Правила аренды офиса

Пошаговая инструкция

Шаг 1. Планирование

Перед тем как арендовать офис, нужно определиться с площадью помещения и сроками аренды. Это правило поможет избежать лишних затрат и возможных проблем с дефицитом квадратуры. При планировании следует учитывать не только площадь переговорной, но и различные хозяйственные помещения. Бизнесмен должен обратить свое внимание на несколько важных пунктов.

Подбор помещения

Существует 3 класса офисов:

• А – офис с правильной планировкой и хорошим расположением в офисном центре с высоким качеством обслуживания.
• В – офисы такого класса менее качественны и удобны в местоположении, в сравнении с классом А. Их преимущество заключается в доступной ценовой политике.
• С – офисы, находящиеся в зданиях старого образца. Являются самыми дешевыми, однако не способны конкурировать в качестве с предыдущими категориями.

Выбор местоположения офиса

Наилучшее расположение офиса приходится на центр города из-за большого потока потенциальных клиентов. Большим минусом такого местоположения является высокая стоимость аренды. Имея бюджетный лимит, предпочтение стоит отдать главной улице густонаселенного спального района и сконцентрировать внимание не на расположении помещения, а на его качестве.

Шаг 2. Поиск помещения

Существует 2 основных способа поиска офиса:

• Через агентство недвижимости – качественно выполняют работу, но берут за это комиссионные (к тому же нужно остерегаться мошенников – не работать с предоплатой за оказанные услуги).
• С помощью знакомств или газет объявлений – занимает много времени, при этом результативность долгого поиска хорошего офиса может быть равна нулю.

Есть специализированные интернет-ресурсы, где можно за небольшую комиссию получить большое количество наилучших вариантов коммерческих помещений по своим требованиям.

Шаг 3. Подготовка к заключению договора

Стоит обратить внимание на следующие нюансы арендного договора:

• Стоимость аренды должна быть фиксированной во избежание повышения расценок.
• В договоре должна отсутствовать информация о несвоевременном расторжении контракта.
• Необходимо конкретизировать время доступа сотрудников к арендованному помещению.
• При работе с депозитом следует оговаривать условия его возврата.

В момент заключения договора должны быть предоставлены следующие документы: свидетельство о присвоении ОГРН, справка о внесении поправок и выписка из ЕГРЮЛ, справка из банка о наличии расчетного счета, данные о юридическом адресе фирмы, справка о присвоении КПП и ИНН кода. Кроме названных выше, арендодатель должен иметь при себе справку из БТИ и документ о праве собственности на арендуемое помещение.

Шаг 4. Заключение контракта

На заключительном этапе стоит придерживаться следующих правил:

• Тщательно проверять конструкцию здания.
• Подробно уточнять требования арендодателя во избежание непредвиденных растрат за платный лифт, уборку.
• Учитывать НДС (не касается компаний, работающих на УСН и ЕНВД).
• Тщательно проверять наличие и правильность оформления документов.
• Регистрация контракта происходит при аренде офиса более чем на год.
• Хорошие партнерские отношения с арендодателем – залог успеха.

От выбора помещения зависит благополучие всей организации. Правильное расположение офиса в городе, уютный интерьер и верно подобранное сочетание цветов – все это производит первое впечатление о фирме на клиентов, партнеров, будущих сотрудников. Но каким будет это впечатление – зависит лишь от вас.