Командировка дистанционного работника

Подготовка к поездке

Дистанционным работникам иногда приходится отправляться в командировку. Например, работодатель вызывает в головной офис, который находится в другом городе. Как же правильно оформить эту поездку? Любая командировка начинается со сбора документов. Для ее оформления необходимо заполнить определенные бланки:

• Приказ об отправлении в командировку (форма № Т-9).
• Удостоверение (форма № Т-10).
• Рабочее задание и отчет о выполнении (форма № Т-10а).

Перед поездкой сотруднику обязательно выдается аванс. Для удобства денежную сумму можно перевести на банковскую карту, на которую начисляется зарплата. Длительность командировки определяет директор компании. На сроки влияют объем, сложность и иные особенности рабочего задания. Не существует нормативных актов, ограничивающих продолжительность деловой поездки.

Нужно отчитаться

После возвращения из командировки сотрудник представляет авансовый отчет (форма № АО-1). К бланку прикрепляются все документы, которые подтверждают затраты. Во время поездки сотрудник должен сохранять все счета, билеты и другие расходные документы.

Командировка дистанционного работника в офис должна быть материально компенсирована. Естественно, при условии, что сотрудник может подтвердить свои расходы. По закону (ст. 168 ТК РФ), организация обязана возместить:

• Проезд и проживание.
• Суточные.
• Расходы, разрешенные начальством.

Правила возмещения затрат прописываются в коллективном договоре или в местном нормативном акте компании. Работнику дается три дня для представления авансового отчета, а также отчета о сделанном задании. У дистанционного сотрудника отсчет времени начинается с момента возвращения на постоянное рабочее место. Подготовленные отчеты можно отправить на электронную почту. А вот подлинники, которые подтверждают командировочные расходы, посылаются работодателю в виде заказного письма с уведомлением.

Возмещение командировочных расходов освобождается от начисления НДФЛ (ст. 217 НК РФ). Это же правило распространяется и на дистанционных работников. Компенсация расходов также освобождается от страховых взносов.

Есть исключения

Однако не всех дистанционных сотрудников можно отправлять в командировку. Для некоторых категорий граждан необходимо предоставление личного письменного согласия. Причем поездка не должна быть запрещена по медицинским показаниям. К таким работникам относятся:

• Несовершеннолетние лица.
• Работники, с которыми заключены ученические договоры.
• Беременные женщины.
• Женщины с детьми до трех лет.
• Одинокие родители с детьми до пяти лет.
• Сотрудники с детьми-инвалидами.
• Работники, которые ухаживают за больными родственниками.

Перед направлением таких категорий сотрудников в командировку необходимо их письменно оповестить о возможности отказаться от поездки.