Работник компании перед отправлением в командировку в обязательном порядке получает компенсацию предполагаемых расходов. Ведь ему обязательно нужно будет оплачивать проживание, питание, билеты за проезд и средство связи. Помимо этой суммы работнику также выдают суточные на каждый день командировки. Как же правильно рассчитать эти выплаты, чтобы они не попали под налогообложение суточных?
Суточные – это денежные средства, которые необходимы для выполнения работы и проживания работника в командировке. Каждая организация имеет право самостоятельно устанавливать размер этих выплат. Законы РФ этого не запрещают. Суммы прописываются в служебной записке или приказе предприятия. На расчет влияют такие факторы, как регион командировки и статус работника.
Суточные должны отображаться в расходах самой фирмы. Если вдруг потраченные средства окажутся завышенными, директор может лично заинтересоваться этим вопросом и попросить разъяснений. На такой случай командированный сотрудник должен всегда иметь под рукой все чеки, подтверждающие расходы. Хотя, стоит заметить, что в законодательстве РФ нет ни одного пункта, обязывающего отчитываться за трату суточных.
Для расчета суточных учитываются все фактические дни, проведенные сотрудником в командировке. Точкой отсчета принято считать время отправления транспорта в пункт назначения. Финишем операции является возвращение работника на свое рабочее место. Средства, потраченные в дороге, также возмещаются. Помимо будних дней должны оплачиваться выходные и праздники, проведенные в командировке. А если сотрудник занимался работой в это время, его должна ждать двойная оплата. Это относится и к случаю, если человек в этот день был в дороге, поскольку, считается, что он потратил на работу свое личное время.
Во время командировки сотрудник продолжает получать зарплату. Но сумма выплаты меняется. Она рассчитывается исходя из среднего заработка. Как и обычный оклад, суточные должны облагаться налогами. Как же выглядит налогообложение суточных в 2017 году?
Такого понятия, как «лимит суточных», не существует. Их размер определяется самими организациями (ст. 168 ТК РФ). Но государство утвердило суммы, которые облагаются налогом в обязательном порядке. И эти цифры напрямую зависят от того, куда именно отправляют работника. Если он едет за границу, то сумма одна, а если командировка намечается в пределах РФ – совсем другая.
Существует лимит, не облагаемый НДФЛ. И если компания не будет превышать этот порог, то и налог перечислять не нужно. По общим правилам, если командированный сотрудник отправляется в деловую поездку по России, то сумма, не облагаемая налогом, будет равна 700 рублям в сутки. Если же работник собирается за пределы Родины, то сумма вырастает до 2500 рублей за каждый день.
Выходит, что компании обязаны отчислять государству налоги на суточные в командировке с тех сумм, которые покрывают необлагаемые лимиты. К примеру, сотруднику начислили суточные в размере 1000 рублей за день пребывания в командировке в пределах РФ. Значит, бухгалтер обязан перечислить НДФЛ с 300 рублей. Ведь именно эта сумма выходит за пределы допустимых 700 рублей.
Однако и это еще не все отчисления. С 2017 года сверхлимитные суммы облагаются еще и страховыми взносами. Правда, сюда не включаются взносы «на травматизм». По закону, расходы на командировку можно учитывать, вычисляя налог на прибыль. Это делается только в том случае, если данные расходы направлены на получение прибыли. В противном случае придется уплатить подоходный налог и взносы с суточных.
Минимальный срок командировки в законе не указан. Случается, что порученное задание выполняется в течение одного дня, после чего сотрудник возвращается на прежнее рабочее место. Однодневная командировка – дело распространенное, однако, согласно закону, суточные при этом не выплачиваются. Поэтому руководство оставляет этот вопрос на свое усмотрение. Сотрудник обязательно получает суточные только в том случае, если его поездка длится более одного дня, и при условии, что он не ночевал дома. Такая командировка оформляется как многодневная. Соответственно, выпускается приказ, и вносятся определенные сведения в командировочный журнал.
Бывает, что работника отправляют в однодневную командировку за границу. В этом случае ситуация с суточными иная. Директор обязан возместить сотруднику 50% от суммы суточных, прописанных в местных документах компании. Главное, чтобы указанная в нормативных актах сумма не была ниже минимально допустимой – 2500 рублей.
С налогами при однодневных командировках тоже все просто. Сейчас эти выплаты не облагаются НДФЛ. Хотя совсем недавно этот вопрос вызывал ряд споров различных ведомств.
Как только работник возвращается домой, ему выделяется три рабочих дня на оформление отчетности. Он обязан представить начальнику следующие документы:
При составлении авансового отчета работник не обязан отчитываться за суточные как по РФ, так и за ее пределами. Также он может не объясняться при однодневных командировках. Схема проста: руководитель платит суточные – работник тратит их по своему усмотрению.