Трудовая книжка – это очень важный документ, в котором человек нуждается на протяжении всей жизни. Он подтверждает опыт работы и стаж. Поэтому работодателю необходимо заполнять его в соответствии с законодательством РФ. Правила заполнения трудовых книжек, а также рекомендации по этому вопросу опишем в этой статье.
Принимая на работу сотрудника, работодатель должен не только сохранить трудовые документы, но и учитывать правильный порядок оформления трудовой книжки. В 2017 году были внесены изменения в эту процедуру, которые учтены в Постановлении Правительства РФ № 69. Утвержденная законом инструкция представлена именно там.
Если работник трудоустраивается на работу впервые, кадровый сотрудник должен правильно сделать запись в трудовой работника в течение первой рабочей недели. Если у нового сотрудника на руках несколько трудовых, где отмечены предыдущие места работы, кадровику надо внести запись о приеме на работу в одну из книжек, остальные зарегистрировать и спрятать в сейф.
Основные требования таковы:
Вписывать в трудовую необходимо только правдивые сведения о работе и работодателях. Делая запись о приеме на работу, кадровый сотрудник обязан вписывать только информацию о приеме на работу. Если же кадровик заводит трудовую новому работнику, он должен заполнить следующие графы:
С 2017 года актуален вопрос, нужно ли подтверждать запись печатью предприятия. На это инструкция от Роструда сообщает, что вполне достаточно печати отдела кадров данного предприятия.
Что делать, если личная информация о работнике изменилась: например, фамилия после вступлении в брак? Можно ли как-то это исправить или необходимо заводить новую трудовую? Если у сотрудника предприятия необходимо изменить фамилию, корректировки можно вносить. Для этого аккуратно зачеркивается неверная информация, а новые сведения прописываются рядом.
Кроме сведений о работнике, необходимо внести в трудовую книжку информацию о работодателе, а именно наименование предприятия. Если ставится печать организации с указанием полного наименования, запись делать не обязательно.
Если компания-работодатель меняет официальное название по причине реорганизации, этот факт обязательно надо зафиксировать в трудовой книжке штатного сотрудника. Для внесения изменений в трудовую работника должен быть издан соответствующий приказ. При изменении наименования компании-работодателя кадровик должен прописать основание, которое указано в приказе, дату распоряжения и его номер. Эти сведения вписываются в графу № 3 раздела «Сведения о работе» и не нумеруются. Особенности, а также требования внесения записи и оформления трудовой при переименовании организации прописаны в Инструкции № 69.
В трудовой книжке работника должны отражаться все карьерные изменения, которые произошли с ним за период его трудовой деятельности. Они предусмотрены вышеуказанными законодательными актами.
Наиболее распространенные случаи внесения записей в трудовую:
После занесения всех записей в трудовую обязательно необходимо заверить их подписью работодателя, инспектора по кадрам и печатью. Печать может быть либо от руководителя предприятия, либо от отдела кадров.
Заполняется каждая графа по порядку:
Образец заполнения трудовой книжки (пример) о приеме на работу можно найти здесь. Сроки заполнения книжки указаны в Трудовом кодексе РФ. Максимальный срок для внесения записи о приеме работника на должность составляет 7 рабочих дней (положение законодательства).
Запись о найме кандидата на работу включает наименование организации-работодателя, название отдела, в котором будет работать сотрудник и реквизиты приказа о назначении на должность. Если работника нанимают на работу вахтовым методом, этот факт необходимо отразить в трудовой. Когда работника берут на работу по совместительству или на дистанционную работу, вносить эти сведения не обязательно, но желательно. Это будет учитываться при подсчете пенсии.
Факт прохождения военной службы работником прописывается в трудовой для четкого учета времени работы, так как военная служба включается в непрерывный стаж работы и важна при подсчете стажа. Запись производится на основании военного билета, реквизитов, номеров, даты и срока службы.
Это формулировка достаточно обширна и включает в себя:
Эту запись делает кадровый работник на основании приказа собственника предприятия или директора, которых, в свою очередь, обязали восстановить сотрудника в должности при незаконном увольнении.
Такую запись о факте увольнения кадровик делает достаточно часто. И это очень важный факт, который необходимо грамотно отразить в трудовой книжке. Существует несколько видов увольнения работника:
Делать официальную запись в трудовой книжке работника кадровик имеет право только после оформления приказа работодателя и только на его основании.
Трудовая книжка должна быть заполнена грамотно и в соответствии с законодательством РФ. За соблюдением норм и требований законодательства обязан следить как работодатель, так и уполномоченное лицо организации. Зачастую это инспектор по кадрам предприятия. В случае нарушений требований законодательства при заполнении и хранении трудовых книжек работодатель несет административную ответственность, а в случае серьезных нарушений собственник будет обязан выплатить штраф либо приостановить деятельность организации на срок до 3 месяцев.