Методология «канбан» в управлении проектами

Основные цели

Метод создал инженер концерна Toyota. Звали его Тайити Оно (Taiichi Ono). Изначально термин звучал как «камбан», что с японского переводится как рекламный щит или доска. В латиницу слово пришло с ошибкой (kanban). В середине 1950-х годов Тайити начал формировать специфическую схему бережливого производства, которая исключала явные непроизводственные потери. Создатель был вдохновлен системой управления в супермаркетах – на полках находились только те товары, которые нужны покупателям. Без лишних складов и запасов. Первые эксперименты с системой организации труда начались в 1959 году. В 1962 году компания полностью перешла на новую методологию. Концерн придерживается ее до сих пор.

Главный принцип этой системы – исключить из производственного процесса складские запасы. На первом этапе приобретаются только те материальные запасы, которые будут полностью израсходованы на последней стадии, а готовая продукция сразу отгружается покупателям. Это помогает исключить непроизводственные и ненужные издержки, меньше тратить средств на хранение запасов и готовой продукции. Эта модель управления проектами больше всего подойдет производственным предприятиям, где изготавливают штучный товар.

Согласно этой методологии, материальные запасы подаются только в необходимую точку производства небольшими партиями, не задерживаясь в складских помещениях. Таким образом, происходит оперативное управление затратами: только в процессе производства можно прогнозировать, что понадобится на следующем этапе. Пример – изготовление деталей для кузовов машин. На первом этапе в производство запускается кусок металла, далее над ним производятся все необходимые процедуры, чтобы на выходе получился продукт, готовый к установке на авто.

Как выглядит процесс

Чтобы система эффективно работала, надо начать с определения этапов производства (потока оперативных работ). Каждый этап изображается в виде столбца с подробным пояснением задачи и требуемых материалов. Все это заносится в импровизированную карточку. Она может быть размещена как на электронном, так и на бумажном носителе. Карточки переходят от этапа к этапу, словно деталь по конвейеру. На каждой ступени производства вносится информация о достигнутом прогрессе. С каждой записью процент готовности детали будет выше. На конечном этапе получается готовый продукт.

Система «канбан» является очень гибкой. Однако есть несколько правил, которые нельзя нарушать:

• Ведение карточек для каждой отдельной задачи. Это главное нововведение системы помогает визуализировать прогресс и иметь всегда информацию о проекте под рукой.
• Ограничение задач на одной ступени производства. Внедрение системы подразумевает строгое определение максимального количества задач на одном этапе. В этом случае можно будет четко определить, на каком участке появляется «затор». При разработке программного обеспечения, если задачу нельзя решить на определенном этапе, она возвращается в начало (backlog). Выбирается задача с максимальным приоритетом.
• Непрерывное производство. Задачи появляются непрерывно, что обеспечивает постоянное производство без пауз и простоя.
• Постоянная модернизация. Все карточки постоянно анализируются экономической службой, и ищутся пути оптимизации процесса.

Важно, чтобы в организации был как долгосрочный (годовой), так и краткосрочный (квартальный, месячный, недельный) план. Данные доводятся до руководителей цехов и станций, которые в свою очередь могут менять в зависимости от приоритета краткосрочные задачи.

Сферы применения

Эта методология приобрела широкое применение в сфере IT и все чаще используется в процессе создания программного обеспечения:

• Группы поддержки по эксплуатации программ, где важнее не производственный план, а скорость реагирования на задачу.
• При тестировании ПО.
• Группы по разработке программ.

Все чаще эта методика используется в производственных стартапах при отсутствии четкого плана, потому что она помогает четко визуализировать задачу и вовлекает в полный процесс всех сотрудников цеха или рабочей группы.

Несмотря на то, что создатель этой системы вдохновился работой супермаркетов, использовать в чистом виде данный метод в торговле затруднительно. Полностью исключить материальные запасы здесь невозможно. Отсутствие запасов может быть характерно только при интернет-торговле и только на начальном этапе развития.

Плюсы и минусы системы

Как и любая другая система управления проектами, kanban имеет свои преимущества и недостатки.

Начнем с сильных сторон:

• Система «канбан» отлично подойдет для опытных, сплоченных и хорошо мотивированных групп с налаженной коммуникацией.
• Нет четких сроков выполнения задачи.
• Исключение из производства неэффективных запасов и материалов, за счет этого снижается себестоимость продукции.
• Высокая гибкость программы.

Слабые стороны:

• Внедрение программы возможно только в команды с численностью от 5 человек.
• Не подходит для матричных структур организации предприятия. Работает исключительно на прямом производстве.
• Не подходит для долгосрочных стратегий.
• Система вряд ли сможет прижиться в команде, где сотрудники не ознакомлены с функциями друг друга. Только при таком условии можно легко найти заминки в производстве и быстро их исправить.
• Отсутствие жестких дедлайнов также может быть и минусом. Если продукция должна быть готова строго к определенному времени, система «канбан» может не сработать.

Управление проектами – сложный процесс. Поэтому, выбирая методологию, адаптируйте ее под себя. Прямое следование постулатам, основанным более 60 лет назад на машинном производстве, может в определенный момент привести в тупик. Обдумайте основные правила и усовершенствуйте свою версию управления – и вперед, к покорению новых вершин!