективно, следует проработать некоторые моменты и только потом выкладывать актуальную вакансию в сеть и проводить собеседования. Лучшим инструментом для подбора кандидата является профиль должности. Он состоит из приоритетных критериев и позволяет оценить претендента наилучшим образом.

Алгоритм подготовки к поиску секретаря

Составление требований к потенциальному кандидату на должность

Обязательно требования и должностные обязанности надо согласовать с руководителем организации. Главные требования к должности секретаря:

  • Образование.
  • Знание офисных программ.
  • Уровень владения офисной техникой.
  • Уровень владения интернетом.
  • Знание иностранного языка (или нескольких, только если компания международного формата и необходимо проводить переговоры с иностранными партнерами).
  • Опыт делового общения и переписки.
  • Владение компьютерными программами (в зависимости от обязанностей: возможно, 1С, фотошоп).

Личные качества кандидата

Этот критерий особенно важен при выборе кандидата на эту должность. Ведь именно секретарь встречает гостей руководителя в приемной, коммуницирует с сотрудниками как лично, так и по телефону, общается со звонившими клиентами, администрацией города, партнерами и многими другими.

Поэтому секретаря стоит искать:

  • Доброжелательного.
  • Деликатного.
  • Коммуникабельного.
  • Самоорганизованного.
  • Ответственного.
  • Внимательного.
  • Эмоционально уравновешенного.
  • Стрессоустойчивого.

Внешний вид секретаря

Все привыкли видеть в приемной молодую девушку приятной внешности. Это происходит потому, что образ секретаря создает лицо компании. Секретарь-девушка должна быть привлекательной, ухоженной, одетой по офисному дресс-коду.

Не стоит завышать требования к кандидату на это должность и выбирать неправильные приоритеты. Внешность – это важно, но личные качества и квалификация в приоритете.

Описание функциональных обязанностей секретаря

По согласованию с руководителем надо составить список должностных обязанностей специалиста на этой должности. Это позволит определить соответствие квалификации и опыта кандидата.

Подбирать кандидата на должность секретаря следует не спеша, так как этот специалист должен обладать особыми навыками, высоким уровнем квалификации, и очень важны личные качества и способности к профессиональному развитию. Если учесть все вышеупомянутые критерии поиска и подбора секретаря, есть возможность выбрать отличного сотрудника, который будет не только визитной карточкой организации для партнеров и клиентов офиса, но и надежным помощником руководителя компании.

Вверх
Сделать сайт лучше