На первый взгляд, найти секретаря очень просто, и требования к нему минимальные. Однако это ошибочное мнение, и критерии оценки и подбора кандидата на эту должность должны быть четкими и согласованными. Кто этот специалист, какую роль играет на своей должности и как подбирать секретаря в компанию, расскажем в статье.
Секретарь – это специалист, зачастую женского пола, который отвечает на входящие звонки в компанию и лично руководителю предприятия, отвечает за входящую корреспонденцию, составляет планы на день и выполняет другие поручения непосредственного руководителя.
Роль секретаря даже в небольшой компании велика. Дело в том, что именно он обеспечивает нормальную жизнедеятельность организации, помогая в работе руководителю. Секретаря не случайно называют хозяйкой офиса, поскольку, кроме текущих вопросов, связанных с внешней и внутренней коммуникацией офиса и документооборота, этот специалист отвечает и за организационно-хозяйственные моменты.
Залогом удачного поиска этого сотрудника является тщательная подготовка менеджера по подбору персонала. Зачастую нет профиля должности и прописанных обязанностей и требований. Но чтобы нанять секретаря, который будет работать эффективно, следует проработать некоторые моменты и только потом выкладывать актуальную вакансию в сеть и проводить собеседования. Лучшим инструментом для подбора кандидата является профиль должности. Он состоит из приоритетных критериев и позволяет оценить претендента наилучшим образом.
Обязательно требования и должностные обязанности надо согласовать с руководителем организации. Главные требования к должности секретаря:
Этот критерий особенно важен при выборе кандидата на эту должность. Ведь именно секретарь встречает гостей руководителя в приемной, коммуницирует с сотрудниками как лично, так и по телефону, общается со звонившими клиентами, администрацией города, партнерами и многими другими.
Поэтому секретаря стоит искать:
Все привыкли видеть в приемной молодую девушку приятной внешности. Это происходит потому, что образ секретаря создает лицо компании. Секретарь-девушка должна быть привлекательной, ухоженной, одетой по офисному дресс-коду.
Не стоит завышать требования к кандидату на это должность и выбирать неправильные приоритеты. Внешность – это важно, но личные качества и квалификация в приоритете.
По согласованию с руководителем надо составить список должностных обязанностей специалиста на этой должности. Это позволит определить соответствие квалификации и опыта кандидата.
Подбирать кандидата на должность секретаря следует не спеша, так как этот специалист должен обладать особыми навыками, высоким уровнем квалификации, и очень важны личные качества и способности к профессиональному развитию. Если учесть все вышеупомянутые критерии поиска и подбора секретаря, есть возможность выбрать отличного сотрудника, который будет не только визитной карточкой организации для партнеров и клиентов офиса, но и надежным помощником руководителя компании.