• 04.10.2016
  • 240
Учитывай время

Табель учета использования рабочего времени

Практика показывает, что нехватка рабочего времени остро ощущается у начинающих предпринимателей. Известная фраза «время – деньги» потеряла свою актуальность, и ей на смену пришел тезис «время дороже денег». Обосновывается это тем, что деньги можно заработать, а вот зря потраченное время вернуть не получится. А кто потерял время – тот отстал. Чтобы контролировать процесс, как растрачивается этот ценный ресурс вашими сотрудниками, в компании ведется табель учета использования рабочего времени. Рассмотрим подробнее, что это за документ и как он правильно заполняется.

Табель учета использования рабочего времени

Назначение документа

Табель для осуществления учета рабочего ресурса относится к уставной документации. Утвержден Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н. В документе содержится информация о рабочих часах каждого работника вашей компании. Каждодневно табель заполняется, и в него вносится информация о явке или прогуле подчиненных.

На основе табеля бухгалтерия рассчитывает и начисляет зарплату сотрудникам, и налагает штрафы за неуважительные прогулы, выписывает премии за работу, выполненную сверх графика. По документу анализируется график работы каждого сотрудника за прошедший месяц.

На основе табеля бухгалтерия рассчитывает и начисляет зарплату сотрудникам, и налагает штрафы за неуважительные прогулы, выписывает премии за работу, выполненную сверх графика.

В каждой компании табель ведется в единственном экземпляре. Утверждает документ владелец компании или директор. Для заполнения выбирается сотрудник из отдела кадров или бухгалтерии, где документ хранится. В трудовом договоре с сотрудником, который заполняет табель, эта обязанность отражается. Также указывается лицо, которое будет осуществлять работу по заполнению во время отсутствия «табельщика». Если компания небольшая, эту обязанность на себя берет главный менеджер или директор. В крупных компаниях система полностью автоматизирована.

Формы и их назначение

Так как табель учета рабочего времени является уставной документацией, то заполнять его необходимо по одной из форм, которые разработаны Роскомстатом. В 2016 году применяются три формы:

  • ОКУД № 504421. Применяется только бюджетными компаниями.
  • № Т12 и Т13. Подходят для любых компаний. Основное их отличие состоит в том, что № 13 применяется в системе автоматического контроля, а № 12 заполняется нанятым человеком вручную.

Все бланки просты в заполнении и понятны без дополнительных знаний. Форма № 13 применяется на проходной с турникетом, где пропуск работника считывается компьютером и табель заполняется механически. С системой контроля на автоматическом управлении легче выявить опоздавших или покинувших рабочее место раньше положенного времени. Готовые бланки отправляются в бухгалтерию, и по ним проводится анализ.

При ведении и заполнении бланка учитываются три основных аспекта:

  1. Документ в компании заполняется на единственном бланке, копий и повторов быть не должно.
  2. Заполняется бланк для учета времени работы сотрудников каждый день на основе официальной документации (распоряжений директора, больничного или приказа главы).
  3. В форме запрещено убирать графы или строки.

Несмотря на правила, каждая компания вправе внести небольшие корректировки в формы. Рассмотрим пример: если компания работает по нестандартным сменам, то добавляются новые графы. Но вносить изменения в документ можно только на основе распоряжения владельца компании. Также этот вопрос может рассмотреть назначенный генеральный директор.

Каждая компания вправе внести небольшие корректировки в формы.

Перед заполнением формы табеля собирается совет управляющих компании, где решается, как будет вестись документ. Способов заполнения выбирается один из двух:

  • Cплошная регистрация – каждый день в табель заносятся явки или неявки сотрудников, отклонения от рабочего режима.
  • Регистрация отклонений – в табеле отмечаются только опоздания, сверхурочное время, дополнительные или ночные смены, прогулы.

Оба варианта несложны, но в первом случае заполнение будет более исчерпывающим. Это поможет в дальнейшем при анализе затраченного ресурса.

Особенности ручного заполнения

Форма № 12 заполняется по следующим правилам:

  1. Верх (шапка) и строки 1-3. Информация, занесенная в первые три строчки и шапку, остается постоянной и впоследствии не изменяется. Это название компании, подразделение, где работает сотрудник, инициалы, его номер по табелю.
  2. Строки 4-7. Ставятся пометки о посещении или прогуле подчиненным рабочего места, его законных днях отдыха, больничном и отпуске. Для заполнения применяют обозначения: Б – больничный, Р – рабочий день, В – выходной, ОТ – ежегодный отпуск, НН – неявка по причине, которая не выяснена. Подробнее обозначения по перечню представлены в форме табеля на первом листе.
  3. Строки 8-17. Подробный отчет по сотруднику: пропуски и их причины, количество рабочих дней и выходных. Суммируются данные всех остальных граф. Подробнее посмотреть образец заполнения формы Т12 можно тут.

Отметки в бланке должны иметь основание в виде документа, например, больничный или распоряжение директора. Если сверхурочное время было назначено принудительно, то с сотрудника берется письменное согласие.

Встречаются случаи, когда сложно правильно выбрать код для заполнения. Например, если работник ушел в отпуск, но заболел и в назначенное число на рабочем месте не появился. В такой ситуации сначала ставится код ОТ, затем карандашом НН и только после предъявления больничного листа меняется на Б. Но если работник проинформировал начальника о своей болезни и предъявил больничный лист раньше, то можно сразу ставить обозначение Б. При электронном заполнение бланков подобных проблем возникать не будет.

Если нанятое лицо отсутствовало на рабочем месте полдня, то в табеле засчитывается день, внизу в строке ставится обозначение отклонения во времени в часах или минутах. Так же поступают с обозначением сверхурочных.

Документ для бюджетной компании

Новый табель учета использования рабочего времени, код 0504421, заполняется с некоторыми особенностями. В документе встречаются более узкие обозначения, например: отпуск учебный, выходной в связи с учебой. Ведется документ также в единственном экземпляре и открывается за 2-3 дня до начала нового расчетного месяца. Типовую форму 0504421 нельзя изменять. Чистый бланк можно скачать тут.

Есть несколько существенных отличий при заполнении формы для бюджетной организации:

  1. Шапка. Здесь, кроме основной информации, ставится порядковый номер документа (для первичного 0, для вторичного 1 и т.д. по порядку изменений).
  2. Итоги подводятся в 20 и 37 графах (промежуточные и по итогу периода).
  3. В графах указывается: сверху – отклонение от графика, часы и снизу – причина.

Никаких итоговых расчетов в данной форме не производится. Заполненный табель передается в бухгалтерию, где осуществляют все подсчеты.

Вести учет рабочего времени несложно. Главное, выбрать подходящую форму и ежедневно заполнять ее по всем правилам. По итогам расчетного периода документ поможет выполнить анализ, как работают ваши сотрудники, кого нужно поощрить, а с кем провести разъяснительную беседу или оштрафовать.

Коллектив компании должен работать слаженно, как механизм часов. Только учитывая каждый рабочий час ваших сотрудников, вы не будете переплачивать и добьетесь высоких показателей.

Будьте в курсе новостей:
Подписаться
Вверх