Неизрасходованные подотчетные средства, выданные на конкретные нужды работнику компании, должны возвращаться в сроки, определенные организацией в процессе оформления документов. После того как средства были потрачены, сотрудник обязан представить отчет в бухгалтерию, приложив чеки и квитанции. В нашем материале мы рассмотрим, как удержать из зарплаты подотчетную сумму в ситуации, когда подотчетным лицом не представлен отчет, а срок пользования средствами уже истек.
При нарушении срока возвращения неизрасходованных подотчетных средств компания, в которой трудится лицо, имеет право удержать долг из заработной платы (ст. 137 ТК РФ). Запускает процесс приказ руководителя в произвольной форме о взыскании невозвращенной суммы из дохода работника. Срок выдачи приказа – в течение 30 дней с окончания срока оформления авансового отчета сотрудником.
Однако, по правилам Письма Роструда № 3044-6-0 от 09.08.2007 и ТК РФ (ст. 248), удержание средств возможно в случае, если работник предоставит письменное заявление о его согласии на эту операцию. Если он отказывается от взысканий, решать ситуацию придется в судебном порядке.
Можно ли удержать полную сумму долга одним платежом из зарплаты? По правилам ст. 138 ТК РФ, ежемесячная сумма удержаний из дохода должника не может превышать более 20% от всей суммы долга.
В случае если сотрудник уволился и удержание неиспользованной суммы невозможно, компания может списать средства по истекшему сроку исковой давности. Он составляет три года от дня окончания срока возврата оставшихся подотчетных средств (ст. 196 ГК РФ). В этом случае сумма признается безнадежной к взысканию и по правилам списывается в бухучете.