Как отправить работника в командировку
Нередко возникают ситуации, когда деятельность требует решения каких-либо вопросов вне компании. И сотрудника необходимо отправить в командировку. Мы поможем разобраться в вопросах оформления командировочной поездки работника в 2017 году и рассмотрим сложно трактуемые нюансы.
В статье 166 Трудового кодекса РФ служебная командировка трактуется, как поездка работника по указанию работодателя на определенный период, целью которой является выполнение служебного задания не по месту своей работы.
Стоит отметить, что поездки сотрудников, чьи обязанности напрямую связаны с разъездами или осуществляются в дороге, не считаются командировками.
Особенности командировочных поездок определены в «Положении об особенностях направления работников в служебные командировки».
Пошаговая процедура направления работника в командировку
1. Определение цели командировки и подходящего лица для выполнения командировочного задания.
Следует помнить, что существуют категории граждан, которых запрещено направлять в командировки. Некоторых работников перед командировкой необходимо оповестить, что у них есть права на отказ от командировки, и получить письменное согласие на рабочую поездку. Для таких работников оформление командировки должно осуществляться таким образом: работодатель отправляет сотруднику уведомление в письменном виде о предстоящей командировке, в котором указано, что работник вправе от нее отказаться. В случае согласия сотрудника документы, подтверждающие данный факт, регистрируются на предприятии. Соглашаясь с командировкой, работник указывает, что он действительно ознакомился с уведомлением, ставит дату и подпись.
Цель командировочной поездки раньше указывалась в служебном задании, но на сегодняшний день этот документ не является обязательным. Еще одним документом, определяющим цели командировки, является служебная записка прямого руководителя командируемого работника. Все документы подлежат обязательной регистрации на предприятии.
2. Выпуск приказа о командировании работника.
В приказе следует указать период командировки и место, куда будет отправлен сотрудник, вид транспорта (поездка на общественном, служебном транспорте, личном автомобиле работника). Если работодатель принял решение не оформлять служебное задание, то цель и условия командировки следует подробно изложить в приказе. Существует определенный образец приказа (бланк) о направлении работника в командировку, который был утвержден постановлением Госкомстата России от 05.01.2004.
3. Регистрация командировочного приказа в определенном предприятием порядке.
4. Если работника ранее не ставили в известность о предстоящей командировке, то на данном этапе следует уведомить его об этом. Работник должен поставить свою подпись под приказом о командировке.
5. После этого сотруднику на основании его заявления и записи о сумме полученных средств выдается аванс на затраты в командировке (расходы на проезд, наем жилья (услуги гостиницы), дополнительные потребности).
6. Фиксация отбытия работника в командировку в журнал учета, если на предприятии принята такая процедура.
Действия, предпринимаемые после приезда сотрудника из командировочной поездки:
1. Установление периода пребывания сотрудника в командировочной поездке. Данный срок подтверждается документами об аренде жилища или служебной запиской, в которой есть отметка принимающей стороны о дате приезда и отъезда работника.
2. Указание командировочного времени в табеле учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма № Т-12 и Т-13).
3. Прибытие обратно на предприятие является наиболее подходящим моментом для осуществления расчетов по авансу. Сотрудник предоставляет отчет об израсходованных средствах, и производится расчет по полученному ранее авансу. Если сотрудник был вынужден понести дополнительные траты из собственных средств, то предприятие обязано их возместить. Если же работник потратил меньше выделенной суммы, то он обязан вернуть средства в кассу предприятия в течение 3 суток с того дня, как вернулся из командировки.
Нюансы командировок
Нередко при командировании сотрудников возникают неоднозначно трактуемые нюансы, разобраться в которых достаточно сложно. Попробуем дать ответы на наиболее распространенные вопросы.
Как оплачивается служебная командировка работника?
Сотрудник, находящийся в командировочной поездке, сохраняет свой среднедневной заработок. При подсчете зарплаты работника также учитываются дни вынужденной задержки, выходной день.
Командировка работника по совместительству
Работника-совместителя можно отправить в командировку на таких же основаниях, как и остальных сотрудников. Работника могут отправить в командировку с обоих рабочих мест, тогда средняя оплата труда сохраняется по всем занимаемым должностям. В ситуации, когда работника командирует только один работодатель, необходимо брать на другом месте работы оплачиваемый или бесплатный отпуск. Следует помнить, что пропуск совместительской работы из-за командировки на основном месте работы считается обоснованным. Если же работник задержался и не пришел на основное рабочее место, то работодатель законно может оформить это как прогул.
Командировка вахтового работника
В «Основных положениях о вахтовом методе организации работ» четко обозначено, что этот метод работ не относится к командировкам, так как не имеет признаков данного института и соответствующей процедуры, изложенной выше.
В то же время вахтовый труд и командировки не являются взаимоисключающими явлениями. Последовательность оформления командировок вахтовых работников идентична общему порядку.
Командировка иностранного работника
Иностранные граждане (кроме граждан Таможенного союза), трудящиеся по патенту, вправе работать исключительно на территории субъекта РФ, где им был выдан патент. Поэтому на командировки иностранных граждан в другие субъекты РФ имеется ограничение – 40 календарных дней в год. Для командировок за рубеж подобных ограничений нет.
Увольнение работника в командировке
Если работник без уважительной причины в установленный срок не приступил к выполнению командировочного задания, прервал командировку, нарушил ее план, то работодатель может расценивать это как прогул, и инициатива расторгнуть трудовое соглашение вполне законна. Для увольнения работника в длительной командировке необходим его отзыв. Постановление об отзыве из командировки следует отправить сотруднику электронной почтой или факсом. Также работодателю необходимо получить от работника объяснения и оставшиеся командировочные средства.
Болезнь работника в командировке
Если командированный работник заболел, то возможно продление командировки на необходимый период. Работодатель должен покрыть возникшие затраты работника и оплатить первые 3 дня больничного. Все расходы компании учитываются при расчете налогов. Если работник был командирован за рубеж, то им должна быть получена справка от российской медицинской организации.
Смерть работника в командировке
Никто не застрахован и от такого. Следует помнить, что затраты на командировку экспертной группы, которая должна установить причины смерти, организация вправе учесть как расходы, снижающие базу налогообложения. Согласно ч. 2 ст. 184 ТК РФ виды, размеры и условия предоставления работникам указанных гарантий и выплаты в случае кончины определяются федеральными законами. Поэтому затраты на транспортировку тела можно трактовать как социально направленные. Их учет может вызвать проблемы с налоговыми органами.
Подводя итог, следует сказать, что с введением новых правил оформления командировочных поездок данная процедура стала гораздо проще и понятнее. Придерживаясь вышеизложенного порядка оформления командировок, вы сможете избежать составления необязательных документов и проблем с налоговыми органами.