Формировать резерв на оплату отпусков в бухгалтерском учете – обязательное требование. В противном случае, на субъекты хозяйствования могут быть наложены штрафные санкции. А вот в налоговом учете создавать такой же резерв необязательно, это можно делать по желанию. О том, как правильно подойти к решению данной задачи и избежать штрафов, речь пойдет в этом материале.
Как уже было отмечено, в бухучете создание резерва для оплаты отпусков сотрудников является обязательной процедурой. Это вытекает из положений п. 5 ПБУ 8/2010. Цель действий – обеспечение учета всех обязательств компаний, предприятий и организаций, которые образуются в процессе их деятельности.
Обязательность выполнения данного требования вытекает из того, что:
• данный резерв является оценочным обязательством, т.к. имеет все его признаки;
• рассматриваемая норма применима к трудовым договорам, которые, в свою очередь, и регулируют предоставление отпусков как неотъемлемой части системы трудовых отношений между нанимателями и сотрудниками.
Не распространяется требование обязательности только на предприятия и организации малого бизнеса, потому что они не рассматриваются как субъекты, выпускающие ценные бумаги, предназначенные для публичного размещения (п. 3 ПБУ 8/2010).
В соответствии с положениями, изложенными в разд. III ПБУ 8/2010, размер резерва в бухучете должен составлять сумму, равную по значению величине всех отпускных для сотрудников компании или организации, включая налоги, начисляемые в соответствии с нормативными актами на данные выплаты.
В данном случае речь идет об уже заработанных специалистом отпускных днях. Такое обязательство фиксируется в бухучете на отчетную дату. Размер рассчитывается таким образом, чтобы суммы было достаточно для проведения расчетов с кредиторами или для перевода обязательств организации (компании) на других юрлиц (п. 15 ПБУ 8/2010).
Тем не менее, ПБУ 8/2010 не устанавливает конкретной методологии расчета суммы, поэтому допускается ее самостоятельная разработка с последующим нормативным закреплением в учетной политике.
Как советуют эксперты, наиболее удобный способ оценивать предполагаемую величину расходов, направляемых на оплату отпусков работников, состоит в выполнении расчетов тогда, когда составляется документация для бухгалтерской отчетности. Это обусловлено таким удобством, что налоговые органы не требуют представления промежуточной отчетности.
Таким образом, для вас будет очень удобно составлять резерв именно тогда, когда вы готовите бухгалтерскую отчетность для учредителей в те сроки, которые предусмотрены локальными нормативными актами организации, например – ежеквартально.
Важно: отражение в учете данного показателя (при его значительной величине) следует выводить отдельной строкой. Данное требование содержится в п. 24 ПБУ 8/2010.
Как было отмечено выше, формировать резерв в бухучете для малых предприятий необязательно, это делается по усмотрению руководителя. Тем не менее, если субъект хозяйствования в прошлом году не создавал резерва, а в нынешнем было принято решение о его формировании, то это изменение необходимо закрепить в политике учета организации.
Например, это актуально для таких субъектов хозяйствования, которые в течение года меняют свой статус, переставая быть малыми и меняя учет. В последующем они обязаны создавать такой резерв на общих основаниях и отражать механизм его формирования в учетной политике.
Тем ответственным лицам и организациям, кто не формирует в бухгалтерском учете резерва, грозит наложение санкций, причем они могут налагаться в виде как административного, так и налогового штрафа.
Налоговый штраф налагается в соответствии со ст. 120 НК РФ и составляет от 10 до 30 тысяч рублей. Величина зависит от частоты повторяемости нарушений. Это взыскание может налагаться как за отказ создавать резерв, так и за отказ его использовать.
Административный штраф налагается в том случае, когда последствием отказа от формирования резерва стало более чем десятипроцентное искажение данных баланса. Такое значение установлено в качестве порогового в ст. 15.11 КоАП РФ и влечет за собой штраф в размере до 10 000 рублей.