Ведение кадрового делопроизводства

Нужна или нет кадровая служба

Сотрудников надо подбирать на должность, нанимать и увольнять, разрабатывать регламент их работы и следить за его соблюдением. Работники могут проходить курсы повышения квалификации, уходить в оплачиваемый и неоплачиваемый отпуск, ездить в командировки и брать больничные листы. Все эти действия должны выполняться согласно Конституции РФ, Гражданскому и Трудовому кодексам версий 2017 года, внутренним нормативным документам предприятия и правильно оформляться документально.

Если работников на предприятии немного, то ведением кадрового делопроизводства в дополнение к своим основным обязанностям может заниматься бухгалтер, секретарь или даже сам руководитель. Но в таком случае велика вероятность того, что документы будут оформляться не вовремя и с ошибками. Поэтому лучше, если кадровыми вопросами занимается отдельный специалист, особенно если организация большая. В крупных компаниях формируется особый отдел кадров. Число его сотрудников зависит от общего числа работников предприятия и его специфики.

В случае нарушения законов и инструкций, регламентирующих работу с персоналом, на предприятие может быть наложен штраф. Этими вопросами должен заниматься специалист, обладающий нужными профессиональными знаниями. Их можно получить на специальных долгосрочных курсах кадрового делопроизводства или обучиться у опытного профессионала. Для работы с персоналом обычно нанимают работников, получивших образование по следующим специальностям: юриспруденция, психология, управления персоналом, документоведение.

Давайте рассмотрим подробнее обязанности кадровиков.

Функции кадровой службы

Наем и увольнение сотрудников

• Подбор подходящей кандидатуры. В случаях увольнения сотрудников, ухода на пенсию или в декретный отпуск в компании образуется вакантное место, на которое нужно подобрать нового работника. Иногда в штатное расписание предприятия вводится новая кадровая единица. В этом случае тоже требуется подобрать на открытую вакансию подходящую кандидатуру. Чтобы найти специалиста, соответствующего всем должностным требованиям, кадровик предприятия может сотрудничать с рекрутскими агентствами и государственной службой занятости, принимать участие в ярмарках вакансий. Можно размещать объявления о поиске сотрудника на различных ресурсах или рассмотреть кандидатов по рекомендации коллег, друзей и знакомых.
• Проведение собеседования. Обычно интервью с кандидатами на вакантную должность проводят по заранее составленным вопросам. Чтобы потом проанализировать полученные ответы, лучше всего зафиксировать их письменно или записать на диктофон. Можно попросить кандидатов заполнить анкеты, разработанные специально для оценки личностных качеств. Их можно найти в интернете, специальной литературе или разработать свой вариант. Понравившихся кандидатов приглашают на повторное углубленное собеседование. Его может проводить тот же сотрудник кадрового отдела или потенциальный непосредственный руководитель. Также на повторном собеседовании кандидат может быть представлен кому-то из администрации предприятия. В некоторых компаниях специалисты кадровой службы организуют для успешных претендентов на должность пробный рабочий день, чтобы лучше оценить их трудовые навыки. Как долго сотрудник проработает на предприятии и насколько успешным он будет, напрямую зависит от того, насколько правильно было оценено его соответствие должностным обязанностями во время собеседования.
• Оформление сотрудника на должность. С новым работником заключается трудовой договор, издается приказ о его зачислении в штат. На него заводится карточка (краткие персональные сведения и информация о трудовой деятельности) и личное дело (если это принято в организации). В эту папку помещаются копии всех приказов, касающихся сотрудника, копии его личных документов и документов об образовании, справки, анкеты, характеристики и отзывы. В трудовой книжке сотрудника делается запись о его поступлении на новую работу, подтвержденная подписью руководителя и печатью предприятия. Если трудовой книжки у работника еще нет, то заводится новая в течение трех дней с принятия его на должность. Новый сотрудник знакомится с внутренними нормативными документами, инструкциями и подтверждает это личной подписью.
• Увольнение сотрудника. Издается приказ о прекращении действия трудового договора с сотрудником, об этом делаются пометки в его карточке и личном деле. Также вносится запись в трудовую книжку работника, подтвержденная подписью руководителя и печатью предприятия, после чего она выдается ему на руки.

Ведение и хранение кадровой документации

Приказы о принятии на работу, увольнении, уходе в отпуск, переводе на другую должность издаются на основе заявления сотрудника. Они, как и приказы о переводе на другую должность, отправке в командировку, объявлении благодарности, выплате премии, вынесении выговора или наложении штрафа, доводятся до сведения работника. Свое знакомство с этими документами он подтверждает личной подписью. Все приказы должны составляться с соблюдением принятого формата. Персональные данные сотрудника и реквизиты документов указываются без ошибок, иначе приказ считается недействительным и не имеет юридической силы. Хранятся приказы в отдельной папке, а их копии вкладываются в личные дела. Правильное ведение и хранение оперативной документации – основы порядка в расчете заработной платы сотрудников. Приказы о наградах и взысканиях хранятся 3-5 лет. А документы о принятии на работу, переводе на другую должность и увольнении – 75 лет, так как напрямую касаются определения стажа работника. При увольнении сотрудника его личное дело сдается на хранение в архив предприятия. Их отсутствие может быть чревато штрафом при проверке.

Для архива лучше всего иметь отдельное помещение, оборудованное металлической дверью с сигнализацией. В нем не должно быть повышенной влажности и перепада температур. Чтобы избегать попадания на документы пыли и солнечных лучей, их следует хранить в металлических шкафах или сейфах. Подобные меры также помогут обеспечить сохранность документов. Это важно, так как в них содержится конфиденциальная информация, за разглашение которой на кадровый отдел и предприятие может быть наложен штраф. Поэтому право на доступ в архив имеет ограниченное число сотрудников.

Чтобы все документы вовремя оформлялись и не терялись, заводятся специальные журналы регистрации кадровой документации. Для их ведения можно взять общую тетрадь большого формата или купить специально разработанный бланк в канцелярском магазине. В учетных журналах отмечается входящая и исходящая документация (в том числе и письма), фиксируются приказы и убытие/прибытие сотрудников в командировку или из нее, регистрируются заявления, уведомления, служебные и должностные записки, бланки трудовых книжек и их вкладыши (этот журнал хранится в архиве предприятия 75 лет), отмечается движение прочей кадровой документации. Такие журналы обязательно прошиваются и опечатываются, а все листы в них нумеруются. Хранить их следует отдельно от другой документации в сейфе или несгораемом шкафу.

Особые правила регламентируют оформление и хранение трудовых книжек:

• Сведения вносятся от руки синей шариковой ручкой аккуратно и понятно.
• Записи делаются своевременно на основе приказов и нумеруются по порядку.
• Исправления выполняются с помощью аккуратного зачеркивания. Их достоверность подтверждается личной подписью руководителя.
• Трудовые книжки хранятся отдельно от других документов в сейфе. Их выдача на руки сотрудникам осуществляется только на основе постановления соответствующих органов.

Создание кадрового делопроизводства

При открытии нового предприятия важно правильно наладить порядок работы кадровой службы с нуля. Ниже даны пошаговые инструкции для этого:

• Оформление на работу руководителя предприятия. Если он сам является ИП и единственным учредителем предприятия, то подписывает трудовой договор и за работодателя, и за работника. Если есть другие учредители или директор был выбран по конкурсу, то работодателем выступает учредительное собрание или председатель выборной комиссии.
• Составление штатного расписания. Его унифицированную форму можно найти у нас на сайте. Строго придерживаться ее вовсе не обязательно, но она удобна в использовании. При желании в нее можно добавить дополнительные колонки. В штатном расписании указываются название должностей, нужное количество штатных единиц, оклад, форма оплаты труда, положенные надбавки. Должности перечисляются, начиная с самой главной и заканчивая дополнительным персоналом.
• Разработка типовой формы трудовых договоров. Их сотрудники заключают с уже нанятым руководителем. В нем должны быть пункты, которые указаны как обязательные в ТК РФ. Работодатель также может внести дополнительные параграфы, если они не противоречат законам.
• Составление коллективного соглашения. Для всех кадровых единиц, указанных в штатном расписании, разрабатывается должностная инструкция.
• Создание списка документов, необходимых для кадрового делопроизводства с указанием сроков и правил их хранения.
• Разработка внутренних нормативных актов по работе с персоналом: регламент оплаты труда, правила внутреннего трудового распорядка, положение о льготах и компенсациях за ненормированный рабочий день и вредное производство.
• Подготовка журналов учета кадровой документации.
• Распределение обязанностей по ведению и хранению кадровой документации, работе с персоналом, если нет отдельной должности специалиста по кадрам.

Здесь можно скачать актуальный образец инструкции по кадровому делопроизводству.

Нововведения кадрового делопроизводства

Аутсорсинг кадрового делопроизводства

Если в организации долгое время не было специалиста кадровой службы и ведение кадрового делопроизводства сильно запущено, то за помощью в исправлении всех недочетов можно обратиться в компании, которые занимаются кадровым аутсорсингом. Группа профессионально обученных и опытных специалистов поможет быстро привести в порядок всю кадровую документацию.

Преимуществом такого способа ведения кадрового делопроизводства является скорость работы, что особенно актуально при подготовке к проверкам. Оплата услуг происходит разово, по факту работы. Поэтому многим руководителям такое сотрудничество экономически выгоднее наличия в штате постоянного кадрового специалиста.

Также этот способ решения проблем кадрового делопроизводства актуален для вновь созданных организаций. Опытными сотрудниками быстро выстроится система кадровой документации, будут разработаны типовые документы.

Электронный оборот кадровых бумаг в организации

У электронной системы кадрового документооборота есть ряд преимуществ:

• Легче и быстрее можно найти любой приказ или распоряжение.
• Защита документов на сервере электронной системой контроля.
• Бумажные документы изнашиваются, могут пострадать от пожара, наводнения, сырости или потеряться.
• Экономия места для хранения архива.
• Экономия времени на сбор подписей сотрудников, ознакомившихся с приказом. Они просто ставят электронную подпись, войдя в систему и прочитав там документ.
• Сокращение числа ошибок за счет автоматической проверки документов.

Если в советское время специалист кадровой службы занимался, в основном, документами, то сейчас произошли изменения. Требуется уделять больше внимания работе с персоналом, следить за повышением квалификации, находить подходящие для этого курсы. Проводить самому тренинги и квесты для сплочения коллектива, выявления лидеров или приглашать для этого специалистов. Чтобы работники кадровой службы выполняли свои обязанности качественно, креативно и результативно, они сами также должны периодически проходить обучение и повышать свою квалификацию.