Существует строгий порядок, согласно которому можно сделать признание записи в трудовой книжке недействительной. Правила оформления записей и структура заполнения документации утверждены в Постановлении Минтруда № 69. Общие правила регулируются ПП РФ от 16.04.2003 № 225.
Как оформить неточную или ошибочную запись? Если запись недействительна в трудовой книжке, то очевидно, что простого зачеркивания или добавления проверенной информации недостаточно. Однако процесс изменения данных в трудовой книжке не слишком сложный.
Например, это может быть копия личной карточки сотрудника, справка из кадрового отдела на прошлом месте работы (если ошибочная запись была внесена там), копия приказа о приеме на работу или увольнении сотрудника, которому принадлежит трудовая книжка, выдержка из учетных журналов и т.д.
Разумеется, документ должен отражать нужную для уточнения или изменения записи в трудовой книжке информацию. Сотрудник также может исправить информацию непосредственно в организации, кадровый работник или руководитель которой допустили ошибку в записи.
Итак, запись недействительна в трудовой книжке, получено подтверждение и подготовлен приказ или распоряжение руководителя об исправлении записи или добавлении правильной проверенной информации.
Далее исправляем запись по такому алгоритму:
Таким образом, запись исправлена, а неверная или недействительная информация аннулирована. Образец заполнения трудовой книжки должен быть под рукой у каждого кадровика.
Пример исправленной записи трудовой книжки можно в любое время посмотреть здесь.
Важно вовремя и правильно корректировать информацию и следить за достоверностью данных в трудовой книжке. Достоверная информация требуется, чтобы правильно учитывать стаж работы сотрудника. В дальнейшем она будет нужна во время оформления пенсии и в некоторых других случаях. Вовремя исправленная в соответствии с нормативно-правовыми актами и правилами неточная или неправильная запись в дальнейшем не повлияет на учет.