Документом, подтверждающим наличие стажа и рабочих взаимоотношений, является трудовая книжка. Если гражданин не имеет трудовой, документ заводится и заполняется бухгалтером, а по окончании взаимоотношений выдается сотруднику. В дальнейшем он предъявляет книжку работодателям во все места последующего трудоустройства (ст. 65 ТК РФ). Как происходит оформление трудовой книжки при приеме на работу?
Трудовая может быть заполнена только в соответствии с официальными нормативами РФ. Порядок действий регламентируется такими нормативными актами:
Трудовая содержит полную информацию о местах работы сотрудника, увольнениях, награждениях, переводах, стаже. Взыскания не отражаются. Единственный случай, когда об их наличии присутствует информация, – если наказанием на основании взыскания выступало увольнение (ст. 66 ТК РФ). При утрате книжки в бухгалтерии оформляется новая (на основании заявления сотрудника в письменной форме).
Как правильно заполнить трудовые книжки при приеме работников? Если документ оформляется впервые, занесение информации начинается с первого листа. Основные сведения (фамилия, дата и год рождения) должны в точности совпадать с данными паспорта. Обязательно отражаются сведения о полученном образовании, месте и времени учебы. Информация вписывается на основании удостоверяющих документов, поданных работником в отдел бухгалтерии.
Общие требования к заполнению:
При поступлении в компанию сотрудника книжка передается в бухгалтерию для заполнения и находится там до его увольнения. Записи производятся в такой последовательности:
Если сотрудник работает в компании по совместительству, запись об этом вносится после предоставления им подтверждающего документа.
Как пример можно посмотреть образец заполнения трудовой здесь.
Каждая запись в трудовую заносится на основании документального подтверждения. Не допускаются исправления, исключается перечеркивание информации. Если допущена ошибка в разделе сведений о работе, делается запись о признании ее недействительной, после чего прописывается верная информация.
Зачеркивание разрешено только на первом листе при смене сотрудником (сотрудницей) фамилии. Старая фамилия прочеркивается сплошной линией, прописывается новая фамилия с обязательным упоминанием документов, являющихся основанием для официальных изменений.
Восстановление сотрудника в должности возможно, если он был уволен с нарушением законодательства. После обращения в судебные органы было вынесено постановление о восстановлении сотрудника на работе в компании. В этом случае кадровик аннулирует сведения о расторжении трудового договора.
В трудовую вносится запись о восстановлении работника на прежней работе, прописывается должность, указывается номер и дата приказа, в соответствии с которым было произведено зачисление сотрудника. Обязательно в записи отмечается порядковый номер записи, которая оказывается недействительной. Вносится информация о том, что восстановление произошло на основании решения суда, указывается его номер и дата выдачи.
При заполнении всех страниц трудовой необязательно заводить новую книжку. Законодательством разрешено дополнять ее вкладышем, который крепится в конце документа (пришивается жесткими нитями или вклеивается).
Номер вкладыша идентичен номеру трудовой. Он обязательно заверяется печатью. На титульном листе прописано, что документ является вкладышем и без трудовой книжки, основного документа о трудовой деятельности сотрудника, он недействителен.
В случае утери, износа, большого количества недействительных записей по решению суда бухгалтерия выдает сотруднику новую книжку с пометкой «дубликат». Документ оформляется в течение двух недель с момента подачи сотрудником заявления.
Персонально для себя ИП не нужно оформлять трудовую книжку и вносить в нее записи о деятельности, так как предприниматель не выступает в качестве работника. Его трудовой стаж учитывается с момента регистрации как ИП в налоговой и начала регулярного отчисления взносов в Пенсионный фонд.
При найме сотрудников индивидуальный предприниматель обязан соблюдать правила заполнения, ведения и хранения трудовых книжек наравне с юридическими лицами (ст. 66 ТК РФ). Если ИП отклоняется от данных требований, ему грозит приостановление коммерческой деятельности на 3 месяца или штраф в размере до 5 тыс. рублей.
Правила оформления записей в трудовой регламентируются законодательством РФ, поэтому неточности и ошибки могут не только повлечь за собой штрафные санкции, но и отразиться в будущем большими проблемами для работника.
Самыми распространенными ошибками заполнения трудовой являются:
Трудовая книжка – важный документ гражданина, подтверждающий его работоспособность и стаж. Все записи должны правильно отражаться и вноситься в соответствии с законодательством, чтобы исключить неприятные моменты, касающиеся учета стажа в процессе оформления пенсии.