Товарно-транспортная накладная – это документация, заполнение которой требует серьезного подхода и знания основ законодательства. Если вы не станете соблюдать основные правила заполнения ТТН, бумага не будет иметь юридическую силу и не сможет фигурировать в официальной отчетности. Она заполняется в том случае, если происходит перевозка автотранспортом груза, имеющего определенную ценность. Как правило, это делается в ситуации, когда поставщик передает определенный товар заказчику, делая это официально и законно.
Существует две основных разновидности товарных накладных, которые используются коммерческими организациями. Поскольку современное законодательство подчеркивает рекомендательный, а не обязательный их характер, право выбора, в какой форме вести отчетность, лежит на организации. Однако есть и нюансы, о которых мы поговорим ниже.
Существует специальная форма 1-Т, которую используют с момента появления постановления Правительства РФ № 272, согласно которому произошло утверждение нового образца, определяющего порядок заполнения накладной.
Классическая форма 1-Т включает 2 поля. Одно относится к товарной части, другое к транспортной. Первую часть должен заполнить поставщик товара, а вторую грузоперевозчик.
От представителя компании отправителя требуется внести следующие данные: № накладной и дата ее составления, реквизиты обеих сторон, адрес, где осуществлялась погрузка товара, и адрес, по которому товар будет доставлен, вся информация о товаре, Ф.И.О. должностных лиц, давших разрешение отгружать товар.
После того как грузоперевозчик доставил товар, заполняется вторая часть накладной. Она содержит информацию о наименовании транспортной компании, автотранспорте, водителе. Также в транспортную часть вносится номер путевого листа.
Поставщик не может полностью отразить в ТТН информацию, касающуюся всех наименований товара. Нужно заполнить приложение в виде товарной накладной (по форме ТОРГ-12). Она является дополнением, поскольку не содержит необходимых сведений о транспортной перевозке, но расшифровывает информацию о перевозимом грузе.
В каких случаях накладной ТОРГ-12 будет достаточно? Только если заказчик сам забирает товар, не прибегая к помощи третьих лиц. В этой ситуации действительно можно зафиксировать лишь факт отгрузки и внести соответствующие данные в торговую накладную.
Также поставщику и заказчику необходимо знать о том, что стандартный образец ТТН подходит не для всех видов товара. Если груз должен быть доставлен в место, которое находится за пределами границы России, необходимо воспользоваться формой 1-ТМ. Кроме того, существуют нюансы, связанные с перевозками определенного типа продукции:
Заполняя бланк ТТН, важно помнить о том, что этот документ понадобится не только вам, но и налоговой инспекции, которая потребует его в случае, если вы будете претендовать на вычет НДС. Факт того, что сделка, о которой вы говорите, действительно свершилась, необходимо подтвердить, представив инспектору грамотно оформленную товарно-транспортную накладную. Та же самая ситуация произойдет, если вы решите уменьшить налог на прибыль и вычесть из итоговой суммы финансовые затраты на перевозку товара. Скачать образец заполнения накладной (пример) можно здесь.
Инструкция по выписке и заполнению накладной достаточно проста, особенно если вы не первый раз оформляете данную документацию. Тем, кто только начал работать с накладными, необходимо внимательно изучить порядок заполнения данных отчетных документов.
Поскольку в сделке участвуют отправитель, получатель и грузоперевозчик, накладная оформляется в нескольких экземплярах. По инструкции, их должно быть четыре, причем каждый экземпляр должен представлять собой оригинал. Выписывает накладную поставщик. Составляют документ поставщик совместно с грузоперевозчиком.
Чтобы не запутаться в порядке действий, желательно следовать инструкции, которую условно можно разделить на несколько этапов работы с документацией.
Не стоит забывать о том, что один и тот же водитель может отвозить груз нескольким разным заказчикам. Если логистика транспортной компании позволила выполнить несколько договоренностей с разными получателями за одну поездку, для каждой «принимающей» стороны необходимо оформить отдельную документацию.
Не забудьте внести дополнительную информацию о грузе. К ней относятся данные о типе погрузки и отгрузки, а также о массе товара (нетто и брутто, способ взвешивания) и месте, которое он занимает (количество мест либо указание на то, что товар сыпучий и места посчитать невозможно).
Нередко от представителя транспортной компании требуется не только доставить товар, но и передать вместе с ним дополнительную документацию. В данном случае в накладной указывают список документов, которые необходимо доставить.
В целом, все существующие нюансы соблюдать не так сложно. Достаточно внимательно изучить материал, сделать соответствующие выводы и оформить документы в соответствии с установленными правилами и предписаниями.