В кадровом отделе любой фирмы со временем скапливается большое количество бумаг. Их обычно помещают в архив, но когда он переполняется, то от некоторых документов можно и нужно избавляться. Самое главное тут – это сделать все юридически верно, чтобы государственные органы контроля не смогли предъявить компании претензии. В данной публикации мы расскажем, как должно происходить правильное уничтожение кадровых документов и как эта процедура должна быть задокументирована.
Организации, которые специализируются на коммерческой деятельности, должны обеспечивать сохранность документации, находящейся в архиве. Сюда относятся и бумаги, которые касаются личного состава фирмы, называемые кадровыми.
За нарушение правил хранения предприятию грозят штрафные санкции, согласно ст. 13.20 КоАП РФ. Меры заключаются в вынесении предупреждения или выплате в размере 100-300 рублей для физических лиц и от 300 до 500 рублей для лиц должностных.
Избавиться организация имеет право только от бумаг, срок хранения которых истек. Бывают случаи, когда контролирующие службы в ходе проведения проверок запрашивают старые документы, которые должны храниться в архиве определенное время. Если таких документов представлено не будет, то предприятию может грозить наказание.
Начинается уничтожение кадровых документов с истекшим сроком хранения всегда с приказа, который издает руководитель компании. Согласно этому приказу, собирается экспертная комиссия, которая занимается инвентаризацией архива. Председателем этой группы может быть назначен руководитель или его заместитель, секретарем – работник архива. Эксперты начинают с того, что просматривают описи дел, касающиеся хранения документов по личному составу фирмы. Также смотрят инструкции делопроизводства, акты о выделении бумаг, срок хранения которых уже истек.
Документы собираются изо всех отделов компании, и отбираются дела постоянного и долговременного хранения. Они перемещаются в архив после определения их ценности. После того как описи утверждены подписью руководителя, можно приступать к операции по уничтожению. Но для этого понадобится составить специальный акт, который подтвердит совершение данной операции. В акте указывается:
Способ избавления от документов с истекших сроком хранения компания выбирает самостоятельно. Это может быть сжигание, измельчение с помощью специального устройства (шредера) или ручное измельчение. Для хозяйственных нужд применять эти бумаги запрещено. Также нельзя самостоятельно избавляться от такой документации как мусора, это должно быть поручено специальным компаниям, которые на этом специализируются (по договору). Чтобы сдать бумаги в качестве макулатуры, обязательно нужно сделать накладную. Деньги за сдачу макулатуры оформляются в бухгалтерском учете как прочие доходы фирмы.
Бумаги, которые экспертная группа включила в перечень для уничтожения, должны быть отделены от других документов во избежание ошибок.
Что касается электронной документации, то она подлежит удалению с жесткого диска компьютера, на что тоже требуется составить акт. Если данные находятся на переносных цифровых носителях (картах памяти, лазерных дисках, внешних жестких дисках), уничтожать потребуется и сами носители.