Принимаем, оформляем, заполняем книжку

Оформление трудовой книжки при приеме на работу

  • 643
  • 0

Документом, подтверждающим наличие стажа и рабочих взаимоотношений, является трудовая книжка. Если гражданин не имеет трудовой, документ заводится и заполняется бухгалтером, а по окончании взаимоотношений выдается сотруднику. В дальнейшем он предъявляет книжку работодателям во все места последующего трудоустройства (ст. 65 ТК РФ). Как происходит оформление трудовой книжки при приеме на работу?

Общий порядок

Трудовая может быть заполнена только в соответствии с официальными нормативами РФ. Порядок действий регламентируется такими нормативными актами:

  • Постановление Правительства РФ № 225 от 16.04.2003.
  • Постановление Минтруда – Инструкция № 69 от 10.10.2003.

Трудовая содержит полную информацию о местах работы сотрудника, увольнениях, награждениях, переводах, стаже. Взыскания не отражаются. Единственный случай, когда об их наличии присутствует информация, – если наказанием на основании взыскания выступало увольнение (ст. 66 ТК РФ). При утрате книжки в бухгалтерии оформляется новая (на основании заявления сотрудника в письменной форме).

Как правильно заполнить трудовые книжки при приеме работников? Если документ оформляется впервые, занесение информации начинается с первого листа. Основные сведения (фамилия, дата и год рождения) должны в точности совпадать с данными паспорта. Обязательно отражаются сведения о полученном образовании, месте и времени учебы. Информация вписывается на основании удостоверяющих документов, поданных работником в отдел бухгалтерии.

Если документ оформляется впервые, занесение информации начинается с первого листа.

Общие требования к заполнению:

  • В документ разрешено вносить записи чернилами черного, синего (фиолетового) цветов.
  • Датированные данные прописываются арабскими цифрами.
  • Информация записывается на русском языке. В случае нахождения республики в составе РФ, на территории которой действует установленный государственный язык, записи ведутся на этом языке (п. 6 Постановления № 225) и дублируются на русском.
  • Информация о переводах, повышении, награждениях сотрудника вносится в соответствии с приказом в течение 7 дней (недели) после его вступления в силу.
  • Не допускаются ошибки, исправления в данных и сокращения.
  • Информация дублирует выданный руководством приказ о повышении (награждении, переводе), рядом с записью прописывается номер документа.
  • Вносимые пометки дополнительно отражаются в личной карточке. Сотрудник должен ознакомиться с ними и поставить в карточке подпись.
  • Вносятся записи о периоде военной службы, времени нахождения на повышении квалификации, учебных курсах.
  • Информация о нахождении на исправительных работах (если наказание не предусматривало лишения свободы) вносится по их завершении. В книжке указывается, что данное время не прибавляется к стажу.
  • Прописываются данные о всех награждениях сотрудника.

Последовательность внесения данных

При поступлении в компанию сотрудника книжка передается в бухгалтерию для заполнения и находится там до его увольнения. Записи производятся в такой последовательности:

  • В графу «сведения о работе» вносится полное название компании, соответствующее уставу (положению организации, учредительному договору). Ставится штамп.
  • Каждой записи принадлежит порядковый номер.
  • Прописывается точная дата приема в компанию.
  • Отображается информация о назначении сотрудника на должность.
  • Внесенная информация заверяется подписью руководителя и печатью компании.

Если сотрудник работает в компании по совместительству, запись об этом вносится после предоставления им подтверждающего документа.

Как пример можно посмотреть образец заполнения трудовой здесь.

Каждая запись в трудовую заносится на основании документального подтверждения. Не допускаются исправления, исключается перечеркивание информации. Если допущена ошибка в разделе сведений о работе, делается запись о признании ее недействительной, после чего прописывается верная информация.

Зачеркивание разрешено только на первом листе при смене сотрудником (сотрудницей) фамилии. Старая фамилия прочеркивается сплошной линией, прописывается новая фамилия с обязательным упоминанием документов, являющихся основанием для официальных изменений.

Записи при восстановлении работника

Восстановление сотрудника в должности возможно, если он был уволен с нарушением законодательства. После обращения в судебные органы было вынесено постановление о восстановлении сотрудника на работе в компании. В этом случае кадровик аннулирует сведения о расторжении трудового договора.

В трудовую вносится запись о восстановлении работника на прежней работе, прописывается должность, указывается номер и дата приказа, в соответствии с которым было произведено зачисление сотрудника. Обязательно в записи отмечается порядковый номер записи, которая оказывается недействительной. Вносится информация о том, что восстановление произошло на основании решения суда, указывается его номер и дата выдачи.

Как заполнить вкладыш

При заполнении всех страниц трудовой необязательно заводить новую книжку. Законодательством разрешено дополнять ее вкладышем, который крепится в конце документа (пришивается жесткими нитями или вклеивается).

Номер вкладыша идентичен номеру трудовой. Он обязательно заверяется печатью. На титульном листе прописано, что документ является вкладышем и без трудовой книжки, основного документа о трудовой деятельности сотрудника, он недействителен.

В случае утери, износа, большого количества недействительных записей по решению суда бухгалтерия выдает сотруднику новую книжку с пометкой «дубликат». Документ оформляется в течение двух недель с момента подачи сотрудником заявления.

Если работодатель – ИП

Персонально для себя ИП не нужно оформлять трудовую книжку и вносить в нее записи о деятельности, так как предприниматель не выступает в качестве работника. Его трудовой стаж учитывается с момента регистрации как ИП в налоговой и начала регулярного отчисления взносов в Пенсионный фонд.

При найме сотрудников индивидуальный предприниматель обязан соблюдать правила заполнения, ведения и хранения трудовых книжек наравне с юридическими лицами (ст. 66 ТК РФ). Если ИП отклоняется от данных требований, ему грозит приостановление коммерческой деятельности на 3 месяца или штраф в размере до 5 тыс. рублей.

Частые ошибки при заполнении трудовой

Правила оформления записей в трудовой регламентируются законодательством РФ, поэтому неточности и ошибки могут не только повлечь за собой штрафные санкции, но и отразиться в будущем большими проблемами для работника.

Самыми распространенными ошибками заполнения трудовой являются:

  • Искажение названия должности. Кадровик должен пользоваться справочником должностей для руководителей, специалистов и единым справочником для профессий рабочих. Если названия должностей не совпадают со справочными терминами, могут возникнуть сложности при оформлении пенсии.
  • Неверные формулировки. Кадровик должен четко знать форму и порядок записей при оформлении сотрудников. Лишние слова исключаются. Например: вместо «Принят на должность грузчика» необходимо прописывать «Принят грузчиком».
  • Неправильное употребление слов. Это касается формулировок «назначен» и «принят». Слово «назначение» уместно употреблять, если сотрудник поставлен на должность в соответствии с регламентирующими актами. Для всех остальных вариантов следует вписывать слово «принят».
  • Присутствие излишеств. Подробности приема сотрудника отражаются в приказе, но не в трудовой книжке. В соответствии с законодательством РФ запись в трудовой включает четкие указание места работы, должности работника, кем принят. Дополнительные особенности и нюансы не прописываются.

Трудовая книжка – важный документ гражданина, подтверждающий его работоспособность и стаж. Все записи должны правильно отражаться и вноситься в соответствии с законодательством, чтобы исключить неприятные моменты, касающиеся учета стажа в процессе оформления пенсии.

Вверх
Сделать сайт лучше