Рассмотрим следующую ситуацию: работнику предприятия были выданы подотчетные финансовые средства, но он, потратив всю сумму, отчитался лишь за ее часть. При этом сотрудник наотрез отказался возвращать недостающую часть подотчетных денег. Давайте разберемся, что делать работодателю, если работник не возвращает подотчетные суммы.
Сотрудник, который получил наличные средства для расходования на нужды организации, автоматически превращается в подотчетное лицо. Авансовый отчет, отражающий расход этих денег, работник обязан сдать не позднее чем через три дня после истечения срока, на который была осуществлена выдача финансовых средств. Это касается всех случаев выдачи подотчетных средств, кроме денег, выдаваемых на командировки от предприятия. За командировочные деньги сотрудники обязаны отчитываться в трехдневный срок после возвращения из командировочной поездки.
Остаток неизрасходованных денег сотрудник сдает в бухгалтерию организации. Но случаются ситуации, когда работник не отражает в авансовом отчете все статьи расходов, но и оставшиеся деньги возвращать не имеет желания. Если такой отказ прозвучал от сотрудника, то, согласно ст. 137 ТК РФ, работодатель имеет полное право вычесть искомую сумму из заработной платы работника. Также руководитель предприятия может обратиться в суд с иском о возмещении финансового ущерба – так сказано в ст. 392 ТК РФ.
Денежные средства, выданные сотруднику под отчет, можно на законном основании удержать из его заработной платы, если он не вернул неизрасходованный остаток в установленный временной период. Также удержание части зарплаты будет законно, если авансовый отчет по выданным средствам официально не утвержден руководителем организации.
Для осуществления процедуры удержания подотчетной суммы из зарплаты необходимо совершить следующие действия:
Важный нюанс: общая сумма удерживаемых средств не должна быть больше 20% от суммы заработной платы, которую сотрудник получает на руки. В ином случае удержание производится частями из необходимого количества выплат. Задолженность работника перед предприятием, которую он не вернул в установленный срок, не является частью его дохода, а, следовательно – эти деньги не облагаются налогом.
В случае, если имел место быть невозврат подотчетных средств сотрудником на протяжении месяца со дня истечения срока сдачи авансового отчета, на всю сумму происходит начисление страховых взносов. Полная сумма страховых взносов впоследствии может быть обратно зачислена работнику, если он вернет подотчетные средства или официально отчитается за их расход.