Прежде чем говорить о тех ситуациях, вследствие которых происходит удержание из заработной платы излишне выплаченных сумм, следует отметить, что процедура строго регламентирована законодательством РФ. Все удержания происходят в соответствии с правилами, прописанными в законах и постановлениях. Основные статьи, в которых определяется порядок удержания излишне выплаченной заработной платы: ст. 137 и 138 ТК РФ. Подробности – далее.
В части второй статьи прописаны все причины, актуальные для совершения подобных вычетов. К ним относят следующие ситуации:
Размер удержаний также установлен законодательством РФ. Полную информацию по этому вопросу можно получить, ознакомившись со статьей 138 ТК РФ. Прежде всего, стоит обратить внимание на основное правило: общий объем удержаний не должен быть более 20% от всей суммы выплаты.
У данного правила есть исключения:
Также следует отметить, что процент удержаний отсчитывается от той суммы, которая осталась после вычета налогов.
Информация, которая есть на этот счет в ТК РФ, достаточно сжата. На первый взгляд, все предельно ясно. Но, чтобы убедиться в правильности понимания закона, рассмотрим варианты удержания сумм на конкретных примерах.
В декабре сотруднику выплатили сумму, превышающую стандартную оплату по договору. Это произошло в связи с ошибкой бухгалтера, который неправильно подсчитал среднюю з/п. Возникает вопрос, имеет ли работодатель право уменьшить размер заработной платы своего работника в январе (следующий месяц) на сумму, которая будет урезана ровно на ту переплату, которая образовалась в декабре?
С точки зрения закона, ответ будет отрицательным. Работодатель не имеет права самостоятельно уменьшать заработную плату наемного сотрудника даже в связи с допущением ошибки. Такой вариант возможен, если сотрудник совершал неправомерные действия либо произошла счетная ошибка (сбой в программе). Но даже в этом случае сотрудник должен дать согласие не только на осуществление удержания, но и на его размер (ст. 137 ТК РФ).
Если сумма была удержана автоматически, действия работодателя могут быть квалифицированы как незаконные (даже если сотрудник согласен). Если же сотрудник отказывает в разрешении конфликта, у работодателя есть право обратиться в суд для детального рассмотрения дела и защиты собственных интересов.
Здесь рассмотрим ситуацию, когда сотрудник компании увольняется. Он написал заявление на увольнение, а работодатель планирует удержать из его заработной платы полную стоимость рабочей формы. Можно ли так сделать, и будет ли это действие законным?
Чтобы ответить на данный вопрос, а также на вопрос, пишется ли в таком случае заявление на удержание излишне выплаченной заработной платы, необходимо снова обратиться к ст. 137 ТК РФ. Там мы найдет ответ, который говорит о незаконности таких действий. Работодатель не имеет право вычитать из заработной платы сотрудника полную оплату стоимости формы. Точнее, здесь не перечислены случаи возможности вычета стоимости форменной одежды. На основании того, что такой вариант в законодательстве отсутствует, можно сделать вывод о невозможности таких действий работодателя.
Вариант возвращения суммы за форму или дополнительное обучение, которое производилось за счет компании, возможен, только если сотрудник согласен с выплатой суммы, готов написать заявление на удержание излишне выплаченной суммы и действительно не успел воспользоваться тем, что предоставила компания (срок носки формы не истек, знания, полученные при обучении, применить не успел).
Если говорить об удержаниях, которые касаются неотработанного аванса, то следует обратить внимание на следующие правила. Первое касается сроков удержания: работодатель может удержать лишнюю сумму не позднее месяца, который следует за установленной датой возвращения аванса. Работодатель должен выполнить удержание только с согласия самого сотрудника, а значит, получить от него разрешение (в свободной форме). После того как разрешение получено, работодатель издает приказ, на основании которого будет совершен вычет. Приказ составляется в классической, но свободной форме. Это связано с тем, что шаблонов для таких приказов, утвержденных законодательством РФ, не существует.
Это не единственная ситуация, которая связана с возвращением аванса. Часто происходит так, что сотрудник по тем или иным причинам просто не успевает израсходовать полученные денежные средства. Как правило, это касается командировочных, выплаченных тоже авансированно.
После завершения командировки сотрудник должен сделать отчет о суммах, которые он потратил. Если, исходя из его отчета, часть денежных средств не была израсходована, он, в соответствии с постановлением законодательства, должен вернуть ее через 3 дня после предоставления отчета или после возвращения из поездки. Существует форма авансового отчета, которую необходимо заполнить. К ней прилагается документация о расходах (чеки, квитанции, билеты).
Взыскать часть суммы из оплаты труда работника можно только в трех конкретных случаях, о которых упоминается в законодательстве:
Во всех остальных случая удержание излишней суммы из заработной платы не предусмотрено. И об этом должны знать как сотрудники, так и работодатели.
У многих бухгалтеров возникает вопрос о том, что такое счетная ошибка. Поскольку в постановлениях и законах нет четкого определения, специалисты опираются на общее понимание данного словосочетания. Под такой ошибкой (помаркой) можно подразумевать все ситуации, когда неправильно выполняется арифметическое действие (вычитание, умножение, деление, сложение) либо происходит «описка» – вместо одной цифры бухгалтер вносит другую случайно. Если же заработная плата считается не по правилам, с нарушениями общих принципов – пересчета быть не должно.
Удержание может быть произведено, если сотрудник не вышел на работу по своей вине. Если же он не вышел по вине работодателя или в связи с не зависящими ни от кого причинами, то простой оплачивается в 2/3 от среднего заработка.
Часто бывает так, что сотрудник уволился, не отработав дни за отпуск, в котором уже побывал. Так бывает, когда сотрудник договаривается с работодателем, что «отгуляет» отпуск раньше, чем его заработает. Данную ситуацию тоже регламентирует ст. 137. В соответствии со статьей, удержание должно быть осуществлено. Важно понимать, что год на работе (за который положено 28 дней отпуска) исчисляется начиная с того момента, когда сотрудник приступил к работе (то есть он не совпадает с календарным).
Если работник увольняется не по собственной воле, а в связи с определенными обстоятельствами, удержания не происходит. К этим обстоятельствам относят ситуации, когда у сотрудника ухудшается здоровье, и он не может продолжить работу, либо меняется руководство организации. Также к таким ситуациям можно отнести смерть сотрудника либо руководителя, наступление иной ситуации, которая препятствует дальнейшему продолжению исполнения трудового договора (стихийные бедствия, военные действия), восстановление на должность сотрудника предыдущего работника, сокращение штата, призыв сотрудника на военную службу.
Напомним, что процент удержания не должен превышать 20%. Если работодатель планирует взыскать большую сумму, он должен либо договориться об этом с сотрудником, либо подать иск в суд. Решение суда, скорее всего, будет на стороне сотрудника, поскольку превышение установленного процента без вины работника считается необоснованным обогащением за его счет.