При поступлении на работу трудовая книжка новоиспеченного сотрудника попадает в специальный сейф либо комнату предприятия, где она бережно хранится. Следит за порядком кадровый работник. Передача документа сотруднику возможна лишь при соблюдении строгих правил. Одним из них является предоставленная расписка о выдаче трудовой книжки.
Порядок работы с трудовой книжкой прописан в Постановлении Правительства от 16.04.2003 № 225.
Согласно закону, доступ к подобным документам имеет только отвечающее за их хранение лицо. Работник же может получить трудовую книжку лишь при двух обстоятельствах. Во-первых, выдача возможна в случае увольнения (гл. IV Постановления Правительства № 225). Во-вторых, целью получения документа является оформление некоторых социальных выплат (ст. 62 ТК РФ).
Во всех остальных случаях к работнику может попасть только заверенная копия книжки. Однако есть учреждения, которые, несмотря на закон, все же требуют предоставления оригинального документа. Трудовая книжка необходима при оформлении:
Данные организации можно понять, потому что копия документа не отражает специальной голограммы оригинала, а значит, ее можно подделать. Таким образом банки и посольства уверены, что к ним попадает подлинный документ.
Стоит отметить, что на сегодняшний день закон стал лояльнее к работающим гражданам, оформляющим пенсию. Согласно ФЗ от 28.12.2013 № 400-ФЗ, стаж можно подтвердить с помощью копии трудовой книжки. Правда, причина отсутствия оригинала должна быть уважительной.
Требуя трудовую книжку, отделение банка, по сути, не имеет на это права. Данное правило прописывается во внутренних актах. Но если сотрудникам банка данный документ не предоставить, то и кредита не видать.
Та же история происходит в миграционной службе и посольствах. Неповиновение грозит отказом в выдаче трудовой визы за границу. К тому же посольства других стран при оформлении виз руководствуются своим внутригосударственным законодательством. Следовательно, их правила придется выполнять. Именно поэтому кадровик, войдя в положение, выдает книжку на руки работнику, но только после получения расписки.
Законом оговорены обстоятельства, при которых требуется расписка о выдаче трудовой книжки. Несмотря на этот факт, четких правил ее составления не существует. Однако есть некоторые общие правила. Документ составляется в письменном виде. В нем обязательно указываются следующие пункты:
К расписке обязательно прилагаются копии каждой страницы трудовой книжки. Все листы должны быть заверены печатью. Делается это для того, чтобы в случае утери оригинала можно было восстановить документ. При допущении ошибок или исправлений расписка будет признана недействительной. Поэтому ее нужно составлять аккуратным почерком, вдумчиво и без помарок.
На некоторых предприятиях предусмотрительный кадровик заранее составляет образец расписки или имеет специальные бланки, в которые необходимо лишь внести нужную информацию.