Сотрудникам многих предприятий для решения служебных вопросов приходится ездить в деловые поездки по территории РФ или за границу. Совершаются командировки по распоряжению руководства в интересах организации, поэтому и затраты на них покрываются из ее бюджета. Кроме компенсации транспортных услуг и проживания, есть также обязательные для оплаты суточные расходы в командировке.
Ответ на вопрос, что такое суточные расходы (или просто суточные), прост. Это пособие, которое выплачивается сотруднику в командировке, компенсация ежедневных расходов работника во время поездки. Порядок подсчета сроков таков: если командировка длится дольше 1 дня, каждый рабочий день должен быть оплачен.
Сумма пособия может быть разной. Понятно, что небольшие компании не всегда могут себе позволить такой уровень расходов на суточное содержание сотрудника в командировке, как в крупных организациях.
В ТК РФ не указан минимальный размер суточных выплат, он принимается на усмотрение работодателя. В некоторых компаниях определение суммы расходов устанавливается с учетом региона командировки и статуса сотрудника. Размер выплат указывается в локальных документах организации. Иногда он прописывается и в трудовом договоре. Образец приказа о назначении суточных расходов можно посмотреть здесь. По окончании поездки работник не обязан предъявлять отчет о трате суточных, в отличие от других командировочных выплат.
Суточные расходы – компенсация за ежедневные траты в поездке. Поэтому итоговая сумма этого пособия напрямую зависит от количества дней деловой поездки. Длительность командировки определяется руководством компании с учетом объема работы, которую надо сделать работнику. Нет ограничений на сроки деловых поездок, но командировка не бывает бессрочной. Время ее нужно рассчитать заранее, чтобы можно было определить размеры командировочных выплат.
В длительность поездки входит время, проведенное в дороге, в том числе и простои, выходные, праздничные нерабочие дни. Если в течение командировки сотрудник взял больничный, на его срок также должны начислить суточные расходы. Началом служебной поездки станет день отправления самолета, поезда, автобуса, личного автомобиля к цели командировки. Если аэропорт, железнодорожный или автомобильный вокзал располагаются в другом населенном пункте, то время поездки туда включают в срок командировки.
Чтобы рассчитывать правильно, рассмотрим пример: вылет самолета в 00:45 15 числа. Начало служебной поездки – 14 число, так как сотрудник в этот день выехал в аэропорт из своего населенного пункта в соседний.
За дни нахождения за границей во время командировки суточные расходы выплачиваются в валюте той страны, куда направлен работник. Пока сотрудник находится в пути на территории РФ, компенсация начисляется в рублях по нормам, установленным для командировок по своей стране. День, когда была пересечена граница, станет началом выплат в валюте по нормам суточных расходов на командировку за рубеж. Также на обратной дороге. За день пересечения границы и последующее время поездки до дома выдаются суточные в рублях по нормам выплат для служебных поездок по России.
Если зарубежная командировка была однодневной, то суточные выплаты осуществляются в размере 50%. В случае задержки сотрудника в командировке ему компенсируются суточные расходы за дополнительные дни. Но он должен представить документальные подтверждения объективных причин простоя, например справку из аэропорта о задержке рейса.
С 01.01.2017 суточных расходов коснулось изменение законодательства. Они будут облагаться страховыми взносами, если превышают сумму 700 рублей при командировке по РФ и 2 500 рублей – при служебной поездке за границу. Раньше руководители предприятия могли свободно определять размер командировочного пособия. Теперь они должны подумать о дополнительных расходах, которые понесет предприятие, если суточные выплаты будут превышать указанные в законе суммы.
Для решения деловых вопросов сотрудник может быть командирован в место, откуда у него есть возможность возвращаться домой каждый день – например, в соседний населенный пункт, откуда можно совершать ежедневные поездки домой. В таких случаях платить суточные не надо. Сотруднику компенсируется только стоимость транспортных услуг. Решить, что выгоднее, ездить каждый день или жить в месте назначения все время командировки, должно руководство компании.
Должностные обязанности сотрудника могут включать в себя постоянные разъезды по различным населенным пунктам. Это прописывается в его трудовом договоре. Такие поездки не являются командировками, поэтому никакие суточные расходы за них не выплачиваются.