Трудовая книжка – главный документ каждого работника. В ее разделах запечатлены данные обо всех карьерных перемещениях. Рано или поздно, пустые графы для заполнения заканчиваются. В этом случае неизбежной операцией является оформление вкладыша в трудовую книжку.
Если свободное место в книжке работника закончилось, категорически запрещается зачеркивать любую информацию. Также нельзя подкладывать чистые листы, чтобы вносить информацию. И, тем более, не разрешается вводить в работу новую трудовую книжку.
Вкладыш является единственным дополнительным документом, который используется как продолжение основного. В его графы вносится информация в том же порядке, как и в трудовой книжке. Вкладыш – это документ, который наделен определенными характеристиками:
Внутренняя структура копирует графы трудовой книжки. Но, в отличие от нее, вкладышу присваивается идентификационный номер. Он проставляется на каждой странице. Эти два документа связывает тот факт, что идентификационный номер вкладыша отображается в самой книжке.
Бланк вкладыша отображен в Постановлении Правительства РФ № 225 «О трудовых книжках». Образец оформления можно посмотреть здесь. Заполнение титульного листа включает следующие данные:
Чтобы правильно вносить информацию на страницы вкладыша, нужно руководствоваться Постановлением Минтруда № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». В документе отображаются правила внесения данных в книжку. По этим же законам ведется и вкладыш.
Важно правильно заполнить документ, без ошибок и помарок. Поэтому информация вносится до подшивки и указания номера в трудовой книжке. При такой подстраховке не придется, в случае указания неверной информации, менять бланк и исправлять номер. Если ошибка допущена, то форму следует заменить на новую, а старую – списать актом.
Дата заполнения определяется не спонтанно. Она напрямую связана с необходимостью внесения записи о приеме, увольнении, переименовании отдела или организации, изменении формы собственности. Порядковые номера записей вкладыша продолжают нумерацию информации, внесенной в трудовую книжку.
Чтобы избежать неточностей в заполнении, нужно лишний раз перепроверить внесенные сведения как на титульном листе, так и в графах. Далее следует поставить штамп. Следующий шаг – внесение уникального идентификационного номера.
Пример титульного листа вкладыша:
Фамилия: Сидоров
Имя: Борис
Отчество: Петрович
Дата рождения: 17 декабря 1986 г.
Образование: высшее профессиональное
Специальность: инженер-теплоэнергетик
Дата заполнения: 20 марта 2017 г.
Подпись владельца
Подпись ответственного лица
Если информация заполнена верно, вкладыш подшивается к трудовой книге. Правила распространяются не только на отображение информации, но и на подшивку. Документ нельзя приклеивать, использовать скрепки или скобы.
Для совершения этой операции применяются хлопковые нитки № 10. Они довольно прочные и не рвут бумагу. Вкладыш подшивается между обложкой и последней страницей в книжке.
От верхнего и нижнего края страницы отступают 2-3 см и с помощью шила проделывают отверстия в стенке трудовой книжки и обложке вкладыша. Затем, вставив нитку, производят несколько аккуратных стежков. На этом процесс оформления завершается, и вкладыш считается действительным.
Вкладыш помогает продолжить ведение карьерных сведений после того, как свободные страницы в трудовой книжке заканчиваются. Однако сам по себе документ недействителен. С одним лишь вкладышем нельзя устраиваться на работу или увольняться. Только трудовая книжка наделяет документ юридической силой. Именно поэтому важно знать, как правильно заполнить вкладыш.