Принимаем, оформляем, заполняем книжку

Оформление трудовой книжки при приеме на работу

  • 277
  • 0

Документом, подтверждающим наличие стажа и рабочих взаимоотношений, является трудовая книжка. Если гражданин не имеет трудовой, документ заводится и заполняется бухгалтером, а по окончании взаимоотношений выдается сотруднику. В дальнейшем он предъявляет книжку работодателям во все места последующего трудоустройства (ст. 65 ТК РФ). Как происходит оформление трудовой книжки при приеме на работу?

Оформление трудовой книжки при приеме на работу

Общий порядок

Трудовая может быть заполнена только в соответствии с официальными нормативами РФ. Порядок действий регламентируется такими нормативными актами:

  • Постановление Правительства РФ № 225 от 16.04.2003.
  • Постановление Минтруда – Инструкция № 69 от 10.10.2003.

Трудовая содержит полную информацию о местах работы сотрудника, увольнениях, награждениях, переводах, стаже. Взыскания не отражаются. Единственный случай, когда об их наличии присутствует информация, – если наказанием на основании взыскания выступало увольнение (ст. 66 ТК РФ). При утрате книжки в бухгалтерии оформляется новая (на основании заявления сотрудника в письменной форме).

Как правильно заполнить трудовые книжки при приеме работников? Если документ оформляется впервые, занесение информации начинается с первого листа. Основные сведения (фамилия, дата и год рождения) должны в точности совпадать с данными паспорта. Обязательно отражаются сведения о полученном образовании, месте и времени учебы. Информация вписывается на основании удостоверяющих документов, поданных работником в отдел бухгалтерии.

Если документ оформляется впервые, занесение информации начинается с первого листа.

Общие требования к заполнению:

  • В документ разрешено вносить записи чернилами черного, синего (фиолетового) цветов.
  • Датированные данные прописываются арабскими цифрами.
  • Информация записывается на русском языке. В случае нахождения республики в составе РФ, на территории которой действует установленный государственный язык, записи ведутся на этом языке (п. 6 Постановления № 225) и дублируются на русском.
  • Информация о переводах, повышении, награждениях сотрудника вносится в соответствии с приказом в течение 7 дней (недели) после его вступления в силу.
  • Не допускаются ошибки, исправления в данных и сокращения.
  • Информация дублирует выданный руководством приказ о повышении (награждении, переводе), рядом с записью прописывается номер документа.
  • Вносимые пометки дополнительно отражаются в личной карточке. Сотрудник должен ознакомиться с ними и поставить в карточке подпись.
  • Вносятся записи о периоде военной службы, времени нахождения на повышении квалификации, учебных курсах.
  • Информация о нахождении на исправительных работах (если наказание не предусматривало лишения свободы) вносится по их завершении. В книжке указывается, что данное время не прибавляется к стажу.
  • Прописываются данные о всех награждениях сотрудника.

Последовательность внесения данных

При поступлении в компанию сотрудника книжка передается в бухгалтерию для заполнения и находится там до его увольнения. Записи производятся в такой последовательности:

  • В графу «сведения о работе» вносится полное название компании, соответствующее уставу (положению организации, учредительному договору). Ставится штамп.
  • Каждой записи принадлежит порядковый номер.
  • Прописывается точная дата приема в компанию.
  • Отображается информация о назначении сотрудника на должность.
  • Внесенная информация заверяется подписью руководителя и печатью компании.

Если сотрудник работает в компании по совместительству, запись об этом вносится после предоставления им подтверждающего документа.

Как пример можно посмотреть образец заполнения трудовой здесь.

Каждая запись в трудовую заносится на основании документального подтверждения. Не допускаются исправления, исключается перечеркивание информации. Если допущена ошибка в разделе сведений о работе, делается запись о признании ее недействительной, после чего прописывается верная информация.

Зачеркивание разрешено только на первом листе при смене сотрудником (сотрудницей) фамилии. Старая фамилия прочеркивается сплошной линией, прописывается новая фамилия с обязательным упоминанием документов, являющихся основанием для официальных изменений.

Записи при восстановлении работника

Восстановление сотрудника в должности возможно, если он был уволен с нарушением законодательства. После обращения в судебные органы было вынесено постановление о восстановлении сотрудника на работе в компании. В этом случае кадровик аннулирует сведения о расторжении трудового договора.

В трудовую вносится запись о восстановлении работника на прежней работе, прописывается должность, указывается номер и дата приказа, в соответствии с которым было произведено зачисление сотрудника. Обязательно в записи отмечается порядковый номер записи, которая оказывается недействительной. Вносится информация о том, что восстановление произошло на основании решения суда, указывается его номер и дата выдачи.

Как заполнить вкладыш

При заполнении всех страниц трудовой необязательно заводить новую книжку. Законодательством разрешено дополнять ее вкладышем, который крепится в конце документа (пришивается жесткими нитями или вклеивается).

Номер вкладыша идентичен номеру трудовой. Он обязательно заверяется печатью. На титульном листе прописано, что документ является вкладышем и без трудовой книжки, основного документа о трудовой деятельности сотрудника, он недействителен.

В случае утери, износа, большого количества недействительных записей по решению суда бухгалтерия выдает сотруднику новую книжку с пометкой «дубликат». Документ оформляется в течение двух недель с момента подачи сотрудником заявления.

Если работодатель – ИП

Персонально для себя ИП не нужно оформлять трудовую книжку и вносить в нее записи о деятельности, так как предприниматель не выступает в качестве работника. Его трудовой стаж учитывается с момента регистрации как ИП в налоговой и начала регулярного отчисления взносов в Пенсионный фонд.

При найме сотрудников индивидуальный предприниматель обязан соблюдать правила заполнения, ведения и хранения трудовых книжек наравне с юридическими лицами (ст. 66 ТК РФ). Если ИП отклоняется от данных требований, ему грозит приостановление коммерческой деятельности на 3 месяца или штраф в размере до 5 тыс. рублей.

Частые ошибки при заполнении трудовой

Правила оформления записей в трудовой регламентируются законодательством РФ, поэтому неточности и ошибки могут не только повлечь за собой штрафные санкции, но и отразиться в будущем большими проблемами для работника.

Самыми распространенными ошибками заполнения трудовой являются:

  • Искажение названия должности. Кадровик должен пользоваться справочником должностей для руководителей, специалистов и единым справочником для профессий рабочих. Если названия должностей не совпадают со справочными терминами, могут возникнуть сложности при оформлении пенсии.
  • Неверные формулировки. Кадровик должен четко знать форму и порядок записей при оформлении сотрудников. Лишние слова исключаются. Например: вместо «Принят на должность грузчика» необходимо прописывать «Принят грузчиком».
  • Неправильное употребление слов. Это касается формулировок «назначен» и «принят». Слово «назначение» уместно употреблять, если сотрудник поставлен на должность в соответствии с регламентирующими актами. Для всех остальных вариантов следует вписывать слово «принят».
  • Присутствие излишеств. Подробности приема сотрудника отражаются в приказе, но не в трудовой книжке. В соответствии с законодательством РФ запись в трудовой включает четкие указание места работы, должности работника, кем принят. Дополнительные особенности и нюансы не прописываются.

Трудовая книжка – важный документ гражданина, подтверждающий его работоспособность и стаж. Все записи должны правильно отражаться и вноситься в соответствии с законодательством, чтобы исключить неприятные моменты, касающиеся учета стажа в процессе оформления пенсии.

Вверх
Сделать сайт лучше