Назначение ответственного за ведение кадрового делопроизводства

Какие функции выполняет кадровый специалист

Специалист отдела кадров – очень нужный компании человек. Он закрывает множество важных вопросов, в частности:

• Разрабатывает и внедряет кадровую политику в компании.
• Организует кадровое делопроизводство (составляет и утверждает штатное расписание, отвечает за хранение кадровых документов, контролирует наличие личного дела каждого сотрудника, составляет графики отпусков, составляет локальные нормативные акты относительно трудового распорядка и внутренних правил компании и многое другое).
• Комплектует организацию необходимыми кадрами.
• Участвует в обучении, развитии, мотивации, повышении квалификации кадров.
• Участвует в оценке профессиональных качеств персонала, заявляет о необходимости замены, перевода специалистов.
• Изучает рынок труда, мониторит уровень оплаты различных специалистов.
• Участвует в контроле за трудовой дисциплиной, проводит мероприятия для ее улучшения.
• Знает Трудовой кодекс и организует работу с соблюдением всех правил и законов.
• Отвечает за кадровую отчетность.

Порядок назначения ответственного за кадровое делопроизводство

Часто бывает, что на момент начала деятельности компании начальника отдела кадров еще нет. В таком случае руководитель организации может оформить приказ о назначении ответственного за ведение кадрового делопроизводства на себя или другого сотрудника компании. В любом случае, ответственный за ведение делопроизводства назначается приказом руководителя организации. Утвержденной формы такого приказа в трудовом законодательстве нет, но мы предлагаем вам примерный образец.

Необходимо прописать в приказе, за какие конкретно документы указанный сотрудник несет персональную ответственность.

Как правило, такому сотруднику поручают ведение журнала учета приказов по личному составу, журнала учета трудовых договоров, журнала учета личных дел, журнала выбытия работников в командировки, прибытия и осуществления отметок в командировочных удостоверениях.

Также в приказе необходимо прописать размер оклада сотрудника за выполнение вмененной функции.

В конце документа должна быть отсылка на трудовой договор (либо приложение к нему) с данным работником.

Кроме того, необходим приказ о назначении ответственного за хранение, учет и ведение трудовых книжек. Это может быть тот же или другой человек. На время отсутствия такого сотрудника локальным нормативным актом назначается работник, на которого возлагается данная ответственность временно. Трудовые книжки обязательно передавать от одного лица другому по акту приема-передачи.

В большой компании кадровое делопроизводство – сложный и многоступенчатый процесс. Для его организации целесообразно наличие специальной штатной единицы.