На любом предприятии, от маленькой фирмы до большой компании или производственного предприятия, используют мобильную и интернет-связь, затраты на которую необходимо отображать в бухгалтерском учете. Большую долю расходов из этой категории занимает именно мобильная связь, особенно если организация большая с немалым штатом. Ведь именно сотовая или мобильная связь является инструментом решения многих бизнес-процессов компании. По этой причине перед работодателем встает задача обеспечить работников качественной мобильной связью. Что представляет собой учет услуг связи и как он ведется, расскажем в этой статье.
Как можно оплачивать мобильную связь
Обычно в компаниях используются следующие варианты оплаты связи на свои нужды:
- Корпоративная мобильная связь. Работодатель на коммерческой основе заключает договор с мобильным оператором и обеспечивает всех работников необходимыми для работы корпоративными сим-картами.
- Компенсация затрат на связь. Каждый работник предприятия подписывает договор от своего имени и использует собственную сим-карту для работы и представляет счета работодателю.
Выбранный вариант указывается в локальном нормативном акте предприятия – Положении о корпоративной связи. Образец положения здесь.
Мобильная связь и налоговый учет
В обязательном порядке затраты на корпоративную мобильную связь должны входить в бухгалтерский учет услуг связи. Это необходимо делать в первую очередь для официальной выплаты сотрудникам компенсации затрат на мобильную связь, которая облагается налогом на прибыль (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). При УСН – другая ситуация, которую регулирует пп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. При этом правила и порядок официального подтверждения этих затрат зависит от выбранного варианта услуг корпоративной сотовой связи на предприятии.
Компенсация сотрудникам затрат на мобильную связь входит в налогооблагаемую базу.
Какие нужны документы
Чтобы официально подтвердить расходы на корпоративную мобильную связь, обязательно необходимы следующие документы:
- Оригинал договора с мобильным оператором связи.
- Счет за услуги мобильного оператора.
- Приказ предприятия, подписанный руководителем, где указан список сотрудников с Ф.И.О. и должностью, которых компания обеспечивает корпоративной сотовой связью с целью выполнения функциональных обязанностей.
Также могут понадобиться:
- Счет-фактура, когда налогообложение плательщиков НДС включает в себя «входной НДС». Подробнее расскажет п. 1 ст. 172 НК РФ.
- Оплаченная квитанция, которая подтверждает факт оплаты услуг мобильного оператора, – для предприятий, которые применяют УСН (пп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
- Должностные инструкции работников, в которых прописан пункт компенсации мобильной связи для выполнения обязанностей.
- Перечень счетов на услуги, где указаны мобильные номера абонентов, время звонка переговоров, как доказательство факта использования мобильной связи для исполнения трудовых обязанностей, а не личных звонков. Этот отчет необязателен для налоговой службы, однако, если этот пункт прописан в нормативных документах, предприятие обязано фактически проверить цели всех переговоров с корпоративной мобильной связи.
Тарифы и расходы на мобильную связь
В том случае, если работодатель предоставляет работникам компании корпоративную сотовую связь, он должен изначально прописать тарифы, лимиты и варианты использования этого ресурса. Это необходимо для стандартизации данного бизнеса-процесса и четкого учета затрат компании.
Варианты тарифов:
- Безлимитный (без ограничений на звонки как мобильной местной, так и междугородней связи). Этот тариф имеет фиксированную оплату ежемесячно и имеет важный плюс: не препятствует учету для целей налогообложения, на основе Письма Минфина РФ от 23.06.2011 № 03-03-06/1/378. Но этот тариф имеет один весомый минут – абонентская плата достаточно высокая, и она рентабельна в том случае, если идет выработка этих затрат – прибыль от производства и продаж.
- Установленная сумма лимита. Ограничения по сумме затрат на корпоративную мобильную связь необходимо указать в соответствующем приказе или Положении об использовании сотовой связи. Это необходимо для контроля и минимизации лишних затрат предприятия. При этом выбор этого тарифа для проверяющих налоговиков будет являться показателем того, что расходы на связь не должны превышать указанные лимиты в нормативных документах, т.к. они являются экономически необоснованными и в результате не отражают в целях налогового учета.
Подтвержденная официально потраченная сотрудников сумма на корпоративную сотовую связь не облагается НДФЛ и страховыми взносами (п. 3 ст. 217 НК РФ) и используется для целей и задач процедуры налогообложения дохода предприятия и при условиях проведения УСН (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Обеспечение сотрудников компании мобильной связью можно организовать в форме выплаты компенсации расходов на мобильную связь. Порядок налогообложения выплат за корпоративную связь аналогичен порядку, который применяется к любому другому личному имуществу работника, как, например, автомобилю, по которому идет оплата за использованное горючее.